Ако използвате Outlook имейл, понякога можете да получите имейл с всички подробности за среща. Можете да превърнете имейлите в срещи, ако знаете какво да правите.
Промяната на имейл на Outlook в срещи може да се извърши по няколко начина, в зависимост от вашите знания и предпочитания. Следното е как да конвертирате имейл на Outlook в покана за среща в Outlook:
Преобразувайте имейл в среща в Outlook, като плъзнете имейла към иконата на календара
Може да изглежда малко по-трудно от Създайте задача от имейл в Outlook, но опитайте тези методи:
метод 1: Drag Email into Calendar
Първият метод как да конвертирате имейл в покана за среща в Outlook включва това, когато нямате оригиналните прикачени файлове.
Процесът за преобразуване на имейл в заявки за срещи е както следва:
Използвайте поканата за среща, за да създадете срещата
- Отворете вашата входяща кутия на Microsoft Outlook.
- Изберете имейл съобщението, което включва информацията за срещата.
- Плъзнете имейла до иконата на календар в долната част на екрана на Outlook.
- Автоматично ще бъде създадена среща в календара с имейл съобщенията като подробности за поканата за среща в Outlook.
метод 2: Respond to an Email message with a Meeting request
Още една бърза стъпка за превръщане на имейла в срещи:
- Do one of the following actions
а. Изберете имейла с подробностите за срещата. Тогава, щракнете върху бутона „Среща“ в групата Отговори в раздела Начало.
б. In an open message, on the Message tab, in the Respond group, select Meeting. - Enter the location and Start and End times of the meeting. (Fill out other details).
- Веднага, ще се появи покана за среща
- Използвайте поканата за среща, за да създадете срещата.
Използвайки горния процес, ако имейлът има прикачени файлове, срещата или срещата няма да бъдат включени в имейл заявката.
Коригирайте срещата си
- Дори след като конвертирате имейла на Outlook в среща в календара, все още може да се наложи да коригирате подробностите за срещата или срещата. Процесът за това е както следва:
- Оценете и пренапишете темата на срещата
- Добавете текст на покана към срещата, който потвърждава срещата
- Добавете вашите присъстващи, особено ако някой не е включен в имейла
- Изберете дата и час за срещата.
- Изберете Покана.
Преобразувайте имейл с прикачени файлове в среща
Към Outlook конвертирайте имейл с прикачени файлове в среща, направите това:
- Натиснете „Alt + F11“, за да отворите Outlook VBA редактор.
- Copy the VBA code into a project or module.
- Излезте от редактора на Outlook VBA и добавете макро модула към лентата с инструменти за бърз достъп (QAT).
- Отворете нов имейл и щракнете върху бутона за макроси в QAT.
- Веднага ще се появи покана за среща. Оригиналните прикачени файлове ще бъдат включени, но оригиналната заглавка на имейла няма.
Бонус: Как да конвертирате поканата за среща в имейл в Outlook?
Можете също така да превърнете среща в календара или среща в имейл съобщение в Outlook, като използвате Перспектива календарни съвети и трикове. По същество е обратното на това, което правите, за да поставите имейл в срещи в календара.
Можете да превърнете нова среща в отворено съобщение, като направите следното:
- Плъзнете среща в календара до иконата за имейл в долната част на екрана на Outlook
- Това ще създаде имейл съобщение, което включва текста на срещата в календара.
- Уточнете подробностите за срещата и изпратете имейла.
Функцията в Microsoft Outlook, която ви позволява да преобразувате покана за среща в имейл, е полезна и ще бъде полезна понякога.
заключение
Превръщането на имейли в покани за срещи и обратно е изключително важно умение, което ще ви спести много време. Можете също така да планирате нова среща на екип в Outlook и да я изпратите на членовете на екипа си чрез имейл съобщение.
Използването на горните процеси ще запази вашите данни и ще улесни споделянето им. Освен това ще ви спести време! Може да се интересувате и от как да добавите среща на екипи в Outlook.
