Outlook is een krachtige en veelgebruikte e-mailclient die miljoenen helpt bij het beheren van hun dagelijkse communicatiebehoeften. Echter, terwijl uw mailbox groeit, u kunt een foutmelding tegenkomen die uw productiviteit kan belemmeren: "Outlook-gegevensbestand heeft de maximale grootte bereikt."
Dit probleem kan frustrerend zijn en ervoor zorgen dat u belangrijke e-mails mist, vergaderingen, en termijnen. Gelukkig, er zijn oplossingen voor dit probleem, en in deze gids, we zullen u door de stappen leiden die u kunt nemen om deze fout op te lossen en uw Outlook soepel te laten werken.
Of je nu een drukke professional bent, een student, of gewoon een gemiddelde gebruiker, onze uitgebreide gids helpt u dit probleem op te lossen en vol vertrouwen weer aan de slag te gaan met Outlook.
Wat is de maximale bestandsgrootte bereikt in Outlook?
Dus, er is een limiet aan de grootte van het PST-bestand dat u in Outlook kunt hebben. Wat is de limiet, wanneer Outlook de maximale grootte heeft bereikt, je vraagt? Goed, het hangt af van de versie van Outlook die je hebt. Voor Outlook 2003 en 2007, de grens ligt 20 Gb.
Voor Outlook 2010 en later, de grens ligt 50 Gb. Als je dat hebt bereikt PST-bestandsgroottelimiet, krijg je foutmeldingen, en uw Outlook begint te acteren.
De belangrijkste oorzaken van de maximale groottefout in MS Outlook zijn:
-
- Groot formaat brievenbus: Wanneer de grootte van de mailbox de maximaal toegestane limiet overschrijdt, het kan deze fout veroorzaken.
- Accumulatie van te veel e-mails en bijlagen: Wanneer er te veel e-mails en bijlagen in de mailbox zijn opgeslagen, it can cause the mailbox to reach its maximum size.
- Overflowing folder with trashed messages. Deleted messages are moved to the “Verwijderde items” folder that needs to be emptied periodically.
- Outdated version of Outlook: If the user is using an outdated version of Outlook, it may not be able to handle large mailbox sizes, leidend tot deze fout.
- Corrupt PST file: If the PST file (persoonlijke opslag tabel) that contains the mailbox data is corrupt, het kan deze fout veroorzaken.
Solutions to Fix the “Outlook Data File Has Reached the Maximum Size”
Now that you know about the file size limitation, it’s time to get into the solutions meant to help you deal with the issues that happen if ost has reached the maximum size. These solutions are based on what we know about the program and what Microsoft’s guidance says.
1. Archiveer uw gegevens
Als Outlook PST de maximale grootte heeft bereikt, het komt waarschijnlijk omdat je veel oude e-mails en bijlagen hebt die je niet meer nodig hebt. Als de gebruiker e-mails en bijlagen niet correct archiveert, het kan leiden tot een grote mailbox en deze fout veroorzaken. Dus, de eerste oplossing is om dat spul te archiveren. Hier is hoe je het kunt doen.
Hoe gegevensbestanden in Outlook te archiveren 2013 / 2016 / 2019
Aangezien er verschillen zijn in de archiveringsprocedure van nieuwere versies van Outlook, hier is het stapsgewijze proces van het archiveren van gegevens in Outlook 2013/2016/2019. Eerste, maak een nieuw Outlook-gegevensbestand voor verdere archivering:
-
- Selecteer menu Bestand en kies info.
- Kies Accountinstellingen en selecteer Accountinstellingen uit het menu. Het venster Accountinstellingen wordt geopend.
- Klik op de Data bestand tabblad.
- Klik op Toevoegen.
- kiezen Outlook-gegevensbestand en kies oke.
- Voer de naam voor het archief in onder de Bestandsnaam en selecteer de locatie waar u het bestand wilt opslaan.
- Kies oke en sluit het venster.
Schakel de automatische archivering in
Gebruik de functie voor automatisch archiveren in Outlook om oudere e-mails en bijlagen automatisch naar archiefmappen te verplaatsen. Om de automatisch archiverende e-mails in Outlook in te schakelen:
-
- Ga naar de Bestand tabblad
- kiezen Opties, dan Gevorderd
- Klik op AutoArchiveren-instellingen.
- Gebruik eerder gemaakt archiefgegevensbestand om oudere e-mails en bijlagen op te slaan, verkleinen van de hoofdpostbus.
Archiveer gegevensbestanden in Outlook 2010
Hier is de gids met de stappen die Microsoft aanraadde om te volgen wanneer Outlook de maximale grootte bereikte:
-
- Klik op de Bestand menu in Outlook 2010 en selecteer de optie Cleanup Gereedschap.
- In het Cleanup Gereedschap, je ziet een optie genaamd Archief.
