Fare migrazione e-mail una corsa facile ™ - di volta in volta!

Come esportare le email da Outlook a Excel

Come esportare le email da Outlook a Excel

Quando si tratta di client di posta, Outlook è l'ambiente preferito da molte aziende e utenti. È sicuro, versatile, e potente. È possibile archiviare e gestire un grande volume di corrispondenza elettronica e accedere a più account su un server. Tuttavia, ci sono anche alcuni aspetti negativi, ad esempio, alcuni utenti si sentono frustrati quando cercano di esportare le email da MS Outlook.

Sebbene esistano diversi metodi manuali, nessuno di loro è perfetto. Quando ci sono poche informazioni, puoi copiare e incollare email separate in Word o in un altro elaboratore di testo. La formattazione originale potrebbe non essere conservata.

Taccuino con Excel

In questo articolo, tratteremo alcuni modi affidabili per trasformare le tue e-mail in fogli di calcolo per Microsoft Excel. Sfortunatamente, non esiste un pulsante magico per esportare automaticamente le e-mail da Outlook a Excel. Potrebbe essere complesso a meno che tu non conosca alcuni trucchi: scoprili di seguito.

Motivi per esportare le email di Outlook

Gli utenti potrebbero voler spostare la propria posta per diversi motivi. Le motivazioni più comuni per esportare le email di Outlook in Microsoft Excel sono le seguenti:

  • la necessità di passare a un nuovo server
  • la necessità di creare una lista di distribuzione per altre applicazioni
  • la necessità di passare da una piattaforma all'altra
  • la necessità di condividere le informazioni con un altro utente
  • la necessità di un backup.

Quando ti sposti da un sistema all'altro, i dati spesso vengono danneggiati o persi. Il compito di trasferire in Excel non è un gioco da ragazzi, se provi un metodo dubbio, rischi di perdere l'informazione per sempre. Invece di correre rischi inutili, approfitta dei segreti che condividiamo di seguito. Ti mostreremo come copiare e incollare i dati o esportare invece in un file CSV.

Vantaggi dell'importazione in fogli di calcolo

L'esportazione in Microsoft Excel è una delle modalità di trasferimento più affidabili. Il formato del foglio di calcolo ti consente di organizzare le conversazioni in un database. Ti permetterà di trovare vecchi contatti e scambi con parametri diversi come la data del contesto.

Vale la pena considerare anche un foglio di calcolo come opzione di backup. Qualsiasi informazione preziosa da Outlook dovrebbe essere copiata per il richiamo. Presto o tardi, potrebbe essere necessario trovare conversazioni particolari per scopi personali o legali. In caso di guasto del server, se i dati scompaiono (che è uno scenario da incubo!) avrai il file XLS su cui ripiegare.

Come esportare le email di Outlook in Excel

Desideri creare una lista di distribuzione o un rapporto forense?? Ecco il modo migliore per farlo:

ScaricaPer Windows 32/64-bitRegistroSblocca la versione completa

  1. Fare clic sul pulsante in alto per scaricare il software Outlook Data Export Kit.
  2. Installalo ed eseguilo.
  3. Fare clic “Rapporti” e selezionare “Elenco contatti” o “Elenco di indirizzi e-mail dei destinatari” se vuoi generare una lista di distribuzione,
    o
    scegliere “Proprietà e-mail…” se vuoi creare un elenco di email di Outlook all'interno delle loro proprietà.
  4. Scegli le opzioni del rapporto ed eseguilo.
  5. Apri il file dei risultati in Microsoft Excel o in un altro editor di fogli di calcolo.

Rapporti Dekit

Anche Data Extraction Kit per Outlook consente di creare un elenco di account e password di Outlook. Controllalo. Inoltre potresti voler sapere come Importa indirizzi e-mail da Excel a Microsoft Outlook.

Come esportare i dati della posta in Microsoft Excel utilizzando Outlook

Questa non è scienza missilistica, ma ecco un avvertimento: non aspettarti di mantenere alcuno stile. I dati saranno trasferiti come testo normale con i contatti, e tutti i collegamenti saranno di base. Non ci sono eccezioni o soluzioni alternative qui, né su Windows né su Mac. Se hai davvero bisogno di preservare l'aspetto delle email originali, salvali invece come HTML. Altrimenti, segui questa procedura:

  1. Apri l'app Microsoft Outlook.
  2. Vai al menu File.
  3. Scegli la funzione per l'apertura e l'esportazione.
  4. Seleziona "Importa/Esporta" per trovare "Esporta in un file". Outlook viene esportato in un file
  5. Specifica che devi creare un file per Excel (Csv), non un file PST.
  6. Scegli tra le cartelle disponibili in cui è possibile salvare il file.
  7. Metti un segno di spunta accanto all'opzione di esportazione "Messaggi di posta".
  8. Modifica i campi personalizzati della mappa se necessario.
  9. Concludi facendo clic su "Fine".
  10. Chiudi il client Outlook.
Suggerimento: al passo 8, puoi mettere a punto le tue impostazioni nelle finestre per la mappatura dei campi. Ciò assicurerà che ogni elemento delle tue e-mail arrivi in ​​una cella corretta in Microsoft Excel (per esempio, gli indirizzi e-mail dei mittenti saranno elencati nel campo “Da: (indirizzo)Campo ". Puoi aggiungere o rimuovere i campi come meglio credi. Fare clic su OK per confermare la selezione e avviare il processo di estrazione di Outlook.

