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Aggiornamento del Elenco indirizzi globale in Outlook su Windows

Aggiornamento del Elenco indirizzi globale in Outlook su Windows

Outlook Rubrica globale

Un elenco indirizzi globale è uno strumento prezioso per qualsiasi azienda, club, o comunità dove i membri hanno bisogno di e-mail tra di loro su una base quotidiana.

Nelle grandi organizzazioni, operazioni giorno per giorno sono inconcepibili senza tali strumenti di Windows, in quanto i benefici sono evidenti.

La creazione di un elenco di indirizzi centralizzata rende la comunicazione elettronica più veloce ed efficiente, che è essenziale nel mondo degli affari. Dal proprio computer, ogni dipendente può accedere ai dettagli dei loro colleghi e superiori.

Qual è l'elenco indirizzi globale in Outlook?

Scopri un tipo estremamente pratico di lista che viene gestito centralmente e permette di aggiornare l'elenco indirizzi globale in Outlook. Con qualsiasi versione di Outlook (2010, 2013, 2016), una società deve avere la sua e-mail in hosting tramite Microsoft Exchange. L'elenco contiene i dettagli di contatto di ogni utente di posta elettronica aziendale e dei relativi gruppi di distribuzione. GAL viene normalmente curata dal reparto IT.

Outlook elenco indirizzi globale

Come creare un elenco indirizzi globale?

Per fare questo in Microsoft Windows, è necessario utilizzare Exchange Online PowerShell. Vi permette di regolare le impostazioni tramite la riga di comando. Ciascuna delle procedure di seguito richiede intorno 5 minuti.

La sequenza generale è:

New-GlobalAddressList -Name “<Nome GAL>” [<filtro destinatario Precanned | Filtro destinatario personalizzato>]

così, è possibile applicare sia un “pre-scatola” filtro destinatari o una “custom”. Ecco la differenza fondamentale tra i due.

Se il nome della tua organizzazione è Occhiolino, un possibile nome GAL è “Wink GAL”, e il filtro di pre-scatola seleziona tutti i destinatari con Flash come valore Azienda:

New-GlobalAddressList -Name “Occhiolino GAL” -IncludedRecipients AllRecipients -ConditionalCompany Occhiolino

D'altro canto, con un'opzione personalizzata, solo i destinatari dove, per esempio, Proprietà CustomAttribute15 contiene “AgencyB”, sarà incluso:

New-GlobalAddressList -Name “Agenzia B GAL” -RecipientFilter {CustomAttribute15 -come “*AgencyB *”}

Una volta che si è fatto, non dimenticate di controllare se siete riusciti. Provate a digitare il nome del GAL, invece di <Nome GAL> e l'esecuzione di questo:

Get-GlobalAddressList -Identity “<Nome GAL>” | Format-List Nome,RecipientFilterType,RecipientFilter,IncludedRecipients,Condizionale*

Complessivamente, anche se il processo può sembrare scoraggiante, è logico e veloce. Ci vogliono solo pochi comandi per assicurare il vostro nuovo GAL è tutto pronto!

Visualizza l'elenco indirizzi globale

A partire dal “Nuovo”, testa ai “Rubrica” e poi a “Rubrica globale”.

Si vedrà che cosa il vostro GAL contiene. Se si desidera esportare i contatti personali, evidenziare tutti i dati necessari. Per tutto il GAL, premere il tasto “Ctrl-A”. Per evidenziare un certo range, fare clic sulla prima voce in esso, tenere premuto “Shift”, e fare clic sull'ultimo elemento. Cliccando col tasto destro sulla gamma farà sì che il “Aggiungi a contatti” per comparire.

L'aggiunta di elenco indirizzi globale per i contatti in Outlook

Dopo che un utente ha attraversato la sequenza di seguito, vedono i contatti necessari copiati alla propria rubrica per una spinta di efficienza.

  1. “Rubrica” sotto il “Trova” sezione (guardare il nastro superiore);
  2. “Ricerca avanzata”;
  3. Digitare il nome della persona;
  4. “OK”;
  5. Trovare il nome nei risultati di ricerca, e fare doppio clic su di esso. La finestra di apertura conterrà i dati di contatto che la persona;
  6. Nell'angolo in basso a sinistra, trovare la “Aggiungi ai contatti” e premere su di essa;
  7. Nella finestra di apertura, si è liberi di modificare i dettagli, se necessario,;
  8. Finito con “Salva & Vicino”.

Aggiornamento l'elenco indirizzi globale in Outlook

La procedura è semplice, veloce e cruciale, come sarà fondamentalmente aggiornare la lista dei contatti sul PC. Per assicurarsi che tutte le modifiche al GAL principale vengono mostrati sul dispositivo e tutto è in sincronia:

Nella scheda dal titolo “File”, individuare “Scarica rubrica” in “Impostazioni dell'account”. E 'essenziale che la “Scarica le modifiche dall'ultima invio / ricezione” in “Rubrica non in linea” sia selezionata. Completare la procedura premendo “OK”.

Tutte le modifiche sono ormai preso forza, e si può essere sicuri che il vostro assistente e-mail è completamente sincronizzato. Ricordarsi di ripetere questa procedura con regolarità in modo che la vostra corrispondenza e-mail per eseguire senza problemi.

Esportazione elenco indirizzi globale da Outlook?

Se avete bisogno di esportare, è un po 'più complicato di un paio di clic. È necessario aggiungere prima tutti i contatti GAL all'elenco dei contatti personali (vedi sopra). Per evitare la miscelazione con gli altri contatti, si possono trasferirsi temporaneamente a quest'ultimo di qualche altra cartella. Per questo, si potrebbe filtrare dalla data di creazione o modifica.

Dopo di che, ci sono due strade da prendere in considerazione. Primo, i contatti possono essere esportati in un CSV- o file xls. In alternativa, essi possono essere utilizzati direttamente da Contatti per una stampa unione. Installazione di Access semplifica la procedura, come si può sia importare i dettagli per il database di Access direttamente o esportarlo da lì, come un file CSV o xlsx.

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