Outlook er en kraftig og mye brukt e-postklient som hjelper millioner med å administrere sine daglige kommunikasjonsbehov. Men, etter hvert som postkassen din vokser, du kan få en feilmelding som kan hemme produktiviteten din: "Outlook-datafilen har nådd maksimal størrelse."
Dette problemet kan være frustrerende og føre til at du går glipp av viktige e-poster, møter, og frister. Heldigvis, det finnes løsninger på dette problemet, og i denne veiledningen, vi vil lede deg gjennom trinnene du kan ta for å løse denne feilen og holde Outlook-en i orden.
Enten du er en travel profesjonell, en student, eller bare en gjennomsnittlig bruker, vår omfattende veiledning vil hjelpe deg med å overvinne dette problemet og trygt komme tilbake til å bruke Outlook.
Hva er den maksimale filstørrelsen som nås i Outlook?
Så, det er en grense for størrelsen på PST-filen du kan ha i Outlook. Hva er grensen, når outlook har nådd maksimal størrelse, du spør? Vi vil, det avhenger av hvilken versjon av Outlook du har. For Outlook 2003 og 2007, grensen er 20 GB.
For Outlook 2010 og senere, grensen er 50 GB. Hvis du har nådd det PST-filstørrelsesgrense, du får feilmeldinger, og Outlook vil begynne å fungere.
Hovedårsakene til maksimal størrelse feil i MS Outlook er:
-
- Stor postkassestørrelse: Når størrelsen på postkassen overskrider den maksimalt tillatte grensen, det kan forårsake denne feilen.
- Akkumulering av for mange e-poster og vedlegg: Når for mange e-poster og vedlegg er lagret i postkassen, det kan føre til at postkassen når sin maksimale størrelse.
- Overfylt mappe med søppelposter. Slettede meldinger flyttes til “Slettede elementer” mappe som må tømmes med jevne mellomrom.
- Utdatert versjon av Outlook: Hvis brukeren bruker en utdatert versjon av Outlook, den kan kanskje ikke håndtere store postboksstørrelser, fører til denne feilen.
- Korrupt PST-fil: Hvis PST-filen (Personal Storage tabell) som inneholder postboksdataene er korrupte, det kan forårsake denne feilen.
Løsninger for å fikse "Outlook-datafilen har nådd maksimal størrelse"
Nå som du vet om filstørrelsesbegrensningen, det er på tide å komme inn på løsningene som er ment å hjelpe deg med å håndtere problemene som skjer hvis ost har nådd maksimal størrelse. Disse løsningene er basert på det vi vet om programmet og hva Microsofts veiledning sier.
1. Arkiver dataene dine
Hvis Outlook PST har nådd sin maksimale størrelse, det er sannsynligvis fordi du har mange gamle e-poster og vedlegg som du ikke trenger lenger. Hvis brukeren ikke arkiverer e-poster og vedlegg riktig, det kan føre til en stor postboksstørrelse og forårsake denne feilen. Så, den første løsningen er å arkivere det. Slik kan du gjøre det.
Hvordan arkivere datafiler i Outlook 2013 / 2016 / 2019
Gitt at det er forskjeller i arkiveringsprosedyren for nyere versjoner av Outlook, her er trinn-for-trinn-prosessen for å arkivere data i Outlook 2013/2016/2019. Første, opprette ny Outlook-datafil for videre arkivering:
-
- Velg meny Filen og velg info.
- Velg Kontoinnstillinger og velg Kontoinnstillinger fra menyen. Vinduet Kontoinnstillinger åpnes.
- Klikk på Data fil kategorien.
- Klikk på Legg til.
- Plukke ut Datafil for Outlook og velg ok.
- Skriv inn navnet på arkivet under Filnavn og velg plasseringen der du vil lagre filen.
- Velg ok og lukke vinduet.
Aktiver automatisk arkivering
Bruk funksjonen for automatisk arkivering i Outlook for å automatisk flytte eldre e-poster og vedlegg til arkivmapper. For å aktivere automatisk arkivering av e-poster i Outlook:
-
- Gå til den Filen kategorien
- Plukke ut Alternativer, deretter Avansert
- Klikk på Innstillinger for automatisk arkivering.
- Bruk tidligere opprettet arkivdatafil til å lagre eldre e-poster og vedlegg, redusere størrelsen på hovedpostkassen.