Mappatura di campi personalizzati

Dopo aver fatto clic su "Fine", tutti i tuoi messaggi atterreranno nel file appena creato: controlla la cartella per assicurarti. Nota che entrambi i formati Microsoft Excel sono adatti.

Come aprire un file CSV

Nel caso del CSV (valori separati da virgola) formato, puoi migrare a un foglio di calcolo in seguito altrettanto facilmente. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse sul file CSV esportato, e scegli "Apri con..." — Excel nel menu contestuale. Il file si aprirà nel programma, così puoi salvarlo come formato di file XLS.

file CSV

Il modo diretto per estrarre i dati dalle e-mail di Microsoft Outlook

Puoi spostare tutte le tue email da Outlook 2016 o un'altra versione su Windows o Mac in blocco. Non è necessario esportare prima i dati in un file autonomo. Ecco come eseguire rapidamente il lavoro tramite copia e incolla:

  1. Apri Outlook e accedi alla vista Posta.
  2. Aprire la cartella il cui contenuto deve essere trasferito.
  3. Copia tutte le email con o senza testo (vedi il suggerimento qui sotto).
  4. Apri MS Excel.
  5. Crea un nuovo foglio di calcolo.
  6. Inserisci le email copiate: seleziona la cella A1 e incolla usando lo standard "Ctrl" + V'/'Comando + Comando V' per esportare le email di Outlook.
  7. Salva il file. sul tuo dispositivo Windows o Mac.

Come copiare le email per Microsoft Excel (Passo 3)

Esistono due modi per importare le email in qualsiasi versione, incluso Outlook 2013 — con o senza il loro testo. Per preservare i contenuti, segui tutti i passaggi sottostanti. Per esportare senza di loro, inizia dal passo 6.

Fai quanto segue:

  1. Disattiva la modalità Riquadro di lettura di Outlook tramite il menu "Visualizza".
    Outlook Disattivazione del pannello di lettura
  2. Mentre sei ancora in Vista, fai clic sull'opzione Aggiungi colonne.
  3. La nuova casella denominata Mostra colonne ti consente di selezionare colonne da "Tutti i campi di posta". Scegli questa opzione.
  4. Nell'elenco "Colonne disponibili", contrassegnare "Messaggio".
  5. Finalizza facendo clic su "Aggiungi" e "OK".
  6. Evidenzia l'intero contenuto della casella di posta nella cartella aperta.
  7. Copia i dati di Outlook usando il "Ctrl" + C' comando.
Suggerimento: Esistono altri modi per copiare la posta senza creare un file. Per esempio, puoi scegliere qualsiasi email e fare clic su "Ctrl" + A' per evidenziare il resto, oppure seleziona il primo messaggio e clicca Ctrl + Cambio + Fine per lo stesso scopo.

Esporta email da Outlook a Excel con data e ora

se è necessario conservare i dettagli di data e ora, usa la copia & metodo incolla. Il sistema Outlook ti consentirà di visualizzare le e-mail da un intervallo di dati specifico. Il metodo è simile alla normale copia diretta. Ecco cosa fare:

  1. Andare per la barra di ricerca di Outlook 2010 o di qualsiasi altra versione.
  2. Inserisci le due date definendo la gamma.
  3. Fare clic 'Accedere'.
  4. Evidenzia le email con l'intervallo di date (usa il suggerimento per Step 3 sopra).
  5. Copia la selezione (Ctrl + C).
  6. Aperto MS Excel.
  7. Inserisci i dati copiati in un foglio di calcolo vuoto (Ctrl + In).

Complimenti! Ora i messaggi con i parametri temporali specificati sono atterrati nel tuo foglio di calcolo. Non è necessario cercare cartelle sul nostro dispositivo: basta copiare e incollare direttamente! Questo metodo di base viene utilizzato per tipi specifici di lavoro analitico. Nota che non genera un file CSV esportato, invece, salvi i fogli di calcolo dopo aver incollato i dati. Ora sai come esportare le email di Outlook in Excel con data e ora.

Parole finali

Questi sono i modi più comuni per trasferire i dati della posta da Outlook 2019 ed edizioni precedenti in Excel. Se uno o entrambi i sistemi sono su Macintosh, la sequenza è simile. Se hai bisogno di trasferire fisicamente il file CSV su un altro computer, utilizzare qualsiasi memoria esterna o salvarla su un cloud. Puoi anche inviarlo via email al tuo indirizzo per Mac.

Se hai bisogno di backup, puoi anche esportare le email di Outlook in un file PST autonomo. Salvalo in un luogo sicuro. Non conterrà solo i messaggi, ma anche i tuoi contatti, compiti, e incarichi. Puoi anche trasferire le email da altri client di posta direttamente in Outlook con uno speciale convertitore che genera PST. I dati possono essere scaricati in un file separato o inseriti direttamente nel tuo profilo attivo in Outlook.

Quanto è stato utile questo post?

Fare clic su una stella di votarla!

Voto medio 0 / 5. conteggio dei voti: 0

Nessun voto finora! Puoi essere il primo a votare questo messaggio.

Come hai trovato questo post utile ...

Seguici sui social media!

Ci dispiace che questo post non è stato utile per te!

Cerchiamo di migliorare questo post!

Diteci come possiamo migliorare questo post?

 
Commenti

Ancora nessun commento.

lascia un commento

 

Come esportare le email da Outlook a Excel

tempo di leggere: 6 me