- Klik op Archief en selecteer de map die u wilt archiveren.
- Vul hieronder een datum in Items archiveren ouder dan.
- U kunt meerdere .pst-bestanden maken om sommige mappen te archiveren met verschillende instellingen.
2. Compact Outlook-gegevensbestand om het probleem "Outlook-gegevensbestand heeft de maximale grootte bereikt" op te lossen
Het comprimeren van een Outlook-gegevensbestand betekent het comprimeren van het bestand door lege of ongebruikte ruimte te verwijderen, vermindering van de totale bestandsgrootte. De compact Outlook-gegevensbestand maakt ruimte vrij en kan problemen oplossen wanneer het Outlook-gegevensbestand de maximale grootte heeft bereikt.
Voorafgaand aan het uitvoeren van de verdichting verwijder e-mails die niet langer nodig zijn of verplaats ze naar archiefmappen om de mailbox kleiner te maken. Verdicht de brievenbus regelmatig om ongebruikte ruimte te verwijderen en de grootte van de brievenbus te verkleinen. Dit kan gedaan worden door met de rechtermuisknop op de mailboxmap te klikken en de “Eigendommen” optie, vervolgens selecteren “Gevorderd” en door te klikken “Nu comprimeren”.
Hier leest u hoe u uw gegevensbestand comprimeert:
- in Outlook, klik op Bestand > Accountinstellingen > Accountinstellingen;
- Ga naar het tabblad Gegevensbestanden en selecteer het PST-bestand dat u wilt comprimeren;
- Klik op Instellingen > Nu comprimeren;
- Wacht tot Outlook zijn ding doet.
3. Splits Outlook PST-bestanden in meerdere kleinere bestanden
Indien de compact Outlook-gegevensbestand vergemakkelijkt de zaken niet wanneer Outlook ost de maximale grootte heeft bereikt, probeer het PST-bestand op te splitsen in kleinere bestanden. Hoe doe je dat? Dit zijn de stappen:
- Download en installeer een tool van derden zoals PST-splitter;
- Start de tool en selecteer het PST-bestand dat u wilt splitsen;
- Kies de grootte van de nieuwe PST-bestanden;
- Klik op Splitsen en wacht tot de tool zijn ding doet.
4. Los het probleem op via de wizard Importeren/exporteren
De import-/exportwizard kan helpen met de limiet 'Outlook-gegevensbestand bereikt maximale grootte' door u toe te staan een deel van uw gegevens te exporteren naar een nieuw Outlook-gegevensbestand. Met nog kleinere benodigde ruimte, je kunt een compact Outlook-gegevensbestand opgeslagen op een externe harde schijf.
U kunt het geëxporteerde gegevensbestand altijd weer in Outlook importeren wanneer u toegang tot die gegevens nodig heeft.
Hier leest u hoe u de wizard kunt openen en gebruiken:
- in Outlook, klik op Bestand > openen & Exporteren > Importeren/exporteren
- Kies Exporteren naar een bestand en klik op Volgende
- Selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende
- Kies de map die u wilt exporteren en klik op Volgende
- Kies waar u het nieuwe PST-bestand wilt opslaan en klik op Voltooien
Voor het importeren van een bestand, je kunt altijd naar dezelfde instelling gaan en op ‘Importeren’ klikken’ in plaats van ‘Exporteren.’
5. Exporteren via Data Extraction Kit voor Outlook
De Data Extraction Kit for Outlook is een waardevol hulpmiddel om grote hoeveelheden gegevens in Outlook te beheren en ervoor te zorgen dat uw gegevensbestand stabiel en functioneel blijft. Wanneer het Outlook-gegevensbestand de maximale grootte heeft bereikt, u kunt grote e-mailmappen verplaatsen, toebehoren, en andere gegevens naar een extern of cloudopslagapparaat, ruimte vrijmaken in uw Outlook-gegevensbestand.
Dit kan u helpen optimale prestaties te behouden en gegevensbeschadiging of -verlies te voorkomen wanneer uw gegevensbestand de maximale grootte overschrijdt. Zodra u uw gegevens hebt geëxtraheerd, u kunt het originele gegevensbestand verwijderen of comprimeren om de grootte verder te verkleinen.
Hier leest u hoe u de tool gebruikt:
- Download de Data Extraction Kit voor Outlook en installeer de tool
- Start de tool en selecteer het PST-bestand dat u wilt exporteren
- Kies de gegevens en het bestandsformaat dat u wilt exporteren en klik op Volgende
- Kies waar u het nieuwe bestand wilt opslaan en klik op Exporteren.
