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Aggiornamento del Elenco indirizzi globale in Outlook su Windows

Aggiornamento del Elenco indirizzi globale in Outlook su Windows

Outlook Rubrica globale

A Global Address List è uno strumento prezioso per qualsiasi azienda, club, o comunità dove i membri hanno bisogno di e-mail tra di loro su una base quotidiana.

Nelle grandi organizzazioni, operazioni giorno per giorno sono inconcepibili senza tali strumenti di Windows, in quanto i benefici sono evidenti.

La creazione di un elenco di indirizzi centralizzata rende la comunicazione elettronica più veloce ed efficiente, che è essenziale nel mondo degli affari. Dal proprio computer, ogni dipendente può accedere ai dettagli dei loro colleghi e superiori.

Sommario:

Qual è l'elenco indirizzi globale in Outlook?

Scopri un tipo estremamente pratico di lista che viene gestito centralmente e permette di aggiornare l'elenco indirizzi globale in Outlook. Con qualsiasi versione di Outlook (2010, 2013, 2016, 2019), una società deve avere la sua e-mail in hosting tramite Microsoft Exchange. L'elenco contiene i dettagli di contatto di ogni utente di posta elettronica aziendale e dei relativi gruppi di distribuzione. GAL viene normalmente curata dal reparto IT.

Global Address List

Come creare un elenco indirizzi globale?

Per fare questo in Microsoft Windows, è necessario utilizzare Exchange Online PowerShell. Vi permette di regolare le impostazioni tramite la riga di comando. Ciascuna delle procedure di seguito richiede intorno 5 minuti.

La sequenza generale è:

New-GlobalAddressList -Name “<Nome GAL>” [<filtro destinatario Precanned | Filtro destinatario personalizzato>]

così, è possibile applicare sia un “pre-scatola” filtro destinatari o una “custom”. Ecco la differenza fondamentale tra i due.

Se il nome della tua organizzazione è Occhiolino, un possibile nome GAL è “Wink GAL”, e il filtro di pre-scatola seleziona tutti i destinatari con Flash come valore Azienda:

New-GlobalAddressList -Name “Occhiolino GAL” -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Occhiolino

D'altro canto, con un'opzione personalizzata, solo i destinatari dove, per esempio, Proprietà CustomAttribute15 contiene “AgencyB”, sarà incluso:

New-GlobalAddressList -Name “Agenzia B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -come “*AgencyB *”}

Una volta che si è fatto, non dimenticate di controllare se siete riusciti. Provate a digitare il nome del GAL, invece di <Nome GAL> e l'esecuzione di questo:

Get-GlobalAddressList -Identity “<Nome GAL>” | Format-List Nome,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Condizionale*

Complessivamente, anche se il processo può sembrare scoraggiante, è logico e veloce. Ci vogliono solo pochi comandi per assicurare il vostro nuovo GAL è tutto pronto!

Visualizza l'elenco indirizzi globale

A partire dal Nuovo, testa ai Rubrica e poi a Rubrica globale.

Si vedrà che cosa il vostro Global Address List contiene. Se si desidera esportare nel Contatti personali, evidenziare tutti i dati necessari. Per tutto il Global Address List, stampa Ctrl-A. Per evidenziare un certo range, fare clic sulla prima voce in esso, tenere premuto Cambio, e fare clic sull'ultimo elemento. Cliccando col tasto destro sulla gamma farà sì che il Aggiungi ai contatti pulsante per apparire.

L'aggiunta di elenco indirizzi globale per i contatti in Outlook

Dopo che un utente ha attraversato la sequenza di seguito, vedono i contatti necessari copiati alla propria rubrica per una spinta di efficienza.

