Осъществяване имейл миграция лесносмилаеми ™ - след време!

Как да експортирате имейли от Outlook в Excel

Как да експортирате имейли от Outlook в Excel

Що се отнася до пощенските клиенти, Outlook е предпочитаната среда за много фирми и потребители. Сигурно е, универсален, и мощен. Човек може да съхранява и управлява голям обем електронна кореспонденция и да има достъп до множество акаунти на един сървър. Въпреки това, има и няколко недостатъка - например, някои потребители се чувстват разочаровани, когато се опитват да експортират имейли от MS Outlook.

Въпреки че съществуват различни ръчни методи, никой от тях не е перфектен. Когато има малко информация, можете да копирате и поставите отделни имейли в Word или друг текстов процесор. Оригиналното форматиране може да не се запази.

Бележник с Excel

В тази статия, ще разгледаме няколко надеждни начина да превърнете имейлите си в електронни таблици за Microsoft Excel. За съжаление, няма вълшебен бутон, който да ви позволява автоматично да експортирате имейли от Outlook в Excel. Може да е сложно, освен ако не знаете няколко трика - открийте ги по -долу.

Причини за експортиране на имейли на Outlook

Потребителите може да искат да преместят пощата си по различни причини. Най -често срещаните мотиви за експортиране на имейли на Outlook в Microsoft Excel са следните:

  • необходимостта от преминаване към нов сървър
  • необходимостта от създаване на списък за разпространение за други приложения
  • необходимостта да превключване между платформи
  • необходимостта от споделяне на информация с друг потребител
  • необходимостта от резервно копие.

Когато преминавате от система на система, данните често се повреждат или губят. Задачата за прехвърляне в Excel не е никаква част - ако опитате съмнителен метод, рискувате да загубите информацията завинаги. Вместо да поемате излишни рискове, възползвайте се от тайните, които споделяме по -долу. Ще ви покажем как да копирате и поставите данните или да експортирате в CSV файл.

Предимства на импортирането в електронни таблици

Експортът в Microsoft Excel е един от най -надеждните начини за прехвърляне. Форматът на електронна таблица ви позволява да подредите разговорите в база данни. Тя ще ви позволи да намерите стари контакти и обмени по различни параметри като дата на контекст.

Електронна таблица като резервна опция също си струва да се обмисли. Всяка ценна информация от Outlook трябва да бъде копирана за изтегляне. Рано или късно, може да се наложи да намерите конкретни разговори за лични или правни цели. В случай на повреда на сървъра, ако данните изчезнат (което е кошмарен сценарий!) ще имате XLS файла, на който да се върнете.

Как да експортирате имейли на Outlook в Excel

Искате ли да създадете списък за разпространение или съдебномедицински доклад? Ето най -добрият начин да направите това:

ИзтеглянеЗа Windows 32/64-битовРегистрирайте сеОтключване на пълна версия

  1. Щракнете върху бутона по -горе, за да изтеглите софтуера на Outlook Outlook Export Kit.
  2. Инсталирайте и стартирайте.
  3. Щракнете върху “Доклади” и изберете “Списък с контакти” или “Списък на имейл адресите, получатели” ако искате да генерирате списък за разпространение,
    или
    избирам “Имоти за имейл…” ако искате да създадете списък с имейли на Outlook в техните свойства.
  4. Изберете опциите за отчет и го изпълнете.
  5. Отворете файла с резултати в Microsoft Excel или друг редактор на електронни таблици.

Декит съобщава

Също така комплект за извличане на данни за Outlook позволява да се създаде списък с акаунти и пароли в Outlook. Виж това. Освен това може да искате да знаете как да Импортирайте имейл адреси от Excel в Microsoft Outlook.

Как да експортирате пощенски данни в Microsoft Excel с помощта на Outlook

Това не е ракетна наука, но тук има едно предупреждение: не очаквайте да запазите никакъв стил. Данните ще бъдат прехвърлени като обикновен текст с контакти, и всички връзки ще бъдат основни. Тук няма изключения или заобиколни решения, нито на Windows, нито на Mac. Ако наистина трябва да запазите външния вид на оригиналните имейли, вместо това ги запазете като HTML. В противен случай, следвайте тази процедура:

  1. Отворете приложението Microsoft Outlook.
  2. Отидете в менюто Файл.
  3. Изберете функцията за отваряне и експортиране.
  4. Изберете „Импортиране/експортиране“, за да намерите „Експортиране във файл“. Износ на Outlook във файл
  5. Посочете, че трябва да създадете файл за Excel (CSV), не PST файл.
  6. Изберете от наличните папки, където файлът може да бъде запазен.
  7. Поставете отметка до опцията за експортиране на „Съобщения по електронна поща“.
  8. Променете полетата Map Custom, ако е необходимо.
  9. Завършете, като щракнете върху „Край“.
  10. Затворете клиента на Outlook.
Съвет: В стъпка 8, можете да настроите фино настройките си в прозорците за картографиране на полета. Това ще гарантира, че всеки елемент от имейлите ви попада в подходяща клетка в Microsoft Excel (например, имейл адресите на изпращачите ще бъдат посочени в „От: (адрес)"Поле. Можете да добавяте или премахвате полета, както сметнете за добре. Щракнете върху OK, за да потвърдите избора си и да стартирате процеса на извличане на Outlook.