Arkiver datafiler i Outlook 2010
Her er veiledningen med trinnene Microsoft anbefalte å følge når Outlook nådde maksimal størrelse:
-
- Klikk på Filen menyen i Outlook 2010 og velg alternativet opprydding verktøy.
- I den opprydding verktøy, du vil se et alternativ kalt Arkiv.
- Klikk på Arkiv og velg mappen du vil arkivere.
- Skriv inn en dato under Arkivelementer eldre enn.
- Du kan opprette flere PST-filer for å arkivere noen mapper ved å bruke forskjellige innstillinger.
2. Kompakt Outlook-datafil for å fikse "Outlook-datafilen har nådd maksimal størrelse".
Å komprimere en Outlook-datafil betyr å komprimere filen ved å fjerne eventuell tom eller ubrukt plass, redusere den totale filstørrelsen. Den kompakt Outlook-datafil frigjør plass og kan løse problemer når Outlook-datafilen har nådd maksimal størrelse.
Før du kjører komprimeringen slette e-poster som ikke lenger er nødvendige eller flytt dem til arkivmapper for å redusere postkassestørrelsen. Komprimer postkassen regelmessig for å fjerne ubrukt plass og redusere størrelsen på postkassen. Dette kan gjøres ved å høyreklikke på postboksmappen og velge “Egenskaper” vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus, deretter velge “Avansert” og klikker på “Komprimer nå”.
Slik går du frem for å komprimere datafilen din:
- i Outlook, klikk på Fil > Kontoinnstillinger > Kontoinnstillinger;
- Gå til kategorien Datafiler og velg PST-filen du vil komprimere;
- Klikk på Innstillinger > Komprimer nå;
- Vent på at Outlook gjør sitt.
3. Del opp Outlook PST-filer i flere mindre filer
Dersom kompakt Outlook-datafil letter ikke ting når Outlook ost har nådd maksimal størrelse, prøv å dele PST-filen i mindre filer. Hvordan gjør du det? Her er fremgangsmåten:
- Last ned og installer et tredjepartsverktøy som PST splitter;
- Start verktøyet og velg PST-filen du vil dele;
- Velg størrelsen på de nye PST-filene;
- Klikk på Dele og vent på at verktøyet skal gjøre sitt.
4. Løs problemet via import-/eksportveiviseren
Import-/eksportveiviseren kan hjelpe med grensen ‘Outlook-datafil nådd maksimal størrelse’ ved å tillate deg å eksportere noen av dataene dine til en ny Outlook-datafil. Med enda mindre plassbehov, du kan lage en kompakt Outlook-datafil lagret på en ekstern harddisk.
Du kan alltid importere den eksporterte datafilen tilbake til Outlook når du trenger tilgang til disse dataene.
Slik får du tilgang til og bruker veiviseren:
- i Outlook, klikk på Fil > Åpen & Eksportere > Import/eksport
- Velg Eksporter til en fil og klikk på Neste
- Velg Outlook-datafil (.PST) og klikk Neste
- Velg mappen du vil eksportere og klikk på Neste
- Velg hvor du vil lagre den nye PST-filen og klikk Fullfør
For å importere en fil, du kan alltid gå til den samme innstillingen og klikke "Importer".’ i stedet for "Eksporter.’
5. Eksporter via Data Extraction Kit for Outlook
Den Data utvinning kit for Outlook er et verdifullt verktøy for å administrere store mengder data i Outlook og sikre at datafilen din forblir stabil og funksjonell. Når Outlook-datafilen nådde maksimal størrelse, du kan flytte store e-postmapper, vedlegg, og andre data til en ekstern eller skylagringsenhet, frigjør plass i Outlook-datafilen.
Dette kan hjelpe deg med å opprettholde optimal ytelse og forhindre datakorrupsjon eller tap når datafilen overskrider størrelsesgrensen. Når du har trukket ut dataene dine, du kan enten slette den originale datafilen eller komprimere den for å redusere størrelsen ytterligere.
Slik bruker du verktøyet:
- Last ned Data Extraction Kit for Outlook og installer verktøyet
- Start verktøyet og velg PST-filen du vil eksportere
- Velg dataene og filformatet du vil eksportere, og klikk på Neste
- Velg hvor du vil lagre den nye filen og klikk Eksporter.
