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Comment exporter des e-mails d'Outlook vers Excel

Comment exporter des e-mails d'Outlook vers Excel

En ce qui concerne les clients de messagerie, Outlook est l'environnement préféré de nombreuses entreprises et utilisateurs. C'est sécurisé, polyvalent, et puissant. On peut stocker et gérer un grand volume de correspondance électronique et accéder à plusieurs comptes sur un seul serveur. toutefois, il y a aussi quelques inconvénients - par exemple, certains utilisateurs se sentent frustrés lorsqu'ils essaient d'exporter des e-mails à partir de MS Outlook.

Bien que différentes méthodes manuelles existent, aucun d'eux n'est parfait. Quand il y a peu d'informations, vous pouvez copier et coller des e-mails séparés dans Word ou un autre traitement de texte. Le formatage d'origine peut ne pas être conservé.

Bloc-notes avec Excel

Dans cet article,, nous couvrirons quelques moyens fiables de transformer vos e-mails en feuilles de calcul pour Microsoft Excel. Malheureusement, il n'y a pas de bouton magique pour vous permettre d'exporter automatiquement des e-mails d'Outlook vers Excel. Cela peut être complexe à moins que vous ne connaissiez quelques astuces - découvrez-les ci-dessous.

Raisons d'exporter des e-mails Outlook

Les utilisateurs peuvent vouloir déplacer leur courrier pour différentes raisons. Les motivations les plus courantes pour exporter des e-mails Outlook vers Microsoft Excel sont les suivantes:

  • la nécessité de passer à un nouveau serveur
  • la nécessité de créer une liste de distribution pour d'autres applications
  • le besoin de basculer entre les plates-formes
  • le besoin de partager des informations avec un autre utilisateur
  • le besoin d'une sauvegarde.

Lorsque vous passez d'un système à l'autre, les données sont souvent endommagées ou perdues. La tâche de transfert vers Excel n'est pas un jeu d'enfant - si vous essayez une méthode douteuse, vous risquez de perdre l'information pour de bon. Au lieu de prendre des risques inutiles, profitez des secrets que nous partageons ci-dessous. Nous allons vous montrer comment copier et coller les données ou exporter vers un fichier CSV à la place.

Avantages de l'importation dans des feuilles de calcul

L'exportation vers Microsoft Excel est l'un des modes de transfert les plus fiables. Le format tableur vous permet d'organiser les conversations dans une base de données. Il vous permettra de retrouver d'anciens contacts et échanges par différents paramètres comme la date de contexte.

Une feuille de calcul comme option de sauvegarde vaut également la peine d'être envisagée. Toute information précieuse d'Outlook doit être copiée pour rappel. Tôt ou tard, vous devrez peut-être trouver des conversations particulières à des fins personnelles ou juridiques. En cas de panne du serveur, si les données disparaissent (qui est un scénario cauchemardesque!) vous aurez le fichier XLS sur lequel vous rabattre.

Comment exporter des e-mails Outlook vers Excel

Souhaitez-vous créer une liste de distribution ou un rapport médico-légal? Voici la meilleure façon de le faire:

TéléchargerPour Windows 32/64-bitSe enregistrerDéverrouillez la version complète

  1. Cliquez sur le bouton ci-dessus pour télécharger le logiciel Outlook Data Export Kit.
  2. Installez-le et exécutez-le.
  3. Cliquez “Rapports” et choisissez “Liste des contacts” ou “Liste des adresses e-mail de destinataire” si vous souhaitez générer une liste de diffusion,
    ou
    choisir “Propriétés de messagerie…” si vous souhaitez créer une liste d'e-mails Outlook dans leurs propriétés.
  4. Choisissez les options du rapport et exécutez-le.
  5. Ouvrir le fichier de résultat dans Microsoft Excel ou un autre éditeur de feuilles de calcul.

Rapports de kit

Le kit d'extraction de données pour Outlook permet également de créer une liste de comptes et de mots de passe Outlook. Regarde ça. De plus, vous voudrez peut-être savoir comment Importer des adresses e-mail d'Excel vers Microsoft Outlook.

Comment exporter des données de messagerie vers Microsoft Excel à l'aide d'Outlook

c'est pas sorcier, mais voici une mise en garde: ne vous attendez pas à conserver un style. Les données seront transférées en texte brut avec les contacts, et tous les liens seront basiques. Il n'y a pas d'exceptions ou de solutions de contournement ici, ni sur Windows ni sur Mac. Si vous avez vraiment besoin de préserver l'apparence des e-mails d'origine, enregistrez-les plutôt au format HTML. Autrement, suivre cette procédure:

  1. Ouvrez l'application Microsoft Outlook.
  2. Dirigez-vous vers le menu Fichier.
  3. Choisissez la fonctionnalité d'ouverture et d'exportation.
  4. Sélectionnez « Importer/Exporter » pour trouver « Exporter vers un fichier ». Exportation Outlook vers un fichier
  5. Spécifiez que vous devez créer un fichier pour Excel (Fichier CSV), pas un fichier PST.
  6. Choisissez parmi les dossiers disponibles où le fichier peut être enregistré.
  7. Cochez l'option d'exportation « Messages électroniques ».
  8. Modifiez les champs Map Custom si nécessaire.
  9. Finalisez en cliquant sur « Terminer ».
  10. Fermez le client Outlook.
Astuce: Au pas 8, vous pouvez affiner vos paramètres dans les fenêtres pour la cartographie des champs. Cela garantira que chaque élément de vos e-mails atterrira dans une cellule appropriée dans Microsoft Excel (par exemple, les adresses e-mail des expéditeurs seront répertoriées dans la section « De: (adresse)"Domaine. Vous pouvez ajouter ou supprimer des champs comme bon vous semble. Cliquez sur OK pour confirmer votre sélection et lancer le processus d'extraction Outlook.