  1. Fare clic Rubrica sotto il Trova sezione (guardare il nastro superiore).
    Prospettiva - Rubrica
  2. ora scegliere Ricerca avanzata opzione.
    opzione Trova avanzato di Elenco indirizzi
  3. Digitare il nome della persona da trovare.
    Trova persona in Rubrica Indirizzi
  4. Fare clic OK.
  5. Trovare il nome nei risultati di ricerca, e fare doppio clic su di esso. La finestra di apertura conterrà i dati di contatto che la persona.
  6. Nell'angolo in basso a sinistra, trovare la Aggiungi ai contatti l'opzione e premere su di essa.
  7. Nella finestra di apertura, si è liberi di modificare i dettagli, se necessario,.
  8. Finito con Salva & Vicino.

Aggiornamento l'elenco indirizzi globale in Outlook

La procedura è semplice, veloce e cruciale, come sarà fondamentalmente aggiornare la lista dei contatti sul PC. Per assicurarsi che tutte le modifiche al principale Global Address List vengono visualizzati sul dispositivo e tutto è in sincronia:

Prospettiva - Scarica rubrica

Nella scheda dal titolo Invia Ricevi, individuare Scarica rubrica… in Invio / ricezione Gruppi optionslist. E 'essenziale che la Scarica le modifiche dall'ultima invio / ricezione in Rubrica non in linea sia selezionata. Completare la procedura premendo OK.

Scarica le modifiche dall'ultima invio / ricezione

Tutte le modifiche sono ormai preso forza, e si può essere sicuri che il vostro assistente e-mail è completamente sincronizzato. Ricordarsi di ripetere questa procedura con regolarità in modo che la vostra corrispondenza e-mail per eseguire senza problemi.

Esportazione elenco indirizzi globale da Outlook

Se avete bisogno di esportare, è un po 'più complicato di un paio di clic. È necessario aggiungere prima tutti i contatti GAL all'elenco dei contatti personali (vedi sopra). Per evitare la miscelazione con gli altri contatti, si possono trasferirsi temporaneamente a quest'ultimo di qualche altra cartella. Per questo, si potrebbe filtrare dalla data di creazione o modifica.

Dopo di che, ci sono due strade da prendere in considerazione. Primo, i contatti possono essere esportati in un CSV- o file xls. In alternativa, essi possono essere utilizzati direttamente da Contatti per una stampa unione. Installazione di Access semplifica la procedura, come si può sia importare i dettagli per il database di Access direttamente o esportarlo da lì, come un file CSV o xlsx.

Esportazione di indirizzi di posta elettronica di Outlook

Quando è necessario per creare una lista di distribuzione da destinatari di Outlook e rimuovere gli indirizzi duplicati, v'è l'unica soluzione – Data Extraction Kit for Outlook.

Ecco cosa dovete fare:

  1. Correre Kit Extracton dati per Outlook applicazione.
  2. Fare clic Rapporti e selezionare Elenco di indirizzi e-mail dei destinatari opzione.Elenco dei destinatari di posta elettronica
  3. Si aprirà una finestra di impostazioni dei report:
    Destinatari sfogliare impostazioni dei report
  4. Selezionare *.file CSV opzione per esportare gli indirizzi dei destinatari di Outlook in formato Excel
  5. Selezionare la fonte appropriata: PST File esterno – se si desidera creare lista di distribuzione dei destinatari di posta elettronica si trovano nel file PST esterno o Profilo utente di Outlook – per creare una lista di distribuzione dalla corrente-mail di Outlook.
  6. Fare clic Eseguire Report e specificare la posizione e il nome del file per salvarlo.

Lo strumento salverà gli indirizzi e-mail destinatario nella lista distribiution che si possono utilizzare in seguito.

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Commenti

Ottenere questo tipo di informazioni da Microsoft non è sempre semplice, è per questo che sono venuto qui per ottenere l'aiuto di cui ho bisogno. Grazie mille per la fornitura di queste informazioni - sono andato nel mio Outlook e creato quindi esportato diverse liste di distribuzione in pochi passi e quasi immediatamente. Estrazione dei dati Kit mi ha permesso di utilizzare gli indirizzi e-mail dei miei destinatari per creare elenchi di contatti ordine alfabetico, senza contatti duplicati in formato Excel. Volevo solo farvi sapere che il lavoro che si sta facendo è incredibilmente utile per i neofiti a Outlook (come me!).

 

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