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Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

Cuando se trata de clientes de correo, Outlook es el entorno preferido para muchas empresas y usuarios. Es seguro, versátil, y poderoso. Se puede almacenar y administrar un gran volumen de correspondencia electrónica y acceder a múltiples cuentas en un servidor. Sin embargo, también hay algunas desventajas, por ejemplo, algunos usuarios se sienten frustrados cuando intentan exportar correos electrónicos desde MS Outlook.

Si bien existen diferentes métodos manuales, ninguno de ellos es perfecto. Cuando hay poca información, puede copiar y pegar correos electrónicos separados en Word u otro procesador de texto. Es posible que no se conserve el formato original.

Cuaderno con Excel

En este artículo, cubriremos algunas formas confiables de convertir sus correos electrónicos en hojas de cálculo para Microsoft Excel. Desafortunadamente, no hay un botón mágico que le permita exportar correos electrónicos de Outlook a Excel automáticamente. Puede ser complejo a menos que conozcas algunos trucos; descúbrelos a continuación..

Razones para exportar correos electrónicos de Outlook

Los usuarios pueden querer mover su correo por diferentes motivos. Las motivaciones más comunes para exportar correos electrónicos de Outlook a Microsoft Excel son las siguientes:

  • la necesidad de realizar la transición a un nuevo servidor
  • la necesidad de crear una lista de distribución para otras aplicaciones
  • La necesidad de cambiar entre plataformas
  • la necesidad de compartir información con otro usuario
  • la necesidad de una copia de seguridad.

Cuando pasa de un sistema a otro, los datos a menudo se dañan o se pierden. La tarea de transferir a Excel no es pan comido, si prueba un método dudoso, corre el riesgo de perder la información para siempre. En lugar de correr riesgos innecesarios, aprovecha los secretos que compartimos a continuación. En su lugar, le mostraremos cómo copiar y pegar los datos o exportarlos a un archivo CSV..

Ventajas de importar a hojas de cálculo

Exportar a Microsoft Excel es uno de los modos de transferencia más confiables. El formato de hoja de cálculo le permite organizar las conversaciones en una base de datos. Le permitirá encontrar contactos e intercambios antiguos por diferentes parámetros como la fecha de contexto.

También vale la pena considerar una hoja de cálculo como opción de respaldo. Cualquier información valiosa de Outlook debe copiarse para su recuperación.. Tarde o temprano, es posible que necesite encontrar conversaciones particulares para fines personales o legales. En caso de falla del servidor, si los datos desaparecen (que es un escenario de pesadilla!) Tendrá el archivo XLS al que recurrir.

Cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel

¿Le gustaría crear una lista de distribución o un informe forense?? Esta es la mejor manera de hacer esto.:

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  1. Haga clic en el botón de arriba para descargar el software Outlook Data Export Kit.
  2. Instalarlo y ejecutarlo.
  3. Haga clic en “Informes” y elige “Listado de contactos” o “Lista de direcciones de correo electrónico del destinatario” si desea generar una lista de distribución,
    o
    escoger “Propiedades de correo electrónico…” si desea crear una lista de correos electrónicos de Outlook dentro de sus propiedades.
  4. Elija las opciones del informe y ejecútelo.
  5. Abra el archivo de resultados en Microsoft Excel u otro editor de hojas de cálculo.

Informes Dekit

Además, el kit de extracción de datos para Outlook permite crear una lista de cuentas y contraseñas de Outlook. Mira esto. Además, es posible que desee saber cómo Importar direcciones de correo electrónico de Excel a Microsoft Outlook.

Cómo exportar datos de correo a Microsoft Excel usando Outlook

Esto no es ciencia de cohetes, pero aquí hay una advertencia: no espere conservar ningún estilo. Los datos se transferirán como texto sin formato con los contactos., y cualquier enlace será básico. No hay excepciones ni soluciones alternativas aquí., ni en Windows ni en Mac. Si realmente necesita conservar la apariencia de los correos electrónicos originales, guárdelos como HTML en su lugar. De otra manera, sigue este procedimiento:

  1. Abra la aplicación Microsoft Outlook.
  2. Dirígete al menú Archivo.
  3. Elija la función para abrir y exportar.
  4. Seleccione "Importar / Exportar" para buscar "Exportar a un archivo". Exportación de Outlook a un archivo
  5. Especifique que necesita crear un archivo para Excel (CSV), no es un archivo PST.
  6. Elija entre las carpetas disponibles donde se puede guardar el archivo.
  7. Marque la casilla junto a la opción de exportación "Mensajes de correo electrónico"..
  8. Cambie los campos personalizados del mapa si es necesario.
  9. Finalice haciendo clic en "Finalizar".
  10. Cerrar el cliente de Outlook.
Punta: Al paso 8, puede ajustar su configuración en las ventanas para el mapeo de campo. Esto asegurará que cada elemento de sus correos electrónicos llegue a una celda adecuada en Microsoft Excel. (por ejemplo, Las direcciones de correo electrónico de los remitentes aparecerán en la sección "De: (dirección)"Campo. Puede agregar o eliminar campos como mejor le parezca. Haga clic en Aceptar para confirmar su selección e iniciar el proceso de extracción de Outlook.

