L'archiviazione automatica di Outlook è una funzionalità utile ma relativamente oscura della posta di Windows. Come suggerisce il nome, il suo scopo è memorizzare i vecchi messaggi seguendo determinate regole. Questi possono essere predefiniti o personalizzati, in base alle tue esigenze. Continua a leggere per apprendere le tecniche giuste per regolare le impostazioni di archiviazione automatica di Outlook.
Impostazioni di archiviazione automatica di Microsoft Outlook
Allora, cosa succede se si fa clic su questo pulsante? Per impostazione predefinita, la funzione non fa nulla, quindi non aver paura di accenderlo. Fondamentalmente, il sistema inizia immediatamente a setacciare le tue cartelle e ad applicare le regole che conosce. Il vero valore viene alla luce quando decidi di spostare le tue e-mail obsolete. È possibile trasferirli in una posizione speciale, quindi sono ancora accessibili, ma non intasare la tua casella di posta. Questo è esattamente ciò che l'archiviazione automatica di Outlook 2013 ti permette di fare. Ecco come personalizzare il sistema secondo i tuoi desideri.
Come configurare l'archivio in Outlook 2013 (E altri)
Cominciamo attivando la funzione. Avvia il tuo client di posta e segui i passaggi seguenti.
- Dal file linguetta, accesso Opzioni.
- Dirigetevi verso la Avanzato sezione.
- Scegliere Impostazioni di archiviazione automatica.
- Abilitare Esegui archiviazione automatica ogni (con un numero di giorni regolabile).
Ora, la tua funzione per l'archiviazione automatica è attiva. È ora di esaminare le sue opzioni nella pratica.
Peculiarità chiave
L'archiviazione automatica funziona in modo diverso da Pulizia cartella conversazioni. Se hai mai usato quest'ultimo, sai che può essere utilizzato manualmente. Le sue impostazioni vengono applicate a qualsiasi cartella tu ritenga opportuno. Tutte le impostazioni si adattano a un'unica finestra.
L'archiviazione automatica potrebbe essere attiva per diverse cartelle. Ciascuno di essi verrà scansionato e riorganizzato utilizzando le impostazioni correnti. Gli utenti pigri possono attenersi alle impostazioni predefinite (se adatto) e farli applicare su tutta la linea. Se non soddisfano le tue esigenze, è ora di mettere a punto il sistema. Continua a leggere per scoprire come.
Imposta l'archiviazione automatica di Outlook 2010
La frequenza di archiviazione può essere modificata in base alle proprie esigenze. Il valore predefinito è 14 giorni. Gli utenti possono modificare il numero utilizzando i tasti freccia o digitando la cifra desiderata. Il sistema consente qualsiasi scelta tra 1 e 60. Non ti consentirà di inserire un intervallo più lungo.
Ora, è possibile programmare Outlook per visualizzare un messaggio prima di eseguire la funzione di archiviazione. Ciò si ottiene selezionando la casella prima Chiedi conferma prima dell'esecuzione dell'archiviazione automatica. La notifica ti permetterà di controllare le impostazioni, cambiali, o annullare completamente l'operazione.
Il gruppo di parametri successivo si riferisce ai gruppi di articoli di destinazione. Cosa archiverai, e come? Alcune di queste impostazioni sono limitate ai messaggi. Per esempio, potresti volere che le vecchie email con data di scadenza scompaiano. Qui, dovresti scegliere "Elimina articoli scaduti". L'operazione non ha effetto sulle tue cartelle con eventi o attività.
Tutte le altre impostazioni si applicano a tutte le cartelle. Vediamo cosa si può fare con loro. Gli elementi di Outlook includono:
- note,
- calendari,
- eventi,
- compiti, e
- voci del diario.
