それを最大限に活用するための最良の見通しハック

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七月 22, 2021

によってゴードン

ソフトウェアの最初の主な目的は、特定のタスクをより適切に遂行することで人々の生活を促進することです, より迅速かつ正確に. Office Suiteの使用に関して, 特にMS Outlook, たくさんある Outlookのトリックユーザーがメール送信のプロセスを簡単に調整できるようにする, カレンダーエントリを保持する, ミーティングをアレンジ, 貴重な連絡先の詳細を保存するだけでなく. しかしながら, これらはすべてではありません Outlookの機能ユーザーが利用可能. ここに, 私たちはのリストを集めました Microsoft Outlookのヒント 1日あたり数時間節約できます. 効果的な時間管理をマスターするために読んでください.

最高のユーザーエクスペリエンスのための効果的なOutlookのヒント

時間管理に関しては, 毎分価値があります. 以下で教えてくれたらビックリしますか Outlookのヒントとコツ, このプログラムのアクティブユーザーであることで、1日あたり少なくとも2時間節約できます? 効果的なため 2016, 2013 または見通し 2010 ヒントとコツ, ソフトウェアの機能を十分に活用できるようになります. 始めましょう.

Outlookでメールを整理する方法

MS Outlookの主な機能はメール. にもかかわらず, その大きなメリットは、, 正直言えば, 非常に多くのメールクライアントが存在する今日では珍しくありません. おかげ見通しメール管理と検索の可能性, 必要なデータを探すためにすべての受信トレイを手動でスクロールする必要はありません.

プレビュー

メールを受け取ったら, 開く前に, プレビューモードで, 送信者を見ることが可能です, 主題, そして最初の行.

後者は調整することができます: タブを開く 見ます ➝ メッセージのプレビュー linesドロップダウンメニューから行数を選択する. これは、すべてのメールまたは特定のフォルダにのみ適用できます. 選択して保存.

フォルダー

それは最も簡単で, 同時に, 最も効果的な方法 Outlookでメールを整理する方法. 今後の参考のためにメールを保存することに慣れている場合, フォルダのシステムを作成して、必要なデータをすばやく見つける. 特定の送信者からのメールを特定のフォルダに自動的に配置するルールを作成する可能性があります: ショートカットCtrlを使用する + シフト + Eで新しいフォルダを作成➝送信者からのメールを見つけて右クリック➝ ルール ➝ 常にメッセージを移動する …➝この送信者用に作成したフォルダを選択します.

おかげで Outlookの組織可能性, プロジェクトやその他の関連フォルダ間を簡単に移動できます。 Outlookナビゲーションペイン.

検索フォルダ

検索バーにキーワードまたは送信者名を入力して必要な情報を検索することに慣れている場合, を利用する最高のフォルダ」 Outlookからのシステム.

このソリューションは、検索フォルダーまたはスマートフォルダーと呼ばれます. タブを押し フォルダ ➝選択 新しい検索フォルダ the表示されたウィンドウ内, テンプレートフォルダを選択するか、独自に作成します カスタム検索フォルダを作成します。 オプション基準を示します (特定の送信者またはすべての未読メッセージ) ➝ OK. Read more about Search Folders in Outlook.

フラグとカテゴリ

別の効果的な方法 Outlookでメールを整理する方法カテゴリに従ってそれらをマークすることです. すべてのカテゴリ, 別の色があります. ほかに, 名前を付けて、あなたのニーズや好みに合わせて設定することができます Outlookフォルダーを整理する. このため, タブを見つけるタグそして、上をクリック カテゴリー. 表示されるメニューで, カテゴリの名前を変更して色を選択できます. それから, 受信トレイ, これらのカテゴリのいずれかを適用して、検索を視覚的に促進する. フラグは、メールを左クリックするだけで割り当てることができます. 右クリックすると, 特定のメールの設定と通知があります.

フォルダーのクリーニング

途中で Outlookメールを整理する方法, フォルダーを自動的にクリーンアップする. この機能により、特定のフォルダにコピーされたメッセージと重複を削除することが可能になります.

冗長と見なすメールを正確に指定するには, 押し ファイル ➝ オプション ➝ 電子メール ➝ 会話のクリーンアップ. このウィンドウで, Outlookがそれに応じて行動するように、関連するすべての基準を示す. 初期設定で, これらのメールはフォルダに追加されます 削除済みアイテム. Don’t forget to Compact Outlook Data File periodically to keep the data structure optimized.

Outlookのお気に入りからのヒント

上記のいくつかの機能でさえ、Microsoft Outlookが多くの機能を自動的に実行するように開発されていることを証明しています. の中で 365, 2016 バージョンまたは見通し 2013 ヒントとコツ, たくさんありますメールハック時間管理をマスターする:

配達遅延

それの一つです Outlookのベストプラクティスこの機能により、時間通りにレポートを送信できます, あなたがすでに起きているかのように、グリーティングカードを送信するか、早朝にメールを送信することを忘れないでください.

Outlook管理救助に来ます. メールを作成して受信者を入力した後, ボタンをクリックします オプション ➝ 発送を遅らせます theチェックボックスをオンにします 前に配信しません。 time日時を示し、適用できる他のパラメーターを確認します➝ 閉じる ➝押す送信. このメールは、指定された時間まで送信トレイに残ります. Read more about delayed email delivery in Outlook 365.

あなたも知りたいと思うことがあり how to schedule email in Outlook.

クイックステップ

を探している人 Outlookを整理する最良の方法メールはこの機能を見落としてはいけません. クイックアクション付き, ユーザーは最も頻繁に必要なアクションを選択し、ワンクリックでそれらを実行できます.

