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Email duplicate in Outlook

Email duplicate in Outlook

Quando i sistemi di posta non funzionano correttamente, gli utenti possono essere frustrati dalla duplicazione. Questo non significa che alcuni messaggi identici arrivano nella tua casella di posta. Il problema dell'invio di e-mail duplicate da parte di Outlook è molto più grave. Quando questo accade, il client di posta replica tutti i messaggi dell'utente. Inoltre, questo accade ancora e ancora. Di conseguenza, sei inondato di copie non necessarie che intasano la tua casella di posta.

È una delle cose più irritanti che accadono in questo ambiente di posta. per fortuna, ci sono modi per fermare questo ciclo prolungato di ripetizioni. Poiché la radice è la configurazione, gli utenti non devono sperimentare. Anziché, possono seguire sequenze di azioni comprovate. Allora, ecco come fermare le e-mail duplicate in Outlook. Il primo passo è identificare la causa.

Regole che generano messaggi di posta elettronica duplicati

Il tuo sistema di posta potrebbe comportarsi in modo strano a causa di esso ‘Sposta nella cartella‘ regole. Questo problema è il più comune. Al rialzo, è abbastanza facile da sradicare. Ma prima, vediamo come potrebbe comportare la moltiplicazione dei messaggi.

Fondamentalmente, il motivo è che tutte le regole configurate dall'utente verranno applicate a ogni nuovo messaggio. Per esempio, è possibile programmare il client per assegnare i messaggi a una categoria speciale, o contrassegnali per il follow-up. Considera il seguente esempio.

Immagina di aver imposto due regole distinte. Entrambi specificano il reindirizzamento automatico all'arrivo di un messaggio:

  1. da John Smith - spostalo in ABC cartella
  2. con Sottoscrizione parola nell'oggetto - spostala in ABC cartella

Allora, cosa succederà se John Smith ti invia un'email intitolata "Problemi di abbonamento"? Entrambe le regole verranno applicate automaticamente, il che significa che lo stesso messaggio arriva in ABC cartella due volte. Ora, passiamo alla soluzione.

Il metodo è semplice. Se questa è la causa della duplicazione, basta aggiungere poche parole a una delle regole. Digitare ‘interrompere l'elaborazione di altre regole‘, e questo sarà sufficiente. Se la prima regola contiene questa azione, la seconda regola verrà ignorata.

E se il numero di regole fosse diverso? Devono essere classificati nell'ordine corretto. Questa non è scienza missilistica, ma tieni presente che le modifiche influiscono sul messaggio controllato.

Email duplicate in Outlook: conti

A volte, gli utenti non riescono quando configurano più account. Sebbene Outlook lo consenta, la regolazione deve essere meticolosa. Se ti capita di aggiungere account che sono collegati alla stessa casella di posta, il risultato sarà fastidioso. Tali doppioni di account sono noti come alias di posta.

Se configuri un account due volte tramite POP3, ti ritroverai con due alias che consegnano la stessa posta. Questo è un altro motivo comune per le doppie e-mail in Outlook. Quando il client di posta è programmato per lasciare una copia sul server, entrambi gli account raccolgono gli stessi messaggi. se questo è il caso, configurare uno dei due per interrompere la ricezione di e-mail. Di solito, gli account alias vengono così disattivati.

Eliminazione di e-mail duplicate in Outlook 2007

  1. Inizia visitando il Strumenti sezione.
  2. Individuare Opzioni e fare clic sulla funzione.
  3. Dirigetevi verso la Configurazione della posta linguetta.
  4. Clicca sul 'Invia Ricevi"Pulsante.
  5. Clicca sul 'modificare"Pulsante.
  6. Scegli l'account secondario.
  7. Deseleziona la casella "Ricevi elementi di posta’.

E-mail duplicate in Outlook 2010

Questo metodo funzionerà anche per le versioni più recenti del client di posta (2013, 2016, 2019, e Office 365). Quindi, se ricevi email duplicate in Outlook 2016, Segui questi passi.

Opzioni avanzate di invio / ricezione di Outlook

  1. Dal menu 'File’, vai a "Opzioni’.
  2. Scegli il 'Avanzato' sezione.
  3. Clicca il 'Invia Ricevi…"Pulsante.
  4. Clicca il 'modificare"Pulsante.
  5. Scegli l'account secondario.
  6. Deseleziona la casella "Ricevi elementi di posta’.
  7. Scegli quale account verrà utilizzato per l'invio.

Prospettiva

Email duplicate in Outlook: Ricreazione del profilo

A volte, gli utenti potrebbero dover rigenerare i loro profili. Ciò potrebbe accadere a causa di problemi tecnici e corruzione. Un caso comune è la reinstallazione del sistema operativo, il che rende inevitabile la configurazione di Outlook. Se il sistema era stato programmato per conservare una copia sul server (POP3), tutte le e-mail verranno raccolte ancora una volta, anche se sono state consegnate in precedenza.

