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Duplicar e-mails no Outlook

Duplicar e-mails no Outlook

Quando os sistemas de e-mail funcionam mal, os usuários podem ficar frustrados com a duplicação. Isso não significa que algumas mensagens idênticas chegam à sua caixa de entrada. O problema do Outlook enviar e-mails duplicados é muito mais grave. Quando isso acontece, o cliente de e-mail replica todas as mensagens do usuário. Além disso, isso acontece uma e outra vez. Como um resultado, você é inundado com cópias desnecessárias que entopem sua caixa de entrada.

É uma das coisas mais irritantes que acontecem neste ambiente de mailing. Felizmente, existem maneiras de parar este ciclo prolongado de repetição. Como a raiz é a configuração, os usuários não precisam experimentar. Em vez de, eles podem seguir sequências comprovadas de ações. Então, aqui está como parar de duplicar e-mails no Outlook. A primeira etapa é identificar a causa.

Regras que resultam em e-mail duplicado

Seu sistema de e-mail pode estar agindo de forma estranha devido ao seu ‘Mover para a pasta‘ regras. Este é o problema mais comum. No lado positivo, é bastante fácil de erradicar. Mas primeiro, vamos ver como isso pode resultar na multiplicação de mensagens.

Basicamente, a razão é que todas as regras configuradas pelo usuário serão aplicadas a cada nova mensagem. Por exemplo, você pode programar o cliente para atribuir mensagens a uma categoria especial, ou marque-os para acompanhamento. Considere o seguinte exemplo.

Imagine que você impôs duas regras distintas. Ambos especificam o redirecionamento automático assim que uma mensagem chega:

  1. de John smith - mova-o para o abc dobrador
  2. com Inscrição palavra no assunto - mova-a para o abc dobrador

Então, o que acontecerá se John smith envia a você um e-mail intitulado ‘Problemas de assinatura’? Ambas as regras serão aplicadas automaticamente, o que significa que a mesma mensagem chega ao abc pasta duas vezes. Agora, vamos prosseguir para a solução.

O método é simples. Se esta é a causa da duplicação, basta adicionar algumas palavras a uma das regras. Digitar ‘pare de processar mais regras‘, e isso será suficiente. Se a primeira regra contém esta ação, a segunda regra será ignorada.

E se o número de regras for diferente? Eles precisam ser classificados na ordem adequada. Isso não é ciência do foguete, mas tenha em mente que as mudanças afetam a mensagem que está sendo verificada.

Duplicar e-mails no Outlook: contas

Às vezes, os usuários falham quando configuram várias contas. Embora o Outlook permita isso, o ajuste deve ser meticuloso. Se acontecer de você adicionar contas que estão vinculadas à mesma caixa de correio, o resultado será irritante. Essas contas duplas são conhecidas como aliases de e-mail.

Se você configurar uma conta duas vezes via POP3, você vai acabar com dois aliases entregando o mesmo e-mail. Este é outro motivo comum para emails duplos no Outlook. Quando o cliente de e-mail está programado para deixar uma cópia no servidor, ambas as contas reúnem as mesmas mensagens. Se esse é o caso, configure um dos dois para parar de receber e-mails. Geralmente, contas de alias são, portanto, desativadas.

Eliminando e-mails duplicados no Outlook 2007

  1. Comece visitando o Ferramentas seção.
  2. Localizar Opções e clique no recurso.
  3. Dirija-se ao Configuração de correio aba.
  4. Clique no 'Enviar receberBotão '.
  5. Clique no 'EditarBotão '.
  6. Escolha a conta secundária.
  7. Desmarque a caixa intitulada ‘Receber itens de correio'.

Emails duplicados no Outlook 2010

Este método também funcionará para versões mais recentes do cliente de e-mail (2013, 2016, 2019, e escritório 365). Conseqüentemente, se você estiver recebendo e-mails duplicados no Outlook 2016, Siga esses passos.

Opções avançadas de envio / recebimento do Outlook

  1. Do menu ‘Arquivo', dirigir a 'Opções'.
  2. Escolha o 'Avançado' seção.
  3. Clique no 'Enviar receber…Botão '.
  4. Clique no 'EditarBotão '.
  5. Escolha a conta secundária.
  6. Desmarque a caixa ‘Receber itens de correio'.
  7. Escolha qual conta será usada para o envio.

Perspectiva

Duplicar e-mails no Outlook: Recreação de Perfil

Às vezes, os usuários podem precisar regenerar seus perfis. Isso pode acontecer devido a falhas técnicas e corrupção. Um caso comum é a reinstalação do SO, o que torna a configuração do Outlook inevitável. Se o sistema foi programado para reter uma cópia no servidor (POP3), todos os e-mails serão reunidos mais uma vez - mesmo que tenham sido entregues anteriormente.

