Automatiserade funktioner kan spara mycket tid. En märkbar fördel med Outlook är dess förmåga att memorera mottagare. Systemet kommer ihåg varje adressat du någonsin kontaktat.
Dessutom, detta täcker alla kategorier inklusive kopior och blinda kopior. Funktionen kan justeras efter dina behov.
Autofill är en fixtur i Outlook-miljön. Om funktionen är på, du kommer säkert att märka det. Så snart du börjar skriva ett e-postmeddelande som använts tidigare (till och med en gång!), systemet föreslår en matchning. Detta är allt möjligt tack vare Outlook AutoComplete.
Men vet du hur du använder det till fullo?
Var lagras Outlook Autofill-kontakter?
E-postsystemet använder en specialfunktion som heter Outlook AutoComplete-lista. Det ger obestridlig bekvämlighet. Många versioner av e-postmiljön har det. Det finns bara några få undantag.
Om du använder skrivbords- och webbaserade versioner av Outlook 365, kom ihåg att deras listor är separata. Därför, förändringar i en källa påverkar inte motsvarigheten. Så, vad kan autofyllning av Outlook göra? Det låter dig gå in, Redigera, och ta bort föreslagna e-postmeddelanden efter behov. Här är en översikt över möjligheterna för AutoComplete Outlook 2016 och andra.
Innehållsförteckning:
- Hur man tar bort onödiga poster från listan Autocomplete?
- Hur du inaktiverar och aktiverar Outlook Autocomplete-funktionen?
- Hur du raderar hela listan över e-postmeddelanden i Autocomplete?
- Hur du fyller i autokompletteringslistan med nya adresser?
Radera separata poster
Skrivfel händer, och de ska inte lagras i systemminnet. Emellertid, Outlook behåller dem fortfarande som standard - det finns inget sätt för det att upptäcka ogiltiga poster. Vanligtvis, du har två adresser för samma kontakt: den giltiga och ogiltiga. Detta är mycket obekvämt, eftersom du enkelt kan välja fel förslag, och skicka e-postmeddelandet till fel adress igen! Om det inte fanns något sätt att ta bort poster, E-postadressen för automatiskt utfyllande av MS Outlook skulle vara felaktigt.
Hur raderar jag en lista med autokompletterade listor åt gången?
Borttagningen är enkel. Här är vad du ska göra om fel förslag frustrerar dig. Allt görs via ett nytt meddelandefönster. Börja skriva adressen som ska raderas. En rullgardinslista kommer att utvecklas. När ett förslag är markerat, det finns en korssymbol till höger. Det är exakt vad som får jobbet gjort. Alternativt, du kan trycka på Delete-tangenten.
Den här metoden gäller inte den mobila versionen, men det passar perfekt för den webbaserade (365). Om det inte finns några fel på din lista, du kan städa upp det snabbt, ta bort poster en efter en.
Begränsningar som gäller
Antalet e-postmeddelanden som ditt system kommer ihåg beror på dess version. Till exempel, den 2007 upplagan har den största kapaciteten - upp till 2,000. Senare utgåvor kan lagra upp till 1,000 endast. När tröskeln har nåtts, e-postklienten automatiskt “glömmer” adresserna du använder minst. En logisk takeaway är att du bör ta bort felaktiga poster för att undvika att du tappar värdefulla poster. Ibland, Du kan fortfarande behöva hitta en mottagare som du kontaktade för år sedan. Det finns ett sätt att öka minneskapaciteten, men det är för opålitligt att rekommendera.
Outlook Autocomplete fungerar inte: Lösning
Om du märker att systemet inte lagrar nya poster, det beror troligen på korruption. Börja med att eliminera onödiga poster. Om detta inte avhjälper situationen, töm listan (se nedan), och börja igen. Även om det inte är perfekt, det är fortfarande en fungerande lösning som låter dig fylla på listan.
Aktivering och deaktivering
Vissa användare tycker att funktionen är irriterande om den inte fungerar. Andra vill aktivera det för att förbättra bekvämligheten. Lyckligtvis, AutoComplete kan vara på och av när du vill. Förfarandet är enkelt och snabbt.
- Börja med “Fil” fliken och gå till “Alternativ“.
- Välj E-post och justera inställningarna: markera / avmarkera rutan bredvid det långa alternativet “Använd lista med automatisk komplettering för att föreslå namn när du skriver in till, CC and BCC lines“.
Detta alternativ finns i “Skicka meddelanden” sektion. - Stäng fönstret. Gjort!
Radera hela listan
Det kan vara nödvändigt att ta bort hela Outlook AutoComplete-e-postadresslistan. Lyckligtvis, det finns en inbyggd funktion för det, så du behöver inte oroa dig för att av misstag ta bort legit adresser. Din e-postklient har en speciell knapp som är utformad för att få jobbet direkt.
Börja med att följa stegen för aktivering / inaktivering. När du kommer till avsnittet "Skicka meddelanden", du ser den nödvändiga knappen till höger. Det kallas 'Tom Auto-Complete list'. Avsluta med 'Ja'.
Accelererad ifyllning av Autocomplete List
Ibland, Du kan behöva ange ett gäng e-postmeddelanden på en gång. Att arbeta med var och en för sig är tröttsamt och tidskrävande. Istället, använd en annan bekväm inbyggd funktion. Att uppnå målet, användare måste ha alla nödvändiga adresser i sin adressbok. Den viktigaste försiktighetsåtgärden är att byta till offline-läget. Annars, du riskerar att skicka tomma e-postmeddelanden till varje vald mottagare. Offline-arbete nås via Inställningar på din Skicka ta emot flik. Nu, växla till fliken Hem och fortsätt därifrån.
- Gå till “Skicka / Motta” Tab och klicka “Arbeta offline” för att aktivera offlineläget.
- Gå tillbaka till “Hem” Tab och klicka “Ny E-post” knappen. Eller använd Ctrl + N nycklar kombination.
- Klicka på “Till…” knappen för att öppna fönstret för val av kontakter.
- Välj alla kontakter i kontaktlistan. Du kan välja den första, och sedan den sista mottagaren som markerar hela gruppen. Detta görs genom att hålla Shift-knappen intryckt. Alternativt, Du kan hålla ner Ctrl och välja enskilda kontakter eller deras undergrupper.
- Klicka på “Till” för att fylla i lämpligt fält av valda kontakter.
- Klicka på “Okej” knappen för att stänga fönstret för val av kontakter.
- Stäng e-postmeddelandet utan att skicka det.
- Upprepa proceduren för andra adressböcker om det behövs. Kom ihåg om 1,000 begränsa.
I fall om du klickar “Skicka” av misstag, e-postmeddelandet kommer att fastna i din utkorg, eftersom Outlook är offline. Öppna mappen Utkorg Utkorg och ta bort e-postmeddelandet, så det lämnar inte ditt system av misstag. Byt tillbaka online-läget genom att ta samma steg för lägesomkopplaren som beskrivs ovan.
När proceduren är klar, alla valda kontakter landar på din AutoComplete-lista. Den här processen är lätt när du vänjer dig. Nu, du behöver inte lägga till adresser en efter en. Detta sparar mycket tid och ansträngning. Emellertid, kom ihåg om offline-läget - riskera inte att genera dig själv.
Fler Knowledge Base
Så vad gör du när den felaktiga e-postadressen inte har en “X” bredvid den. Irriterande nog gör den korrekta adressen, så jag kunde ta bort rätt e-postmeddelande från min autoslutförandelista men inte det felaktiga. Det värsta är att jag inte ens var den som skrev fel. Någon annan gjorde det och jag svarade alla, inklusive den felaktiga adressen.