Att göra e-migration en enkel resa - gång på gång!

Hur konvertera Outlook e-post till PDF?

Hur konvertera Outlook e-post till PDF?

Exportera e-postmeddelanden till Acrobat PDF är en gemensam uppgift inom rättsdataanalys. Företag också ofta behöver spara Outlook e-post som PDF för olika ändamål: rapportering, datamigrering, presentationer och så vidare. I denna artikel beskrivs flera sätt att vända ett e-post till ett PDF-dokument.

Innehållsförteckning

Alternativet 1: Använda Data Extraction Kit för Outlook

Finns för alla Windows och Outlook-versioner.

Eftersom den senaste versionen Data Extraction Kit för Outlook stöder utvinna Outlook e-post som PDF-filer. Med detta verktyg kan du spara Outlook e-post som PDF eller konvertera PST-filer till PDF. Så hur man använder datautvinning kit för Outlook för att konvertera meddelanden till PDF?

Här är handledningen:

  1. Hämta, installera och köra Data Extraction Kit för Outlook.
  2. I den Formatera sektion, göra det möjligt för “Anpassad exportformat” alternativet.
  3. I den E-post falla ner, Välj “PDF - Adobe Acrobat”. Detta kommer att visa ytterligare PDF export alternativ (se nedan).
    Alternativet Anpassad exportformat
  4. Välj om du vill exportera e-post från Outlook eller från en PST-fil genom att klicka på motsvarande knapp. Välj sedan mappen Outlook eller PST-fil att exportera till PDF.
    Knappar Outlook och PST

Programmet kommer automatiskt att skanna den valda mappen eller PST-fil och kommer att spara Outlook e-postmeddelanden till PDF-filer.

Till skillnad från vanliga export metoder som beskrivs nedan, detta alternativ har flera fördelar:

  • Först av allt, Data Extraction Kit för Outlook kan hantera flera meddelanden på en gång. Dessutom, Programmet behandlar också mappar och även undermappar vid behov. Detta är en enorm tidsbesparing när du behöver konvertera hundratals e-postmeddelanden för en forensics eller företag rapport eller parti konvertera msg till pdf.
  • Sedan, e kroppen omvandlas till sökbar text-baserade PDF-dokument. Plus, Programmet kan korrekt hantera e-postbilagor. Om du vill bevara bifogade filer och lägga till dem i genererade PDF, Välj “Lägg e-postbilagor till PDF” alternativ och program kommer att konvertera Outlook e-post till pdf med bilagor.
  • Ett annat alternativ ”Ange storlekar av bilagor” lägger till ytterligare information i huvudet av den exporterade budskap om storlekar bifogade filer i e-post.
  • Den “Komprimera PDF-fil” Alternativet minskar storleken på den utgående PDF-fil genom att komprimera den.

Exempel på MSG till PDF konvertering

Source Outlook-meddelande:

Source e-post

Resultat PDF-fil:

Outlook-meddelande med bilagor konverteras till PDF-format

Exempel på Outlook e-post omvandlas till PDF-format. Acrobat reader gör det möjligt att visa e-postmeddelandet själv och lista över e-postbilagor. Nu har dessa e-postbilagor omvandlas till PDF-bilagor d.v.s.. inbäddad i PDF struktur.

Alternativet 2: Exportera meddelanden från Outlook till PDF med PDF-skrivare

Finns för Windows 10 eller ovanför

i Outlook 2007, 2010, 2013 och 2016 du kan spara alla spara e-post som pdf genom att använda den virtuella PDF-skrivaren “Microsoft Skriv ut till PDF” inbyggd i Windows 10. Om du behöver konvertera Outlook-meddelanden till pdf från PST datafil, öppna den första i Outlook och sedan exportera PST till pdf på följande sätt…

Skriv enda Outlook e-post till PDF

Här är hur att använda denna metod:

  1. Öppna e-postmeddelande som du vill spara som PDF.
  2. Fil tab klick Skriva ut.
  3. I den Skrivare dropdown välj Microsoft Skriv ut till PDF.
  4. Klicka på Skriva ut. Detta kommer att öppna Microsoft Print till dialogrutan PDF.
  5. Ange mappen och filnamnet på den utgående PDF.
  6. Klicka på Spara.

Nackdelen med denna metod är att du bara kan spara ett meddelande åt gången. Men om du vill konvertera ett enda meddelande till PDF och behöver inte bädda bifogade filer, Detta är den mest användbara alternativet.

Alternativet 3: Spara Outlook e-post som PDF från Microsoft Word

Finns för alla Windows-versioner

För Windows-versioner tidigare än Windows 10, kan du använda ett annat sätt att exportera Outlook-meddelanden till PDF. I grund och botten, du först exportera e-post till HTML, sedan konvertera det till PDF.

Här är den detaljerade steg-för-steg-guide:

  1. i Outlook, öppna e-postmeddelande som du vill spara som PDF.
  2. Fil tab klick Spara som.
  3. I Spara som dialogrutan, ange mappen och filnamnet på filen.
  4. I den Spara som typ box välja HTML.
  5. Klicka på Spara.
  6. Nu, kör Microsoft Word och öppna HTML-dokument du just sparade med hjälp av Fil > Öppna meny.
  7. Klicka på Fil > Spara som i meny.
  8. I Spara som dialogrutan, Välj PDF i filtyp rullgardins.
  9. Klicka på Spara.

Detta sätt att exportera Outlook e-post är enkelt och allmänt tillgängliga, men du måste konvertera varje meddelande manuellt. Också, du behöver för att manuellt skapa en mapp innan du exporterar e-postmeddelanden där.

Så vad möjlighet att använda?

Sammanfattningsvis, Data Extraction Kit för Outlook kan spara flera Outlook-meddelanden som PDF-dokument, inklusive bilagor. Programmet fungerar automatiskt och smidigt, och skapar sökbara, domstol vänliga PDF-dokument, vilket är viktigt för digitala utredare och kriminaltekniska utredare. Det är det enda sättet att köra bulk konvertering av Outlook e-post till PDF-format, vilket gör denna programvara oumbärlig.

Fler Knowledge Base


Outlook Add-ins

10 bästa gratis tillägg för Microsoft Outlook

MS Outlook har blivit standard för att organisera företagets post idag, medan det är ganska Läs mer

Kalender

Outlook-kalendern Tips och tricks

Personer som använder Microsoft Outlook-kalendern är oftast medvetna om hur nyttigt det är för att hantera Läs mer

Global Outlook Adressbok

Uppdatering den globala adresslistan i Outlook på Windows

En global adresslista är ett värdefullt verktyg för alla företag, klubb, eller community där Läs mer

Egenskaper

Nya funktioner i Outlook 2019 för Windows

Här är en översikt av de mest imponerande nya funktioner som dök upp i Microsoft Outlook Läs mer

Outlook mappar management

Hur man använder Outlook-mappar för att hålla ordning Inkorgen

I den moderna näringslivet, e-post fungerar delvis funktionen av en telefon; det är Läs mer

Hur användbar var den här artikeln?

Klicka på en stjärna för att betygsätta det!

Medelbetyg / 5. röst starkare:

När du hittat det här inlägget användbar ...

Följ oss på sociala medier!

Vi beklagar att detta inlägg inte var användbart för dig!

Låt oss att förbättra det här inlägget!

 
kommentarer

inga kommentarer än.

 

Hur konvertera Outlook e-post till PDF?

dags att läsa: 3 mig