Por que isso acontece? Sua nova configuração desconhece a existência do perfil anterior. Quando os usuários do Outlook 2007 crie seu novo perfil do zero, eles podem cometer o mesmo erro crasso. Enquanto a conta está sendo configurada, eles atribuem seu arquivo * .PST antigo como um local para entrega por padrão.

Isso resulta em duplicação. Mensagens antigas e novas são afetadas. A prevenção não é difícil. Aqui está o que fazer.

Use um arquivo * .PST vazio (Arquivo de Dados do Outlook) como seu local de entrega padrão. Você pode conectar facilmente o antigo mais tarde, enquanto todas as mensagens serão reunidas pelo novo arquivo.

  1. Inicie o sistema com essas configurações pelo menos uma vez.
  2. Estabeleça uma conexão com o antigo arquivo de dados do Outlook.
  3. Atribuir como local de entrega padrão. voila!

O 2010 versão permite que você reconecte o arquivo de dados original durante a configuração da sua conta POP3.

Como reconectar arquivos PST

As etapas exatas dependem da sua edição do cliente de e-mail. Ao usar o 2007 versão, siga esta sequência para parar de mensagens duplicadas no Outlook.

Abra o arquivo de dados do Outlook

  1. Vá para o menu ‘Arquivo'.
  2. De lá, abra o arquivo de dados do Outlook.
  3. Agora, transfira todas as mensagens que recebeu novamente para este arquivo.
  4. Feche o cliente de email.
  5. Vá para o Painel de Controle.
  6. Encontre os arquivos de dados via ‘Correio'- ‘Contas de e-mail'.
  7. Escolha o arquivo de dados anterior.
  8. Atribuir a ele o status padrão.
  9. Escolha o novo arquivo de dados.
  10. Remova.

Essas etapas eliminam o problema de duplicação, mas eles não apagam o arquivo antigo. Se você gostaria de limpar sua máquina, comece identificando seu caminho de localização por meio de Configurações. Por aqui, você pode removê-lo fisicamente.

Versões posteriores

Essas edições têm uma vantagem importante - a memória de mensagens baixadas anteriormente. Isso é possível porque o conhecimento está contido no próprio arquivo de dados. portanto, durante a configuração, você só precisa definir o arquivo de dados existente como o local padrão, ao invés de deixar o sistema gerar um limpo.

As contas cujas configurações foram buscadas por meio do AutoDiscover são diferentes. O usuário pode escolher a configuração manual. A opção chama uma tela que exibe as configurações da conta. A seção intitulada ‘Entregar nova mensagem a’ permite a seleção do arquivo de dados anterior.

E se a conta já tiver sido configurada? Você ainda pode atribuir o local certo para a entrega padrão. Para fazê-lo:

  1. Dirigir a 'Arquivo'.
  2. Vamos para 'Configurações de Conta' a partir de 'Configurações de Conta'.
  3. Escolha a conta necessária.
  4. Clique no 'Mudar pastaBotão '.
  5. Escolha ‘Novo arquivo de dados do Outlook ...'.
  6. Localize o arquivo antigo.

Possível culpado: Ferramentas de Sincronização

A oportunidade de sincronizar é ótima, já que os usuários podem copiar todo o catálogo de endereços para seus dispositivos móveis. Por aqui, ambientes de e-mail em computadores desktop e sistemas portáteis funcionam em uníssono e compartilham dados uns com os outros instantaneamente. Uma primeira conexão pode ser complicada, e também é uma causa de duplicação.

Isso é inevitável se os sistemas armazenam detalhes da mesma pessoa, mas o nome deles está escrito de forma diferente. Por exemplo, se ‘John’ em seu smartphone e ‘John ​​Smith’ em Outlook se referem à mesma pessoa, a sincronização criará um duplicado. Como o sistema deve saber se as entradas estão conectadas?

Conseqüentemente, antes de lançar o processo, arrume seu livro de endereços. É natural que os usuários armazenem contatos apenas pelo primeiro nome. Isso deve resultar em replicação. Limpar é mais fácil através do Outlook.

  1. Crie um novo perfil (use uma conta fictícia ou vá sem ela).
  2. Dê a este perfil um nome relevante para torná-lo fácil de encontrar (v.g., Contatos do telefone).
  3. Sincronizar com os contatos do telefone.
  4. Organize os contatos usando o cliente de e-mail.

Você também pode garantir que a primeira tentativa não crie duplicatas. Isso é feito movendo os detalhes do perfil de contatos do telefone para o original. Isso gera uma 'cópia mestre’ dos seus contatos no sistema de e-mail.