タブに移動します ホーム called呼ばれるグループで クイックステップ, いくつかのテンプレートがあります. 自分で作成する, 押し 新しく作る its名前を入力➝ヒット ステップ 実行すべき操作を選択する. 次に、このクイックアクションをツールバーに保存します, または、ホットキーの組み合わせを選択できます. 最も頻繁に行うアクションを考えてください.

ルールとアラート

途中でもう1つの機能を見逃すことはできません Outlookを整理する方法効果的に. この機能のおかげで, 特定のアクションを割り当てて、新しいメールで自動的に実行することができます.

タブに移動します ホーム ➝ヒット ルール ➝ch Joose ルールとアラートの管理. 表示されるウィンドウで, 可能なすべてのルールを確認できます, 作ります, 編集, そしてそれらを割り当てる.

これを使うには Microsoft Outlookのヒント, [ルールの作成]をクリックし、受信メールで行う予定の内容に適用されるルールを選択します (通知, 特定のフォルダにメールを配置する, 等)

Microsoft Outlookのメールとカレンダーの管理のヒント

おかげでウィンドウズ 10 チップ, トリック, そしてハック, だけでなく、十分な数のクイック無料メール特徴, 例えば, 見通し 2010 チュートリアル, かなりの時間を節約できる可能性があります. 最良の例の1つは、OutlookだけでなくOfficeスイートの他のプログラムでも作業を高速化するショートカットの使用です。. ここにいくつかあります:

Ctrlキー + R: メールに返信するため;
Ctrlキー + シフト + M: 新しいメールを作成するため;
Ctrlキー + 1: メールを開くため;
Ctrlキー + 2: カレンダーを開くため;
Ctrlキー + 3: 連絡先を開くため;
Ctrlキー + 4: のために見通しへカレンダーにタスクを表示する;
Ctrlキー + 4: ノートを表示するには;
Ctrlキー + 6: フォルダ表示モードを有効にする.

Other calendar management tips are described in separate article.

引っ張る & 落とす

この機能はメール間で機能します, カレンダー, コンタクト, タスク, とメモ. 確認できます Microsoft Outlookの 2010 チュートリアルこの件について, しかしながら, アイデアを理解する必要があるだけです. 例えば, メールをフォルダまたはデスクトップに保存する, ドラッグしてドロップするだけです. メールをクリックしてナビゲーションバーの連絡先アイコンにドラッグした場合, 名前とメールアドレスがすでに入力されている新しい連絡先が表示されます. メールをカレンダーまたはタスクにドロップできます, 予定またはタスクが作成されます. それは方法の一つです Outlookの仕事を効果的に使用する方法ユーザーがメッセージのすべての詳細を入力する必要がないため.

アカウント名

初期設定で, あなたのメールアドレスは、アカウント名のように使用されています Microsoft Outlookの 2018, しかし、あなたはまた、アカウント名を変更することができます. メールプロバイダのサーバー上で同時に, それは同じままになります, あなたは、その内容によって、あなたのメールボックスを呼び出すことができます: “作業”, “ホーム” 等々.

アカウント名を変更するには、次の手順に従ってください:

アカウントを右クリック (左側のパネル);
選択 “アカウントのプロパティ”;
またはに行きます “ファイル” → “細部”;
オープン “アカウント設定”;
変更したい名前のアカウントを選択;
クリック “変化する”;
新しい名前を入力します。;
クリック “次に” と “フィニッシュ”.

コマンドラインスイッチ

オタク Outlookのトリック それはあなたがより効果的にキーボードでの作業に慣れている人たちに合うOutlookを使用するのに役立ちます, そして、ではないマウスで. プレス勝利 + Rコマンドプロンプトを開き、コマンドを入力します:

Outlook.exeの/ nopreview – 電子メールのプレビューウィンドウなしでOutlookを開きます. あなたは、通常のOutlookの起動を防止し、損傷したり、悪質な電子メールの受信によって生成されたエラーの後にOutlookを実行するのに役立ちますメインと非常に有用なパラメータ;
outlook.exeを/選択フォルダ名 – 特定の電子メールフォルダの代わりに、あなたが主なものを割り当てた1オープン見通し. 代わりの場合はフォルダ名は、Outlookを入力してください: カレンダー, カレンダーが開きます;
outlook.exeを/復元 – オープン見通し, プログラムは、システムエラーの結果として、閉鎖された場合は、すべてのウィンドウを復元;
outlook.exeを/ファインダー – 強力なOutlookの検索ツールを開きます.

これは、Outlookコマンドラインパラメータの完全なリストではありません. あなたは、Microsoftのナレッジベースの記事でOutlookコマンドラインスイッチの詳細を読むことができます.

大事な: Outlookの安全について覚えている

このソフトウェアを使用する理由に関係なく, おそらくそれは機密で重要な情報を含んでいます. この目的のために, パスワードを定期的に変更することが重要です, 信頼できるウイルス対策ソフトウェアをインストールする, メールをバックアップするだけでなく. 重要な情報が失われたとしても、それ以上にイライラすることはありません. そのような状況で, 上記のヒントの助けを借りて節約されたすべての時間は無駄になります. 失われたデータを復元するには, より多くの時間が必要になる可能性がある方法.

ファイナライズするには

Microsoft Outlookは、多数の機能を実行するために開発された電子メールクライアントです。. 機能の標準リストは別として, 署名することもできます便利なOutlookマクロまたは挿入 Outlookの記号メールをインタラクティブにする, 上記の他の機能や特徴を十分に活用する. 思い出します: Outlookの主な特徴的な側面は、その容易さと包括性です。. こうして, ユーザーは検索する必要はありません見通し 2016 ダミー用, 上記のヒントのいずれかを1回だけ利用します, 間違いなく将来的にそれらを使用する方法を覚えています.