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Allegato di stampa unione di Outlook

Allegato di stampa unione di Outlook

A volte, potresti dover inviare un mucchio di email identiche. Se il destinatario vede dozzine di indirizzi nel campo "A:' campo, il tuo messaggio sembra freddo e impersonale. L'unione è un modo semplice per mascherare il mailing di massa. Per uno qualsiasi dei destinatari, semplicemente non c'è modo di rilevare altri contatti. La funzione è più conveniente delle copie nascoste. Inoltre, permette Stampa unione di Outlook con allegato. Ecco una guida dettagliata per aiutarti a iniziare.

Un'unione può essere applicata a diversi output: e-mail, documenti separati, stampanti, ecc. Questo articolo ingrandirà le e-mail per trasmettere i principi generali. Altre categorie vengono impostate in modo simile all'allegato di stampa unione di Outlook. L'obiettivo può essere raggiunto in modi diversi e con mezzi diversi. Gli strumenti di terze parti aumentano la comodità e offrono opzioni aggiuntive. Ma prima, occupiamoci delle basi.

Stampa unione con allegati da Outlook

Questo percorso verso Stampa unione di Outlook è il più semplice. Quando tutti i destinatari sono già nei tuoi contatti, è naturale utilizzare questo elenco come fonte. Nel seguente esempio, ti mostreremo come inviare un messaggio a un gruppo di contatti. La nostra email chiederà loro di confermare i loro dettagli di contatto.

Precauzioni necessarie

Tieni presente che il mailing di massa è generalmente disapprovato, e il tuo provider di servizi Internet potrebbe diventare sospettoso. Per assicurarti che il tuo tentativo abbia successo, conoscere le loro regole. Il numero di messaggi che puoi inviare in un periodo (ora / giorno) può essere limitato. Tuttavia, 100 è una soglia comune. Quindi, se invii 99, questo difficilmente può causare problemi.

In caso di limitazioni rigorose, ci sono ancora modi per aggirarli. Utilità di unione dedicate con pianificazione suddividono la corrispondenza in batch più piccoli. Questi rimangono sotto il radar.

Passo 1: Selezione dei destinatari

La procedura inizia con la marcatura dei contatti necessari. Per fare questo:

  1. Vai alla cartella che li contiene (‘Contatti’). Questo può essere convocato da CTRL + 3).
  2. Scegli i destinatari o utilizza i filtri. Per farlo velocemente, eseguire una ricerca, o ordina per categoria.

Nel primo caso, puoi cercare in base a un dettaglio condiviso da tutti questi contatti (es, Nome della società). Il compito è un gioco da ragazzi. È anche possibile eseguire query avanzate. Nel secondo caso, è necessario fare alcune mosse per ordinare la cartella Contatti in base ai criteri richiesti (es, Nome della ditta). La procedura dipende dalla versione di Outlook.

Nel 2007 edizione, segui la sequenza Vista > Vista corrente > Per categoria. Nelle versioni successive (compreso Office 365), il Vista scheda contiene l'opzione Cambia punto di vista. Usalo per impostare entrambi Telefono o Elenco Visualizza. Prossimo, dallo stesso Vista linguetta, scegliere Preparativi e Categorie. così, non c'è differenza tra la stampa unione con allegati Outlook 2013 e stampa unione con allegati Outlook 2016.

Passo 2: Finestra di richiamo della stampa in serie

Nel 2007 edizione, accedere immediatamente alla funzione tramite Strumenti. In tutte le versioni successive, vai al Casa linguetta, scegliere Azioni, e cliccare su Stampa unione. Una finestra di dialogo intitolata Contatti di stampa unione apparirà.

Passo 3: Verifica delle opzioni di contatto

Ora, è necessario assicurarsi che siano stati selezionati i destinatari giusti. Se hai già filtrato i dati, andare per Tutti i contatti nella visualizzazione corrente. Se i destinatari sono stati selezionati manualmente, scegliere Solo contatti selezionati. È possibile unire tutti i campi dei contatti o solo quelli nella vista corrente.

Passo 4: Opzioni di unione

Questi possono essere regolati nella parte inferiore della finestra di dialogo. Nel nostro esempio, specificheremo il tipo di documento come Lettere del modulo e impostare Email come destinazione di fusione. È inoltre necessario inserire la riga dell'oggetto. Può essere modificato in seguito, se necessario. Per l'illustrazione, supponiamo che il soggetto lo sia <Controllo delle informazioni di contatto>. Concludere con OK. Ora, viene convocato l'elaboratore di testi.

Passo 5: Utilizzando Word

Per impostazione predefinita, il word processor mostra una pagina vuota. Sul nastro, apri la scheda intitolata Lettere. Nel nostro esempio, invieremo lo stesso messaggio con un paio di variabili. Ciò garantisce che ogni e-mail appaia come se fosse stata creata individualmente. Non preoccuparti: le variabili sono più facili da inserire di quanto si possa supporre.

Inserisci il tuo saluto

Sulla corrispondenza formale, la riga di apertura contiene sempre un saluto. Fare clic sul pulsante corrispondente in alto, e specificare le informazioni desiderate. Ci sono modelli (es, 'Caro'), ma puoi anche sostituirli con parole tue (es, 'Ciao'). Ricorda di includere uno spazio dopo il primo elemento. Altrimenti, si fonderà con il nome del destinatario.