Mappage des champs personnalisés

Après avoir cliqué sur « Terminer », tous vos messages atterriront dans le fichier nouvellement créé — vérifiez le dossier pour vous assurer. Notez que les deux formats Microsoft Excel conviennent.

Comment ouvrir un fichier CSV

Dans le cas du CSV (Valeurs séparées par des virgules) format, vous pouvez migrer vers un tableur par la suite tout aussi facilement. Faites un clic droit sur le fichier CSV exporté, et choisissez « Ouvrir avec… » - Excel dans le menu contextuel. Le fichier s'ouvrira dans le programme, afin que vous puissiez l'enregistrer au format de fichier XLS.

fichier CSV

La manière directe d'extraire des données des e-mails Microsoft Outlook

Vous pouvez déplacer tous vos e-mails depuis Outlook 2016 ou une autre version sur Windows ou Mac en vrac. Il n'est pas nécessaire d'exporter d'abord les données dans un fichier autonome. Voici comment faire le travail rapidement par copier-coller:

  1. Ouvrez Outlook et entrez dans la vue Courrier.
  2. Ouvrir le dossier dont le contenu doit être transféré.
  3. Copiez tous les e-mails avec ou sans texte (voir l'astuce ci-dessous).
  4. Ouvrez MS Excel.
  5. Créer un nouveau fichier de feuille de calcul.
  6. Insérez les e-mails copiés - sélectionnez la cellule A1 et collez-la à l'aide de la norme 'Ctrl + Commande V'/' + Commande V' pour exporter les e-mails Outlook.
  7. Enregistrer le fichier. sur votre appareil Windows ou Mac.

Comment copier des e-mails pour Microsoft Excel (Étape 3)

Il existe deux façons d'importer des e-mails dans n'importe quelle version, y compris Outlook 2013 - avec ou sans leur texte. Pour conserver le contenu, suivez toutes les étapes ci-dessous. Pour exporter sans eux, commencer à partir de l'étape 6.

Faites ce qui suit:

  1. Désactivez le mode Volet de lecture d'Outlook via le menu "Affichage".
    Outlook Désactiver le panneau de lecture
  2. Alors qu'il est toujours dans la vue, cliquez sur l'option Ajouter des colonnes.
  3. La nouvelle boîte appelée Afficher les colonnes vous permet de sélectionner des colonnes dans « Tous les champs de messagerie ». Choisissez cette option.
  4. Dans la liste « Colonnes disponibles », marquer « Message ».
  5. Finalisez en cliquant sur « Ajouter » et « OK ».
  6. Mettez en surbrillance le contenu complet de la boîte aux lettres dans votre dossier ouvert.
  7. Copiez les données Outlook à l'aide de la touche 'Ctrl + C' commande.
Astuce: Il existe d'autres moyens de copier le courrier sans créer de fichier. Par exemple, vous pouvez choisir n'importe quel e-mail et cliquer sur 'Ctrl + A’ pour souligner le reste, ou sélectionnez le premier message et cliquez sur Ctrl + Décalage + Fin dans le même but.

Exporter des e-mails d'Outlook vers Excel avec la date et l'heure

si vous devez conserver les détails de la date et de l'heure, utiliser la copie & méthode de collage. Le système Outlook vous permettra d'afficher les e-mails d'une plage de données spécifique. La méthode est similaire à la copie directe ordinaire. Voici quoi faire:

  1. Aller à la barre de recherche d'Outlook 2010 ou toute autre version.
  2. Entrez les deux dates définir la gamme.
  3. Cliquez 'Entrer'.
  4. Mettez en surbrillance les e-mails avec la plage de dates (utilisez l'astuce pour l'étape 3 ci-dessus).
  5. Copier la sélection (Ctrl + C).
  6. Ouvert MS Excel.
  7. Insérer les données copiées dans une feuille de calcul vide (Ctrl + En).

Félicitations! Maintenant, les messages avec les paramètres de temps spécifiés ont atterri dans votre feuille de calcul. Vous n'avez pas besoin de rechercher de dossiers sur notre appareil - il suffit de copier et coller directement! Cette méthode de base est utilisée pour des types spécifiques de travaux analytiques. Notez qu'il ne génère pas de fichier CSV exporté - à la place, vous enregistrez les feuilles de calcul après avoir collé les données. Vous savez maintenant comment exporter des e-mails Outlook vers Excel avec la date et l'heure.

Derniers mots

Ce sont les moyens les plus courants de transférer des données de messagerie à partir d'Outlook 2019 et éditions précédentes vers Excel. Si l'un de vos systèmes ou les deux sont sur Macintosh, la séquence est similaire. Si vous devez transférer physiquement le fichier CSV vers un autre ordinateur, utilisez n'importe quel stockage de mémoire externe ou enregistrez-le dans un cloud. Vous pouvez également l'envoyer par e-mail à votre adresse pour Mac.

Si vous avez besoin de sauvegarde, vous pouvez également exporter des e-mails Outlook vers un fichier PST autonome. Enregistrez-le dans un emplacement sûr. Il contiendra non seulement les messages, mais aussi vos contacts, tâches, et devoirs. Vous pouvez également transférer des e-mails d'autres clients de messagerie directement dans Outlook avec un convertisseur spécial qui génère PST. Les données peuvent être téléchargées dans un fichier séparé ou introduites directement dans votre profil actif dans Outlook.

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