"Outlook-datafilen har nådd maksimal størrelse"-feil kan resultere i:
Når Outlook-datafilen har nådd maksimal størrelse, flere scenarier kan spille ut. Noen inkluderer følgende:
1. PST-filkorrupsjon
Når en Outlook-datafil, også kjent som en PST-fil, når sin maksimale størrelse, det blir sårbart for korrupsjon. PST-filer har en forhåndsdefinert størrelsesgrense, som bestemmes av hvilken versjon av Outlook du bruker. For eksempel, eldre versjoner av Outlook hadde en PST-filstørrelsesgrense på 2 GB, mens nyere versjoner tillater større PST-filer.
Korrupsjon kan oppstå av ulike årsaker, for eksempel plutselige strømbrudd eller feilaktige nedleggelser mens Outlook fortsatt kjører, som kan føre til at filen blir låst og utilgjengelig.
Dess, jo mer data lagres i en PST-fil, jo mer fragmentert blir det. Dette betyr at når data legges til eller fjernes, det er ikke nødvendigvis lagret i sammenhengende minneblokker, fører til ytelsesproblemer og øker sannsynligheten for korrupsjon.
Bruk den innebygde Reparasjonsverktøy for innboks eller Scanpst.exe for å reparere PST-filen. Dette verktøyet finner du i installasjonskatalogen til Microsoft Office. Hvis det innebygde verktøyet ikke er i stand til å reparere PST-filen, bruk en tredjeparts PST-reparasjonsverktøy for å fikse problemet. Du kan også oppgradere til den nyeste versjonen av Outlook for å øke postkassegrensen. Dette kan gjøres ved å gå til “Filen” fanen og velge “kontor konto” eller “Hjelp” vil du bli bedt om å midlertidig deaktivere antivirus.
2. Utilgjengelig Outlook-e-post eller postboksmappe
Når en Outlook-datafil har nådd maksimal størrelse, det blir utilgjengelig, betyr at brukeren ikke har tilgang til postboksmappene, eller e-postene som er lagret i dem.
Dette skjer fordi Outlook bruker en PST (Personlig oppbevaringsbord) fil for å lagre alle dataene, inkludert e-post, kontakter, og andre gjenstander. PST-filen har en standard maksimal størrelsesgrense på 20 GB for Outlook 2007 og tidligere versjoner og 50 GB for senere versjoner.
Når PST-filen overskrider denne grensen, Outlook begynner å oppføre seg uberegnelig, og noen postboksmapper blir utilgjengelige.
Avanserte brukere kan løse problemet ved å øke standard PST-størrelsesgrense.
3. Redusert Outlook-effektivitet og jevn krasj
Når en Outlook-datafil har nådd den maksimale størrelsesgrensen, Outlook kan kjøre sakte eller fryse, gjør det vanskelig å få tilgang til eller administrere e-post, kontakter, og kalenderinformasjon. Dette er fordi Outlook må utføre flere handlinger for å lese og skrive data til og fra filen, som kan ta lengre tid og forbruke mer systemressurser.
Etter hvert som datafilstørrelsen vokser, tiden det tar å utføre enkle oppgaver som å søke etter en bestemt e-post, åpne et vedlegg, eller flytting av e-post til en annen mappe kan bli uutholdelig lang.
Vanlige spørsmål
Hvordan fikser jeg Outlook OST har nådd maksimal størrelse?
En løsning er å arkivere eller flytte gamle e-poster til et annet sted og slette gamle unødvendige e-poster. Et annet alternativ er å komprimere OST-filen eller dele PST-filen i mindre filer. Erfarne brukere kan øke den maksimale grenseverdien i systemregisteret for å tillate større Outlook-datafiler.
Hvordan kan jeg få mer enn 50 GB filstørrelse i Outlook?
Outlooks maksimale PST-filstørrelse er 50 GB, som ikke kan økes. Men, en løsning er å lage flere PST-filer og dele e-postene deretter. Alternativt kan brukeren be om at postboksstørrelsesgrensen økes av e-postadministratoren.
Hvordan øker jeg den maksimale Outlook PST-filstørrelsen?
Outlooks maksimale PST-filstørrelse er fast og kan ikke økes. Men, du kan lage flere PST-filer og dele e-postene deretter for å unngå å nå den maksimale filstørrelsesgrensen eller øke grenseverdiene for PST-størrelse via registerinnstillingene.