Perché succede? La tua nuova configurazione ignora che il profilo precedente sia mai esistito. Quando gli utenti di Outlook 2007 creare il loro nuovo profilo da zero, possono commettere lo stesso errore. Durante la configurazione dell'account, assegnano il vecchio file * .PST come posizione per la consegna per impostazione predefinita.

Ciò si traduce in una duplicazione. Sono interessati sia i vecchi che i nuovi messaggi. La prevenzione non è difficile. Ecco cosa fare.

Utilizza un file * .PST vuoto (File di dati di Outlook) come luogo di consegna predefinito. Puoi collegare facilmente quello vecchio in seguito, mentre tutti i messaggi verranno raccolti dal nuovo file.

  1. Avvia il sistema con queste impostazioni almeno una volta.
  2. Stabilire una connessione al vecchio file di file di dati di Outlook.
  3. Assegnalo come luogo di consegna predefinito. Ecco!

Il 2010 versione consente di ricollegare il file di dati originale durante la configurazione dell'account POP3.

Come ricollegare i file PST

I passaggi esatti dipendono dalla versione del client di posta. Quando si utilizza il 2007 versione, segui questa sequenza per interrompere i messaggi duplicati in Outlook.

Apri il file di dati di Outlook

  1. Vai al menu "File’.
  2. Da li, apri il file di dati di Outlook.
  3. Ora, trasferire nuovamente tutti i messaggi ricevuti in questo file.
  4. Chiudere il client di posta elettronica.
  5. Vai al pannello di controllo.
  6. Trova i file di dati tramite "Posta’- ‘Account email’.
  7. Scegli il file di dati precedente.
  8. Assegnagli lo stato predefinito.
  9. Scegli il nuovo file di dati.
  10. Rimuoverlo.

Questi passaggi eliminano il problema di duplicazione, ma non cancellano il vecchio file. Se desideri pulire la tua macchina, inizia identificando il percorso della sua posizione tramite Impostazioni. Da questa parte, puoi rimuoverlo fisicamente.

Versioni successive

Queste edizioni hanno un vantaggio importante: la memoria dei messaggi scaricati in precedenza. Ciò è possibile perché la conoscenza è contenuta nel file di dati stesso. così, durante la configurazione, è sufficiente impostare il file di dati esistente come posizione predefinita, piuttosto che lasciare che il sistema ne generi uno pulito.

Gli account le cui impostazioni sono state recuperate tramite AutoDiscover sono diversi. L'utente può scegliere la configurazione manuale. L'opzione richiama una schermata che mostra le impostazioni dell'account. La sezione intitolata "Invia nuovo messaggio a’ consente la selezione del file di dati precedente.

E se l'account è già stato configurato? Puoi comunque assegnare la posizione corretta per la consegna predefinita. Fare così:

  1. Vai a "File’.
  2. Vai a 'Impostazioni dell'account' a partire dal 'Impostazioni dell'account’.
  3. Scegli l'account necessario.
  4. Clicca il 'Cambia cartella"Pulsante.
  5. Scegli "Nuovo file di dati di Outlook ...’.
  6. Individua il vecchio file.

Possibile colpevole: Strumenti di sincronizzazione

L'opportunità di sincronizzarsi è fantastica, poiché gli utenti possono copiare l'intera rubrica sul proprio dispositivo mobile. Da questa parte, Gli ambienti di posta su computer desktop e sistemi portatili lavorano tutti all'unisono e condividono i dati tra loro all'istante. Una prima connessione potrebbe essere complicata, ed è anche causa di duplicazione.

Ciò è inevitabile se i sistemi memorizzano i dettagli per la stessa persona, ma il loro nome è scritto diversamente. Per esempio, se "John" sul tuo smartphone e "John Smith" in Outlook si riferiscono alla stessa persona, la sincronizzazione creerà un duplicato. Come dovrebbe il sistema sapere che le voci sono collegate?

Quindi, prima di avviare il processo, riordina la tua rubrica. È naturale per gli utenti memorizzare i contatti solo per nome. Ciò è destinato a provocare la replica. La pulizia è più facile tramite Outlook.

  1. Crea un nuovo profilo (usa un account fittizio o vai senza di esso).
  2. Assegna a questo profilo un nome pertinente per facilitarne la ricerca (es, Contatti telefonici).
  3. Sincronizza con i contatti del telefono.
  4. Riordina i contatti utilizzando il client di posta.

Puoi anche assicurarti che il primo tentativo non crei duplicati. Ciò si ottiene spostando i dettagli dal profilo Contatti telefonici a quello originale. Questo genera una "copia master’ dei tuoi contatti nel sistema di posta.