  1. Lance o cliente de e-mail usando o perfil original.
  2. Estabeleça uma conexão com o arquivo de dados (*.PST) no seu smartphone via ‘Arquivo’-‘Aberto’-‘Arquivo de dados do Outlook...
  3. Transfira dados do ‘Contatos do telefonePara a pasta de contatos original.

É recomendado que você faça backup do arquivo de dados caso os sistemas falhem ao sincronizar. Neste ponto, você ainda pode enfrentar o problema da replicação. Isso ocorre porque o sistema não tem inteligência para detectar entradas semelhantes. Felizmente, Há uma solução simples.

Remova todos os contatos do seu smartphone. Ajuste as configurações de sua ferramenta de sincronização. O objetivo aqui é usar o perfil de e-mail original e sincronizá-lo. Esta é uma maneira infalível de evitar duplicatas!

Possível culpado: Scanner de vírus

A defesa antivírus é crucial, mas alguns desses scanners se integram ao seu cliente de e-mail. Sua interferência no ciclo normal de correio pode levar a várias entregas dos mesmos e-mails.

Sem proteção, o processo de envio e recebimento é direto. Primeiro, o sistema irá conectar ao servidor de e-mail para ver quais e-mails estão armazenados atualmente. O servidor responde com uma lista, que é então comparado com aquele armazenado localmente. portanto, O Outlook verifica se todas as mensagens foram coletadas.

Se não houver nenhum novo e-mail, a conexão está fechada. Se houver entradas identificadas como novas, essas mensagens são solicitadas do servidor. Assim que forem recebidos, a conexão está fechada, e a lista local é atualizada.

Isso detalha um ciclo perfeito. Se uma interrupção resultar em encerramento inesperado, o cliente de e-mail não conseguirá fechar a conexão corretamente. Como o ciclo será considerado como falhado, a lista local de e-mails recebidos não será atualizada. Isso significa que o sistema não terá conhecimento das mensagens recebidas durante o ciclo defeituoso. portanto, durante o intervalo subsequente de envio / recebimento, vai identificar essas mensagens como novas, colete-os do servidor, e entregar duplicatas. O fechamento adequado de uma conexão é uma condição obrigatória para atualizar a lista local.

Scanners de vírus como interrupção

Um antivírus integrado atua como intermediário entre o Outlook e o servidor. Em vez de ir para o servidor, a solicitação de envio / recebimento é interceptada pela ferramenta. Em seguida, ele estabelece a conexão com o servidor, adquire a lista de e-mails armazenados, gerencia os tempos limite, fecha a conexão, e informa o Outlook deste.

Isso não significa que os antivírus sejam nocivos por padrão. Alguns desses sistemas funcionam perfeitamente. Contudo, pois interferem no processo, eles criam um novo ponto de falha. Se a conexão não for fechada como deveria ser, você pode acabar com duplicatas. Isto é porque, durante a próxima conexão, as mesmas mensagens chegarão à sua caixa de entrada.

Esta não é a única razão para evitar sistemas integrados de digitalização. Na verdade, eles são simplesmente desnecessários. É suficiente usar as configurações de segurança padrão do cliente de e-mail, e instalar um scanner confiável ao acessar. Contanto que você mantenha as atualizações da ferramenta, sua proteção é suficiente. Desative a integração se o seu antivírus a estabelecer por padrão. O procedimento exato deve ser especificado em sua documentação.

Possível culpado: firewall

Um firewall é uma ferramenta útil para defesa cibernética. Contudo, também pode interferir na recepção do seu correio. Esses sistemas podem encerrar uma conexão com o servidor antes que a verificação seja concluída. Se suas configurações forem muito rígidas, estes devem ser mudados.

Verifique e desabilite o sistema. Em seguida, observe os resultados de dois intervalos subsequentes de envio / recebimento. Se o firewall era realmente a raiz da duplicação, você vai notar que parou. Estude a documentação para ver como configurar seu firewall corretamente. Procure a seção dedicada à recuperação de correio.

Ferramentas Automatizadas

Finalmente, você pode pular os ajustes manuais completamente. Hoje, existe uma ampla gama de ferramentas especiais projetadas para eliminar duplicatas. Estes são conhecidos como utilitários de remoção duplicados. portanto, se o volume de e-mail replicado for muito grande para lidar manualmente, automação economiza muito tempo.

Conclusão

Duplicatas de correio não são apenas redundantes: eles entupem sua caixa de entrada, impedindo comunicação eficiente. Limpar a bagunça leva tempo, e o procedimento depende do culpado. Neste artigo, oferecemos soluções para casos comuns de multiplicação.

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