Making e migrasjon en lett tur ™ - tid etter tid!

Hvordan eksportere e -post fra Outlook til Excel

Hvordan eksportere e -post fra Outlook til Excel

Når det gjelder postklienter, Outlook er det foretrukne miljøet for mange bedrifter og brukere. Det er trygt, allsidig, og kraftig. Man kan lagre og administrere et stort volum e-korrespondanse og få tilgang til flere kontoer på en server. Men, Det er også noen ulemper - for eksempel, noen brukere føler seg frustrert når de prøver å eksportere e -post fra MS Outlook.

Mens det finnes forskjellige manuelle metoder, ingen av dem er perfekte. Når det er lite informasjon, du kan kopiere og lime inn separate e -poster i Word eller en annen tekstbehandler. Opprinnelig formatering kan ikke bevares.

Notatbok med Excel

I denne artikkelen, Vi vil dekke noen få pålitelige måter å gjøre e -postene dine til regneark for Microsoft Excel. Dessverre, Det er ingen magisk knapp som lar deg eksportere e -post fra Outlook til Excel automatisk. Det kan være komplekst med mindre du kjenner noen få triks - oppdag dem nedenfor.

Grunner til å eksportere Outlook -e -post

Brukere vil kanskje flytte e -posten av forskjellige årsaker. De vanligste motivasjonene for å eksportere Outlook -e -post til Microsoft Excel er følgende:

  • behovet for å gå over til en ny server
  • behovet for å lage en distribusjonsliste for andre applikasjoner
  • behovet for bytte mellom plattformer
  • behovet for å dele informasjon med en annen bruker
  • behovet for en sikkerhetskopi.

Når du går fra system til system, data blir ofte skadet eller tapt. Oppgaven med å overføre til Excel er ingen kake - hvis du prøver en tvilsom metode, du risikerer å miste informasjonen for godt. I stedet for å ta unødvendige risikoer, dra nytte av hemmelighetene vi deler nedenfor. Vi viser deg hvordan du kopierer og limer inn dataene eller eksporterer til en CSV -fil i stedet.

Fordeler med import til regneark

Eksport til Microsoft Excel er en av de mest pålitelige overføringsmåtene. Regnearkformatet lar deg ordne samtalene i en database. Det lar deg finne gamle kontakter og utvekslinger etter forskjellige parametere som dato for kontekst.

Et regneark som et alternativ for sikkerhetskopiering er også verdt å vurdere. All verdifull informasjon fra Outlook bør kopieres for tilbakekalling. Før eller senere, du må kanskje finne bestemte samtaler for personlige eller juridiske formål. I tilfelle serverfeil, hvis dataene forsvinner (som er et mareritt scenario!) du vil ha XLS -filen å falle tilbake på.

Slik eksporterer du Outlook -e -post til Excel

Vil du lage distribusjonsliste eller rettsmedisinsk rapport? Her er den beste måten å gjøre dette på:

Last nedFor Windows 32/64-bitersRegistrerLås opp full versjon

  1. Klikk på knappen ovenfor for å laste ned Outlook Data Export Kit -programvare.
  2. Installer og kjør den.
  3. Klikk “Rapporter” og velg “Kontaktliste” eller “Liste over mottaker e-postadresser” hvis du vil generere en distribusjonsliste,
    eller
    velge “E -postegenskaper…” hvis du vil opprette en liste over Outlook -e -postmeldinger i egenskapene deres.
  4. Velg rapportalternativene og kjør dem.
  5. Åpne resultatfilen i Microsoft Excel eller et annet regnearkredigeringsprogram.

Dekit rapporterer

Også Data Extraction Kit for Outlook lar deg lage en liste over Outlook -kontoer og passord. Sjekk ut dette. I tillegg vil du kanskje vite hvordan du gjør det Importer e -postadresser fra Excel til Microsoft Outlook.

Slik eksporterer du postdata til Microsoft Excel ved hjelp av Outlook

Dette er ikke rakettvitenskap, men her er en advarsel: ikke forvent å beholde noen styling. Dataene blir overført som ren tekst med kontakter, og eventuelle lenker vil være grunnleggende. Det er ingen unntak eller løsninger her, verken på Windows eller på Mac. Hvis du virkelig trenger å bevare utseendet til de originale e -postene, lagre dem som HTML i stedet. Ellers, følg denne prosedyren:

  1. Åpne Microsoft Outlook -appen.
  2. Gå til Fil -menyen.
  3. Velg funksjonen for åpning og eksport.
  4. Velg "Importer/eksporter" for å finne "Eksporter til en fil". Outlook-eksport til en fil
  5. Spesifiser at du trenger å lage en fil for Excel (CSV), ikke en PST -fil.
  6. Velg blant de tilgjengelige mappene der filen kan lagres.
  7. Sett et kryss ved siden av eksportalternativet "E-postmeldinger".
  8. Endre Map Custom -feltene om nødvendig.
  9. Fullfør ved å klikke "Fullfør".
  10. Lukk Outlook -klienten.
Tips: I trinn 8, du kan finjustere innstillingene dine i vinduene for feltkartlegging. Dette vil sikre at hvert element i e -postene dine lander i en riktig celle i Microsoft Excel (for eksempel, e -postadressene til avsenderne vil bli oppført i "Fra: (adresse)"-feltet. Du kan legge til eller fjerne felt som du finner passende. Klikk OK for å bekrefte valget og starte Outlook -ekstraksjonsprosessen.