  1. Avvia il client di posta utilizzando il profilo originale.
  2. Stabilire una connessione al file di dati (*.PST (ora standard del Pacifico) sul tuo smartphone tramite "File'-'Aperto'-'File di dati di Outlook...
  3. Trasferisci i dati dal "Contatti telefonici"Nella cartella Contatti originale.

Si consiglia di eseguire il backup del file di dati nel caso in cui i sistemi non riescano a sincronizzarsi. A questo punto, puoi ancora affrontare il problema della replica. Questo perché il sistema non dispone dell'intelligenza per rilevare voci simili. per fortuna, c'è una soluzione semplice.

Rimuovi tutti i contatti dal tuo smartphone. Regola le impostazioni del tuo strumento di sincronizzazione. L'obiettivo qui è utilizzare il profilo di posta originale e sincronizzarlo. Questo è un modo infallibile per prevenire i duplicati!

Possibile colpevole: Virus Scanner

La difesa antivirus è fondamentale, ma alcuni di questi scanner si integrano con il tuo client di posta. La loro interferenza nel normale ciclo di posta può portare a più consegne delle stesse email.

Senza protezione, il processo di invio e ricezione è semplice. Primo, il sistema si connetterà al server di posta per vedere quali email sono attualmente archiviate. Il server risponde con un elenco, che viene poi confrontato con quello memorizzato localmente. così, Outlook controlla se tutti i messaggi sono stati raccolti.

Se non ci sono nuovi messaggi, la connessione è chiusa. Se sono presenti voci identificate come nuove, questi messaggi vengono richiesti al server. Una volta ricevuti questi, la connessione è chiusa, e l'elenco locale viene aggiornato.

Questo descrive un ciclo perfetto. Se un'interruzione si traduce in una chiusura imprevista, il client di posta non sarà in grado di chiudere la connessione correttamente. Poiché il ciclo sarà considerato fallito, l'elenco locale della posta in arrivo non verrà aggiornato. Ciò significa che il sistema non sarà a conoscenza dei messaggi ricevuti durante il ciclo difettoso. così, durante il successivo intervallo di invio / ricezione, identificherà quei messaggi come nuovi, raccoglierli dal server, e fornire duplicati. La corretta chiusura di una connessione è una condizione obbligatoria per l'aggiornamento dell'elenco locale.

Scanner antivirus come interruzione

Uno scanner antivirus integrato funge da intermediario tra Outlook e il server. Invece di andare al server, la richiesta di invio / ricezione viene intercettata dallo strumento. Quindi stabilisce la connessione al server, acquisisce l'elenco delle e-mail archiviate, gestisce i timeout, chiude la connessione, e ne informa Outlook.

Ciò non significa che gli scanner antivirus siano dannosi per impostazione predefinita. Alcuni di questi sistemi funzionano perfettamente. Tuttavia, poiché interferiscono nel processo, creano un nuovo punto di fallimento. Se la connessione non è chiusa come dovrebbe essere, potresti ritrovarti con dei duplicati. Questo è perché, durante la connessione successiva, gli stessi messaggi arriveranno nella tua casella di posta.

Questo non è l'unico motivo per evitare i sistemi di scansione integrati. Infatti, sono semplicemente inutili. È sufficiente utilizzare le impostazioni di sicurezza predefinite del client di posta, e installa uno scanner all'accesso affidabile. Finché mantieni gli aggiornamenti dello strumento, la tua protezione è sufficiente. Disattiva l'integrazione se il tuo antivirus lo stabilisce per impostazione predefinita. La procedura esatta dovrebbe essere specificata nella sua documentazione.

Possibile colpevole: Firewall

Un firewall è uno strumento utile per la difesa informatica. Tuttavia, potrebbe anche interferire con la ricezione della posta. Tali sistemi possono interrompere una connessione al server prima che il controllo sia concluso. Se le loro impostazioni sono troppo rigide, questi dovrebbero essere modificati.

Controlla e disabilita il sistema. Quindi, osservare i risultati di due successivi intervalli di invio / ricezione. Se il firewall fosse davvero la radice della duplicazione, noterai che si è fermato. Studia la documentazione per vedere come configurare correttamente il tuo firewall. Cerca la sezione dedicata al recupero della posta.

Strumenti automatizzati

Infine, puoi saltare del tutto gli aggiustamenti manuali. Oggi, esiste un'ampia gamma di strumenti speciali progettati per eliminare i duplicati. Questi sono noti come utilità di rimozione duplicati. così, se il volume della posta replicata è troppo grande per essere gestito manualmente, l'automazione fa risparmiare molto tempo.

Conclusione

I duplicati della posta non sono solo ridondanti: intasano la tua casella di posta, impedire una comunicazione efficiente. Ripulire il casino richiede tempo, e la procedura dipende dal colpevole. In questo articolo, abbiamo offerto soluzioni per casi comuni di moltiplicazione.

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