"Outlook-gegevensbestand heeft de maximale grootte bereikt" Fout kan resulteren in:
Wanneer het Outlook-gegevensbestand de maximale grootte heeft bereikt, verschillende scenario's kunnen spelen. Sommige omvatten het volgende:
1. PST-bestand corruptie
Wanneer een Outlook-gegevensbestand, ook wel een PST-bestand genoemd, bereikt zijn maximale grootte, het wordt kwetsbaar voor corruptie. PST-bestanden hebben een vooraf gedefinieerde maximale grootte, die wordt bepaald door de versie van Outlook die u gebruikt. Bijvoorbeeld, oudere versies van Outlook hadden een maximale PST-bestandsgrootte van 2 Gb, terwijl nieuwere versies grotere PST-bestanden toestaan.
Corruptie kan om verschillende redenen voorkomen, zoals plotselinge stroomuitval of onjuist afsluiten terwijl Outlook nog actief is, wat ertoe kan leiden dat het bestand wordt vergrendeld en ontoegankelijk is.
Daarnaast, hoe meer gegevens er in een PST-bestand worden opgeslagen, hoe fragmentarischer het wordt. Dit betekent dat wanneer gegevens worden toegevoegd of verwijderd, het wordt niet noodzakelijkerwijs opgeslagen in aaneengesloten geheugenblokken, leiden tot prestatieproblemen en de kans op corruptie vergroten.
Gebruik de ingebouwde Inbox-reparatieprogramma of Scanpst.exe om het PST-bestand te herstellen. Deze tool is te vinden in de installatiemap van Microsoft Office. Als de ingebouwde tool het PST-bestand niet kan repareren, gebruik een PST-reparatietool van derden om het probleem op te lossen. Je mag ook upgrade naar de nieuwste versie van Outlook om de mailboxlimiet te verhogen. Dit kan door naar de “Bestand” tabblad en selecteren “Office account” of “Helpen” optie.
2. Ontoegankelijke Outlook-e-mails of mailboxmap
Wanneer een Outlook-gegevensbestand de maximale grootte heeft bereikt, het wordt ontoegankelijk, wat betekent dat de gebruiker geen toegang heeft tot de mailboxmappen, of de e-mails die erin zijn opgeslagen.
Dit gebeurt omdat Outlook een PST gebruikt (Persoonlijke opbergtafel) bestand om al zijn gegevens op te slaan, inclusief e-mails, contacten, en andere artikelen. Het PST-bestand heeft een standaard maximale grootte van 20 GB voor Outlook 2007 en eerdere versies en 50 GB voor latere versies.
Wanneer het PST-bestand deze limiet overschrijdt, Outlook begint zich onregelmatig te gedragen, en sommige postvakmappen worden ontoegankelijk.
Gevorderde gebruikers kunnen het probleem oplossen door het verhogen van de standaard PST-groottelimiet.
3. Vermindering van Outlook-efficiëntie en zelfs crashen
Wanneer een Outlook-gegevensbestand de maximale grootte heeft bereikt, Outlook kan traag werken of vastlopen, waardoor het moeilijk wordt om e-mail te openen of te beheren, contacten, en kalenderinformatie. Dit komt omdat Outlook meer acties moet uitvoeren om gegevens van en naar het bestand te lezen en te schrijven, wat langer kan duren en meer systeembronnen kan verbruiken.
Naarmate de grootte van het gegevensbestand groeit, de tijd die nodig is om eenvoudige taken uit te voeren, zoals het zoeken naar een specifieke e-mail, een bijlage openen, of het verplaatsen van e-mails naar een andere map kan ondraaglijk lang worden.
Veelgestelde vragen
Hoe repareer ik Outlook OST heeft de maximale grootte bereikt?
Een oplossing is om oude e-mails te archiveren of naar een andere locatie te verplaatsen en oude onnodige e-mails te verwijderen. Een andere optie is om het OST-bestand te comprimeren of het PST-bestand op te splitsen in kleinere bestanden. Ervaren gebruikers kunnen de maximale grenswaarde in het systeemregister verhogen om grotere Outlook-gegevensbestanden toe te staan.
Hoe kan ik een bestandsgrootte van meer dan 50 GB krijgen in Outlook?
De maximale PST-bestandsgrootte van Outlook is 50 Gb, die niet verhoogd kan worden. Echter, een oplossing is om meerdere PST-bestanden te maken en de e-mails dienovereenkomstig te verdelen. Als alternatief kan de gebruiker de e-mailbeheerder vragen om de limiet voor de mailboxgrootte te verhogen.
Hoe vergroot ik de maximale Outlook PST-bestandsgrootte?
De maximale PST-bestandsgrootte van Outlook staat vast en kan niet worden vergroot. Echter, u kunt meerdere PST-bestanden maken en de e-mails dienovereenkomstig verdelen om te voorkomen dat u de maximale bestandsgroottelimiet bereikt of de PST-limietwaarden verhogen via de registerinstellingen.