Per impostazione predefinita, uno speciale file di dati con estensione * .pst memorizza gli elementi che sono stati spesi 6 mesi nel tuo sistema. Il file si chiama "Archivio". Come la frequenza di archiviazione, il nome del file può essere modificato. Guarda la scatola per Archivia o elimina i vecchi elementi. Deve essere controllato affinché si verifichi questo riarrangiamento. Il file archivio sarà accessibile in qualsiasi momento come lo vedrai nel pannello di navigazione. Come menzionato sopra, è possibile specificare la frequenza desiderata. È anche possibile impostare il gruppo target. Per esempio, puoi programmare il sistema per archiviare messaggi di una certa età - fra 1 giorno e 60 mesi. Questo viene fatto tramite Pulisci gli elementi più vecchi di. È anche possibile assegnare un altro file di dati come destinazione di archiviazione.
Infine, i vecchi elementi possono essere eliminati definitivamente. Stai attento con questa opzione. Le email che sono interessate dalla regola non lasceranno traccia nel tuo file Posta eliminata cartella. Pensaci due volte prima di applicare la regola. Mentre teoricamente potresti recuperarli dal server, questo non è garantito. Per salvare le impostazioni e chiudere la finestra, clic Ok. Ora, archiviazione automatica Outlook funziona. Funzionerà seguendo le tue impostazioni, compresa la frequenza di archiviazione. Di solito, la funzione inizia a funzionare pochi minuti dopo il completamento della configurazione.
Se il tuo client di posta è programmato per visualizzare il prompt di archiviazione automatica, aspettiamo di vederlo a breve. Il suo funzionamento predefinito riguarda solo alcune cartelle. Questi contengono i tuoi elementi inviati ed eliminati, così come le attività e il calendario. Le impostazioni possono anche essere regolate come preferisci.
Assegnazione di cartelle per l'archiviazione automatica
È possibile eseguire il processo su qualsiasi cartella. Ciò si ottiene attivando la funzione individualmente per ciascuna delle posizioni target.
- Fai clic con il tasto destro su ciascuno e vai alle sue proprietà, o
- Usa il percorso alternativo tramite il nastro. Puoi accedere allo stesso Proprietà cartella dalla sua file sezione*.
*Se desideri impostare l'archiviazione per il calendario o le attività, questo è l'unico modo per raggiungere le loro proprietà.
Ora, fare clic sulla scheda per la funzione di archiviazione. Visualizza la gamma di possibili impostazioni per la cartella. Per impostazione predefinita, il sistema non archivia alcun elemento, quindi la casella corrispondente è selezionata. Ciò significa che la funzione ignora gli elementi nella posizione. Per includere la cartella nell'elenco delle fonti, selezionare la casella necessaria. Si intitola "Archivia elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite".
E se le impostazioni predefinite non ti si adattano? In questo caso, cambierai la tua scelta in "Archivia questa cartella utilizzando queste impostazioni". Ora, i parametri possono essere modificati in base alle proprie esigenze.
Impostazioni di archiviazione automatica Outlook 2013 (e per altre versioni) può sempre essere ripristinato ai valori predefiniti. Questo viene fatto visitando le impostazioni di archiviazione automatica (File - Opzioni - Avanzate). L'opzione su cui dovresti fare clic si chiama "Applica queste impostazioni a tutte le cartelle adesso". Una volta acceso, tutte le cartelle avranno le impostazioni ripristinate a quelle predefinite.
Chiave da asporto
L'archiviazione automatica è una funzionalità utile dell'ambiente di posta Microsoft. Se usato correttamente, lo strumento mantiene in ordine la tua casella di posta e consente un facile accesso ai messaggi meno recenti. Gli utenti possono regolare la frequenza e altri parametri del suo lavoro con facilità.
Una casella di posta ostruita è un ostacolo a una comunicazione aziendale efficiente. Più email ricevi, più è difficile trovare il messaggio necessario. Grazie ad AutoArchive, gli utenti non devono preoccuparsi dell'allagamento dei loro sistemi. Consenti al processo di essere eseguito in background, e goditi un'esperienza di spedizione fluida.
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