Kartlegging av egendefinerte felt

Etter at du klikker "Fullfør", alle meldingene dine lander i den nyopprettede filen - sjekk mappen for å være sikker. Vær oppmerksom på at begge Microsoft Excel -formatene er egnet.

Hvordan åpne en CSV -fil

Når det gjelder CSV (Kommadelte verdier) format, du kan migrere til et regneark etterpå like enkelt. Bare høyreklikk på den eksporterte CSV-filen, og velg "Åpne med ..." - Excel i hurtigmenyen. Filen åpnes i programmet, slik at du kan lagre det som et XLS -filformat.

CSV-fil

Den direkte måten å trekke ut data fra e -post fra Microsoft Outlook

Du kan flytte alle e -postene dine fra Outlook 2016 eller en annen versjon på Windows eller Mac i bulk. Det er ikke nødvendig å eksportere dataene til en frittstående fil først. Slik gjør du jobben raskt via kopi og lim inn:

  1. Åpne Outlook og gå inn i Mail -visningen.
  2. Åpne mappen hvis innhold må overføres.
  3. Kopier alle e -poster med eller uten tekst (se tipset nedenfor).
  4. Åpne MS Excel.
  5. Lag en ny regnearkfil.
  6. Sett inn de kopierte e -postene - velg celle A1 og lim inn ved hjelp av standard 'Ctrl + V ’/’ kommando + V ’kommando for å eksportere Outlook -e -post.
  7. Lagre filen. på din Windows- eller Mac -enhet.

Slik kopierer du e -post for Microsoft Excel (Trinn 3)

Det er to måter å importere e -post i en hvilken som helst versjon, inkludert Outlook 2013 - med eller uten teksten sin. For å bevare innholdet, følg alle trinnene nedenfor. Å eksportere uten dem, start fra trinn 6.

Gjør følgende:

  1. Deaktiver leseruten i Outlook via "Vis" -menyen.
    Outlook Slå av lesepanelet
  2. Mens den fremdeles er i View, klikk på alternativet Legg til kolonner.
  3. Den nye boksen kalt Vis kolonner lar deg velge kolonner fra "Alle e -postfelt". Velg dette alternativet.
  4. I listen "Tilgjengelige kolonner", merk "melding".
  5. Fullfør ved å klikke "Legg til" og "OK".
  6. Marker hele innholdet i postkassen i den åpne mappen.
  7. Kopier Outlook -dataene med "Ctrl + C ’kommando.
Tips: Det er andre måter å kopiere e -posten uten å opprette en fil. For eksempel, du kan velge hvilken som helst e -post og klikke "Ctrl" + A ’for å markere resten, eller velg den første meldingen og klikk på Ctrl + Skifte + Slutt for samme formål.

Eksporter e -post fra Outlook til Excel med dato og klokkeslett

hvis du trenger å bevare dato og klokkeslett, bruk kopien & lim inn metode. Outlook -systemet lar deg se e -post fra et bestemt dataområde. Metoden ligner på vanlig direkte kopiering. Her er hva du skal gjøre:

  1. til den søkelinje av Outlook 2010 eller en annen versjon.
  2. Skriv inn de to datoene definere rekkevidden.
  3. Klikk 'Tast inn'.
  4. Fremhev e -postene med datoperioden (bruk tipset for Step 3 over).
  5. Kopier utvalget (Ctrl + C).
  6. Åpen MS Excel.
  7. Sett inn de kopierte dataene i et tomt regneark (Ctrl + I).

Gratulerer! Nå har meldingene med de angitte tidsparametrene landet i regnearket. Du trenger ikke å søke etter noen mapper på enheten vår - bare kopier og lim inn direkte! Denne grunnleggende metoden brukes for spesifikke typer analytisk arbeid. Vær oppmerksom på at den ikke genererer en eksportert CSV -fil - i stedet, du lagrer regnearkene etter at du har limt inn dataene. Nå vet du hvordan du eksporterer Outlook -e -post til Excel med dato og klokkeslett.

Siste ord

Dette er de vanligste måtene å overføre e -postdata fra Outlook 2019 og tidligere utgaver til Excel. Hvis ett eller begge systemene dine er på Macintosh, sekvensen er lik. Hvis du fysisk trenger å overføre CSV -filen til en annen datamaskin, bruk eksternt minnelagring eller lagre det i en sky. Du kan også sende den på e -post til adressen din for Mac.

Hvis du trenger sikkerhetskopiering, Du kan også eksportere Outlook -e -post til en frittstående PST -fil. Lagre den på et sikkert sted. Den vil ikke bare inneholde meldingene, men også kontaktene dine, oppgaver, og oppgaver. Du kan også overføre e -post fra andre postklienter direkte til Outlook med en spesiell omformer som genererer PST. Dataene kan lastes ned til en egen fil eller mates direkte til din aktive profil i Outlook.

Hvor nyttig var dette innlegget?

Klikk på en stjerne for å vurdere den!

Gjennomsnittlig vurdering 0 / 5. telle: 0

Ingen stemmer til nå! Bli den første til å vurdere dette innlegget.

Som du fant dette innlegget nyttig ...

Følg oss på sosiale medier!

Vi beklager at dette innlegget ikke var nyttig for deg!

La oss med å forbedre dette innlegget!

Fortell oss hvordan vi kan forbedre dette innlegget?

 
Kommentarer

ingen kommentarer enda.

Legg igjen et svar

 

Hvordan eksportere e -post fra Outlook til Excel

tid til å lese: 6 meg