Het maken van e-mail migratie een gemakkelijke rit - keer op keer!

Hoe gebruik je Outlook mappen om uw Postvak georganiseerd

Hoe gebruik je Outlook mappen om uw Postvak georganiseerd

In de moderne zakenwereld, e-mail dient gedeeltelijk de functie van een telefoon; het is een integraal onderdeel van de corporate communicatie tussen de werknemers van het bedrijf, met externe klanten en partners. Het verzenden en ontvangen van e-mails is eenvoudig, maar de functionaliteit van e-mailprogramma's zoals Microsoft Outlook is veel breder dan dat van een gewone telefoon. Helaas, sommige gebruikers niet altijd volledig te begrijpen hoe al deze functies correct toe te passen. Enkele van de misbruikte functies van Microsoft Office Outlook 2003 en Outlook 2002 zijn opgenomen in de handige lijst hieronder. Sommigen van hen hebben betrekking op het gebruik van aangepaste map entiteiten en data categoriseren facetten.

Inhoudsopgave

Naar aanleiding van de onderstaande tips, kantoorpersoneel en Outlook-gebruikers in staat om productiever te werken met de oplossing zal zijn. Dus als je wilt het maximale productiviteit en team efficiency te bereiken, dan is het tijd voor u op de hoogte bent hoe u een nieuwe map in Outlook en gebruik het voor het sorteren van gegevens uit.

Waarom heb je nodig om nieuwe map te maken in Outlook?

De meeste Outlook-gebruikers actief gebruik van regels en mappen bij het werken met e-mail. In dit geval, de mappenstructuur kan diep en vertakt zijn. Afhankelijk van uw behoeften en voorkeuren, jij kan creëren Outlook e-mail met zoveel mappen als je nodig hebt en sorteer ze uit de manier waarop het beste werkt voor jou. Bij het wijzigen van de mailbox, bij het verplaatsen en migreren naar andere e-mailsystemen, het maken van nieuwe Outlook-profielen, uw nieuwe map structuur zal van groot nut zijn voor u. Niet te vergeten de eenvoudige overdracht van de bestaande map hiërarchie te noemen naar een ander niveau van gehechtheid of naar een andere map – dat is gewoon een levensreddende functionaliteit voor de ene. Wat is meer, bij het gebruik van Exchange Server-postvakken en openbare mappen, U kunt machtigingen instellen voor elke map.

Opmerking: Outlook prestaties kunnen aanzienlijk worden verlaagd als een van de Outlook-mappen winkels meer dan 100,000 e-mails binnen. Het wordt aanbevolen om meerdere mappen te gebruiken om Outlook e-mails te organiseren.

Hoe gebruik je Outlook Folder Functionaliteit?

Outlook is de meest krachtige e-mail tool voor het beheren van online communicatie, organiseren van evenementen, en taken scheduling. Als u nog nooit gebruik hebben gemaakt van de dienst, overwegen om je hand op te. Hier zijn enkele van de hand liggende mogelijkheden van deze oplossing die nuttig kunnen zijn voor u:

1 emails voorvertoning

Gebruik de e-mail voorbeeld om te zien zien het e-mailadres van de verzender, het onderwerp, en de eerste regel van het bericht tekst. De laatste parameter van Outlook kan worden aangepast. Om dit te doen, je nodig hebt om het te openen “Uitzicht” tab, vind de “Berichtvoorbeeld” knop, en selecteert het gewenste aantal lijnen. Als je dat wenst, kunt u ook bekijken uitschakelen. Outlook zal ook vragen of u wilt de parameterinstellingen alleen van toepassing op deze map of alle postbussen – kijken wat je het beste past.

Bericht voorbeeld instellingen

2 De belangrijkste mailbox

Als u meerdere accounts in Outlook, is het mogelijk voor u om een ​​bepaalde e-mail als de primaire selecteren, zodat de betreffende map wordt geopend wanneer u de e-mail te starten. Om dit te doen, je hoeft alleen maar te klikken “Bestand”, verhuizen naar “Opties” en kies de “Gevorderd” tab, dat is in het linkervenster.

