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Como converter Outlook e-mail para PDF?

Como converter Outlook e-mail para PDF?

Exportando mensagens de correio electrónico para o Acrobat PDF é uma tarefa comum na análise de dados forense. As empresas também muitas vezes precisam salvar os emails do Outlook como PDF para diversos fins: relatando, migração de dados, apresentações e assim por diante. Este artigo descreve várias maneiras de transformar um e-mail para um documento PDF.

Índice

Opção 1: Usando Kit Extração de dados para o Outlook

Disponível para todas as versões do Windows e do Outlook.

Desde o último Kit Extração versão dados para Outlook suporta extrair e-mails do Outlook como arquivos PDF. Com esta ferramenta você pode salvar e-mails do Outlook como PDF ou converter arquivos PST para PDF. Assim como usar kit de extração de dados para o Outlook para converter mensagens para pdf?

Aqui está como a guia:

  1. Baixar, instalar e executar o Kit de extração de dados para o Outlook.
  2. Na Formato seção, permitir que o “formato de exportação personalizado” opção.
  3. Na O email suspenso, selecionar “PDF - Adobe Acrobat”. Isto irá exibir as opções PDF exportação adicionais (ver abaixo).
    opção de formato de exportação personalizado
  4. Selecione se você deseja exportar e-mails de Outlook ou de um arquivo PST, clicando no botão correspondente. Em seguida, selecione a pasta do Outlook ou o arquivo PST para exportar para PDF.
    Botões Outlook e PST

O programa vai verificar automaticamente a pasta selecionada ou arquivo PST e salvar mensagens de e-mail do Outlook em arquivos PDF.

Ao contrário dos métodos convencionais descritos abaixo exportação, esta opção tem várias vantagens:

  • Em primeiro lugar, Data Extraction Kit para Outlook pode lidar com várias mensagens de uma só vez. Além disso, o programa também processa pastas e até mesmo subpastas, se necessário. Esta é uma enorme economia de tempo quando você precisa converter centenas de e-mails para um relatório ou lote forense ou de negócios converter msg para pdf.
  • Em seguida, corpo do email é convertido para pesquisável documento PDF baseado em texto. Plus, o programa pode lidar corretamente com anexos de email. Se você quiser preservar arquivos anexados e adicioná-los ao PDF gerado, selecione os “Adicionar anexos de e-mail para PDF” opção e programa irá converter e-mail do Outlook para pdf com anexos.
  • Outra opção “Especificar tamanhos de anexos”, acrescenta informações adicionais no cabeçalho da mensagem exportou cerca de tamanhos de arquivos anexados ao e-mail.
  • O “Comprimir ficheiros PDF” opção reduz o tamanho do arquivo de saída PDF ao comprimi-lo.

Exemplo de MSG a conversão da PDF

message Fonte Outlook:

e-mail fonte

arquivo de PDF resultado:

mensagem do Outlook com anexos convertidos para o formato PDF

Exemplo de e-mail Outlook convertidos para o formato PDF. acrobat reader permite visualizar o e-mail em si e lista de anexos de e-mail. Agora, esses anexos de email convertidos em anexos de PDF i.e. incorporado na estrutura PDF.

Opção 2: Exportar mensagens do Outlook para PDF usando a impressora PDF

Disponível para Windows 10 ou acima

no Outlook 2007, 2010, 2013 e 2016 você pode salvar qualquer economia de e-mail como pdf usando a impressora PDF virtual “Microsoft Imprimir em PDF” embutido no Windows 10. Se você precisa converter mensagens do Outlook para PDF a partir de arquivos de dados pst, abri-la primeiro no Outlook e, em seguida, exportar para PST pdf como se segue…

Imprimir e-mail único Outlook para PDF

Aqui é como fazer usar este método:

  1. Abra a mensagem de e-mail que você deseja salvar como PDF.
  2. No Arquivo Clique na guia Impressão.
  3. Na Impressora suspensa, selecione Microsoft Imprimir em PDF.
  4. Clique Impressão. Isto irá abrir o Microsoft impressão para diálogo PDF.
  5. Especifique a pasta eo nome do arquivo da saída PDF.
  6. Clique Salvar.

A desvantagem deste método é que você só pode salvar uma mensagem de cada vez. No entanto, se você quiser converter uma única mensagem para PDF e não é necessário para incorporar anexos, esta é a opção mais útil.

Opção 3: Salvar Outlook e-mails como PDF do Microsoft Word

Disponível para todas as versões do Windows

Para as versões do Windows anteriores ao Windows 10, você pode usar uma outra maneira de exportar mensagens do Outlook para PDF. Basicamente, você primeiro e-mails de exportação para HTML, em seguida, convertê-lo em PDF.

Aqui está o guia detalhado passo-a-passo:

  1. no Outlook, abra a mensagem de e-mail que você deseja salvar como PDF.
  2. No Arquivo Clique na guia Salvar como.
  3. Na Salvar como caixa de diálogo, especifique a pasta eo nome do arquivo.
  4. Na Salvar como tipo caixa de escolher HTML.
  5. Clique Salvar.
  6. Agora, executar o Microsoft Word e abra o documento HTML que você acabou de salvar usando o Arquivo > Aberto menu.
  7. Clique no Arquivo > Salvar como o menu.
  8. Na Salvar como caixa de diálogo, selecione PDF no tipo de arquivo suspenso.
  9. Clique Salvar.

Esta maneira de exportar e-mails do Outlook é simples e universalmente disponível, mas ainda você tem que converter cada mensagem manualmente. Também, você precisa criar manualmente uma pasta antes de exportar e-mails há.

Então, qual opção de usar?

Em conclusão, Data Extraction Kit para Outlook permite guardar várias mensagens do Outlook como documentos PDF, incluindo anexos. O programa funciona automaticamente e sem problemas, e cria pesquisável, documentos PDF amigável-judiciais, que é essencial para investigadores digitais e investigadores forenses. É o único método para executar conversão em massa de e-mails do Outlook para o formato PDF que torna este software indispensável.

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