È inoltre necessario programmare azioni applicate a nomi di destinatari non validi. Se hai scelto 'Caro Sig. X,'Come un saluto, ma un contatto non include il cognome, il sistema può usare un saluto impersonale (es, 'Per chi è coinvolto'). Concludere con "OK". La finestra si chiuderà.

Entra nel corpo

Ora, possiamo iniziare a digitare il corpo. Premere il tasto Invio per iniziare. Nel nostro esempio, il testo da digitare è "Ti dispiacerebbe controllare se le seguenti informazioni sono valide?". premi il Inserisci di nuovo il tasto per iniziare un'altra riga. Qui, inseriremo l'indirizzo email di ogni destinatario.

Fare così, clicca su Blocco indirizzi. Il destinatario è già stato salutato per nome, quindi è necessario evitare la ripetizione. Deseleziona la casella Inserisci il nome del destinatario in questo formato:. Puoi scegliere di rimuovere o mantenere il nome dell'azienda. Concludere con OK.

Stampa Inserisci per cambiare linea. Qui, inseriremo il numero dell'ufficio di ogni destinatario. Per fare questo, utilizzare l'opzione per inserire i campi unione. Selezionare Telefono del lavoro e Inserire. Chiudere la finestra e premere Inserisci.

Inserisci la tua chiusura

Ora, è ora di digitare la chiusura del nostro messaggio. Inserisci qualcosa come "Apprezzeremo la tua pronta risposta. Auguri, <il tuo nome>". Quasi fatto! Non resta che visualizzare in anteprima il risultato (Messaggio) per assicurarti che appaia come pianificato.

Usa il pulsante corrispondente in alto, e le frecce alla sua destra. Consentono di passare da una versione all'altra per destinatari diversi. Infine, possiamo inviare le nostre email. Questo viene avviato tramite finire & Merge in cima. Scegliere Invia messaggi di posta elettronica ... e controlla i dettagli nella nuova finestra di dialogo. Conferma con OK.

Utilizzo di Outlook come origine

In questo esempio, invieremo la stessa email a più destinatari. L'unica differenza è che l'azione è programmata tramite il client di posta. La finestra di dialogo avrà un aspetto diverso, ma i principi di base sono identici. Avvia il programma e richiama la procedura guidata. Questo viene fatto andando su "Mailing" e avviando l'unione. Summon Procedura guidata di stampa unione passo passo e procedere da lì.

Vedrai un pannello speciale sul lato destro dell'interfaccia. titolato Task Pane, permette la regolazione dei parametri. Scegliere Messaggi di posta elettronica come tipo di documento. Fare clic Prossimo una volta, e di nuovo nella finestra di dialogo successiva, poiché inseriremo i contenuti manualmente.

Le informazioni di contatto vengono archiviate in Outlook. Quindi, scegliere Seleziona dai contatti di Outlook. Scegli la cartella contenente i dettagli dei tuoi destinatari. Ciò si ottiene tramite Scegli la cartella Contatti. È possibile che venga visualizzato un messaggio di richiesta del profilo. Attendi il termine dell'operazione.

Ora dovrai contrassegnare i contatti per e-mail. La finestra Destinatari stampa unione ha molte opzioni di filtraggio. Essere pazientare, poiché può essere lento. Per accelerare il processo, puoi usare il Trova duplicati ... caratteristica.

Prossimo, inserisci il messaggio. Il sistema suggerisce automaticamente le variabili. Visualizza l'anteprima del messaggio e invialo. Utilizzare il Mail elettronica funzione per impostare le opzioni necessarie (A: e Oggetto:). Finalizza con OK e che l'invio abbia inizio.

Usare un'altra fonte

È possibile avviare l'unione da Word, ma recupera i dettagli di contatto dai database di Access, Fogli Excel, o qualche altra fonte riconosciuta dal processore. La procedura è simile al secondo approccio. L'unica differenza è un passaggio aggiuntivo che garantisce la corretta corrispondenza dei campi di unione.

In questo scenario, segui i passaggi iniziali finché non viene evocato il mago. Quindi, programmalo per utilizzare un elenco già esistente nel tuo sistema. Prossimo, specificare la posizione dei dati di contatto. A volte, potrebbe essere necessario inserire caratteri speciali che mantengano separate regole e colonne. Questi sono indicati come delimitatori.

Seleziona la fonte, se necessario filtrare i contatti, e procedere alla corrispondenza. A questo punto, i campi dell'origine vengono abbinati ai campi di stampa unione. Ciò ti consente di applicare funzioni utili come Linea di saluto. Una volta Campi di corrispondenza viene cliccato, vedrai un'altra finestra di dialogo che facilita il processo. Fare clic OK quando fatto.

Utilizzo di Mail Merge Toolkit

È possibile raggiungere l'obiettivo più rapidamente utilizzando utilità di terze parti. Sono particolarmente utili per la stampa unione e-mail con allegati.

Con automazione esterna, ottieni molte opzioni utili. Primo, consente una fusione più versatile con gli allegati. Ogni destinatario può ricevere un allegato individuale. Consente inoltre di personalizzare la riga dell'oggetto, e inviare copie sia ordinarie che nascoste.

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