Картиране на персонализирани полета

След като щракнете върху „Край“, всичките ви съобщения ще попаднат в новосъздадения файл - проверете папката, за да се уверите. Имайте предвид, че и двата формата на Microsoft Excel са подходящи.

Как да отворите CSV файл

В случая с CSV (Отделени със запетая стойности) формат, можете също така лесно да мигрирате в електронна таблица след това. Просто щракнете с десния бутон върху експортирания CSV файл, и изберете „Отваряне с…“ - Excel в контекстното меню. Файлът ще се отвори в програмата, така че можете да го запишете като XLS файлов формат.

CSV файл

Директният начин за извличане на данни от имейли на Microsoft Outlook

Можете да преместите всичките си имейли от Outlook 2016 или друга версия на Windows или Mac групово. Не е необходимо първо да експортирате данните в самостоятелен файл. Ето как бързо да свършите работата чрез копиране и поставяне:

  1. Отворете Outlook и влезте в изгледа Mail.
  2. Отворете папката, чието съдържание трябва да бъде прехвърлено.
  3. Копирайте всички имейли със или без текст (вижте върха по -долу).
  4. Отворете MS Excel.
  5. Създайте нов файл с електронна таблица.
  6. Вмъкнете копираните имейли - изберете клетка A1 и поставете, като използвате стандартния „Ctrl + Команда V ’/’ + V 'команда за експортиране на имейли на Outlook.
  7. Запазете файла. на вашето устройство с Windows или Mac.

Как да копирате имейли за Microsoft Excel (Стъпка 3)

Има два начина за импортиране на имейли във всяка версия, включително Outlook 2013 - със или без техния текст. За запазване на съдържанието, следвайте всички стъпки по -долу. За износ без тях, започнете от стъпка 6.

Направете следното:

  1. Деактивирайте режима на екрана за четене на Outlook чрез менюто „Изглед“.
    Outlook Изключване на панела за четене
  2. Докато все още сте във View, щракнете върху опцията Добавяне на колони.
  3. Новото поле, наречено Показване на колони, ви позволява да избирате колони от „Всички полета за поща“. Изберете тази опция.
  4. В списъка „Налични колони“, маркирайте „Съобщение“.
  5. Завършете, като щракнете върху „Добавяне“ и „OK“.
  6. Маркирайте пълното съдържание на пощенската кутия във вашата отворена папка.
  7. Копирайте данните на Outlook, като използвате „Ctrl + C 'команда.
Съвет: Има и други начини да копирате пощата, без да създавате файл. Например, можете да изберете всеки имейл и да щракнете върху „Ctrl + А, за да подчертаем останалите, или изберете първото съобщение и щракнете върху Ctrl + изместване + Край със същата цел.

Експортирайте имейли от Outlook в Excel с дата и час

ако трябва да запазите данните за датата и часа, използвайте копието & метод на поставяне. Системата Outlook ще ви позволи да преглеждате имейли от определен диапазон от данни. Методът е подобен на обикновеното директно копиране. Ето какво да направя:

  1. Отивам за да лента за търсене на Outlook 2010 или друга версия.
  2. Въведете двете дати определяне на обхвата.
  3. Щракнете върху „Enter“.
  4. Маркирайте имейлите с периода от време (използвайте върха за Стъпка 3 горе).
  5. Копирайте селекцията (Ctrl + ° С).
  6. Отворено MS Excel.
  7. Вмъкнете копираните данни в празна електронна таблица (Ctrl + В).

Поздравления! Сега съобщенията с посочените параметри на времето попаднаха в електронната ви таблица. Не е нужно да търсите папки на нашето устройство - просто копирайте и поставете директно! Този основен метод се използва за специфични видове аналитична работа. Обърнете внимание, че вместо това не генерира експортиран CSV файл, запазвате електронните таблици след поставяне на данните. Сега знаете как да експортирате имейли на Outlook в Excel с дата и час.

Заключителни думи

Това са най -често срещаните начини за прехвърляне на пощенски данни от Outlook 2019 и предишни издания в Excel. Ако едната или и двете ви системи са на Macintosh, последователността е подобна. Ако трябва физически да прехвърлите CSV файла на друг компютър, използвайте всякаква външна памет или я запазете в облак. Можете също да го изпратите по имейл на вашия адрес за Mac.

Ако имате нужда от архивиране, можете също да експортирате имейли на Outlook в самостоятелен PST файл. Запазете го на всяко безопасно място. Той ще съдържа не само съобщенията, но и вашите контакти, задачи, и задания. Можете също да прехвърляте имейли от други пощенски клиенти директно в Outlook със специален конвертор, който генерира PST. Данните могат да бъдат изтеглени в отделен файл или директно във вашия активен профил в Outlook.

Колко полезен беше този пост?

Кликнете на звезда, за да го оцените!

Средна оценка 0 / 5. брой Гласувайте: 0

Няма гласували досега! Бъдете първите, който ще оцени този пост.

Както сте намерили този пост полезна ...

Следете ни в социалните медии!

Съжаляваме, че този пост не е била полезна за вас!

Нека да се подобри този пост!

Кажете ни как можем да подобрим този пост?

 
Коментари

Без коментари все още.

Оставете коментар

 

Как да експортирате имейли от Outlook в Excel

време за четене: 6 мен