Selecteren default mailbox

In de sectie “Outlook start en exit” Outlook, Klik op de “Blader ..” knop. In het “Selecteer een map” dialoog venster, vind het gewenste account in en selecteer “Postvak in” of een andere map die het beste bij u past voor dit doel.

Als u vaak zoeken naar letters in vooruitzichten inbox door dezelfde woorden en uitdrukkingen te typen in de zoekterm, kunt u uw taak te verlichten. Outlook ondersteunt zoeken mappen of slimme mappen. Lok ze in de val, en je kunt vergeten over het handmatig sorteren van uw correspondentie. Klik op de “Map” tab en verhuizing naar het “Nieuwe zoekmap” sectie. In het venster dat verschijnt, U kunt de zoekopdracht uit Outlook e-mail template opties plukken of maak uw eigen.

Het creëren van Outlook zoekmap

Als u niet tevreden bent met de Outlook sjablonen module, U kunt altijd dubbelklikken op “Een aangepaste zoekmap” aan de onderkant van de lijst. Geef de naam van de map, Klik “criteria”, en geef de voorwaarden voor berichten te selecteren erin.

4 Schoonmaken Folders

Deze functie verwijdert automatisch overbodige invoeren in de geselecteerde map. Excess verwijst naar geciteerd kopieën van uw brieven. Om de functie in actie te controleren, klik met de rechtermuisknop op de map waarin de verdubbelingen en kopieën van e-mails worden geaccumuleerd, en selecteer “Clean Up Folder“.

Outlook opties om schoon te maken map

U kunt opgeven welke berichten overbodig worden beschouwd. Om dit te doen, kiezen “Bestand”, Klik “Opties”, ga dan naar “Mail”, en ga naar “Conversation Clean Up” sectie. Hier is er een mogelijkheid voor het opzetten van het schoonmaken, zodat het heeft geen invloed op belangrijke inbox vooruitzichten spullen en selecteer de map waar onnodige letters te verplaatsen naar. Bij verstek, ze worden verzonden naar de “Verwijderde items” map.

Final Say

Zoals je kunt zien, Er is onbeperkt aantal Outlook-functies kunt u profiteren van als je weet hoe ze te gebruiken. Maak verschillende typen mappen om uit te zoeken Outlook-gegevens en het beheer van het efficiënt.

Meer Knowledge Base-artikelen


Outlook Add-ins

10 beste gratis add-ins voor Microsoft Outlook

MS Outlook is uitgegroeid tot de standaard voor het organiseren van zakelijke e-mail vandaag, terwijl het is heel Lees meer

Kalender

Outlook-agenda Tips en trucs

Mensen die gebruikmaken van Microsoft Outlook-agenda zijn meestal bewust zijn van hoe nuttig het is voor het beheer van Lees meer

Global Outlook-adresboek

Het bijwerken van de Global Address List in Outlook op Windows

Een Global Address List is een waardevol instrument voor elk bedrijf, club, of gemeenschap waar Lees meer

Kenmerken

Nieuwe functies in Outlook 2019 voor Windows

Hier vindt u een overzicht van de meest indrukwekkende nieuwe functies die verscheen in Microsoft Outlook Lees meer

Outlook-mappen beheer

Hoe gebruik je Outlook mappen om uw Postvak georganiseerd

In de moderne zakenwereld, e-mail dient gedeeltelijk de functie van een telefoon; het is Lees meer

Hoe nuttig was dit artikel?

Klik op een ster om het te beoordelen!

Gemiddelde score / 5. count vote:

Als u vond deze post nuttig ...

Volg ons op social media!

Het spijt ons dat dit bericht is niet nuttig voor u!

Laten we dit bericht te verbeteren!

 
Comments

Nog geen reacties.

Laat een antwoord achter
 

Hoe gebruik je Outlook mappen om uw Postvak georganiseerd

tijd om te lezen: 4 me