Mapeo de campos personalizados

Después de hacer clic en "Finalizar", todos sus mensajes aterrizarán en el archivo recién creado; verifique la carpeta para asegurarse. Tenga en cuenta que ambos formatos de Microsoft Excel son adecuados.

Cómo abrir un archivo CSV

En el caso del CSV (Valores Separados por Comas) formato, luego puede migrar a una hoja de cálculo con la misma facilidad. Simplemente haga clic con el botón derecho en el archivo CSV exportado, y elija "Abrir con ..." - Excel en el menú contextual. El archivo se abrirá en el programa., para que pueda guardarlo como un formato de archivo XLS.

archivo CSV

La forma directa de extraer datos de los correos electrónicos de Microsoft Outlook

Puede mover todos sus correos electrónicos desde Outlook 2016 u otra versión en Windows o Mac a granel. No es necesario exportar los datos a un archivo independiente primero. A continuación se explica cómo hacer el trabajo rápidamente mediante copiar y pegar:

  1. Abra Outlook y acceda a la vista de correo..
  2. Abra la carpeta cuyo contenido debe transferirse.
  3. Copie todos los correos electrónicos con o sin texto (ver el consejo a continuación).
  4. Abra MS Excel.
  5. Crea un nuevo archivo de hoja de cálculo.
  6. Inserte los correos electrónicos copiados: seleccione la celda A1 y péguela con la tecla Ctrl estándar + Comando V ’/’ + Comando V 'para exportar correos electrónicos de Outlook.
  7. Guarda el archivo. en su dispositivo Windows o Mac.

Cómo copiar correos electrónicos para Microsoft Excel (Paso 3)

Hay dos formas de importar correos electrónicos en cualquier versión, incluido Outlook 2013 - con o sin su texto. Para preservar el contenido, siga todos los pasos a continuación. Exportar sin ellos, empezar desde el paso 6.

Haz lo siguiente:

  1. Desactive el modo Panel de lectura de Outlook a través del menú "Ver".
    Outlook Apagando el panel de lectura
  2. Mientras todavía está a la vista, haga clic en la opción Agregar columnas.
  3. El nuevo cuadro llamado Mostrar columnas le permite seleccionar columnas de "Todos los campos de correo".. Elige esta opción.
  4. En la lista "Columnas disponibles", marcar "Mensaje".
  5. Finalice haciendo clic en "Agregar" y "Aceptar".
  6. Resalte el contenido completo del buzón en su carpeta abierta.
  7. Copie los datos de Outlook con la tecla "Ctrl + Comando C '.
Punta: Hay otras formas de copiar el correo sin crear un archivo.. Por ejemplo, puede elegir cualquier correo electrónico y hacer clic en "Ctrl + A ’para destacar el resto, o seleccione el primer mensaje y haga clic en Ctrl + Cambio + Termina con el mismo propósito.

Exportar correos electrónicos de Outlook a Excel con fecha y hora

si necesita conservar los detalles de fecha y hora, usa la copia & método de pegar. El sistema de Outlook le permitirá ver correos electrónicos de un rango de datos específico. El método es similar a la copia directa ordinaria. Esto es lo que hay que hacer:

  1. Ir a la barra de búsqueda Perspectivas de 2010 o cualquier otra versión.
  2. Ingrese las dos fechas definiendo el rango.
  3. Haga clic en 'Ingresar'.
  4. Resalta los correos electrónicos con el rango de fechas (usa la punta para Step 3 por encima de).
  5. Copiar la selección (Ctrl + C).
  6. Abierto MS Excel.
  7. Insertar los datos copiados en una hoja de cálculo vacía (Ctrl + En).

Felicitaciones! Ahora los mensajes con los parámetros de tiempo especificados han llegado a su hoja de cálculo.. No necesita buscar ninguna carpeta en nuestro dispositivo, simplemente copie y pegue directamente! Este método básico se utiliza para tipos específicos de trabajo analítico.. Tenga en cuenta que no genera un archivo CSV exportado, en su lugar, guardas las hojas de cálculo después de pegar los datos. Ahora sabe cómo exportar correos electrónicos de Outlook a Excel con fecha y hora.

Ultimas palabras

Estas son las formas más comunes de transferir datos de correo desde Outlook 2019 y ediciones anteriores a Excel. Si uno o ambos sistemas están en Macintosh, la secuencia es similar. Si necesita transferir físicamente el archivo CSV a otra computadora, use cualquier almacenamiento de memoria externa o guárdelo en una nube. También puede enviarlo por correo electrónico a su dirección para Mac.

Si necesita respaldo, también puede exportar correos electrónicos de Outlook a un archivo PST independiente. Guárdelo en cualquier lugar seguro. Contendrá no solo los mensajes, pero también tus contactos, tareas, y asignaciones. También puede transferir correos electrónicos de otros clientes de correo directamente a Outlook con un convertidor especial que genera PST. Los datos se pueden descargar en un archivo separado o ingresar directamente en su perfil activo en Outlook.

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