Att e-post migration en enkel resa ™ - gång på gång!

Hur man exporterar e -post från Outlook till Excel

Hur man exporterar e -post från Outlook till Excel

När det gäller e -postklienter, Outlook är den föredragna miljön för många företag och användare. Det är säkert, mångsidig, och kraftfull. Man kan lagra och hantera en stor mängd e-korrespondens och få åtkomst till flera konton på en server. Emellertid, det finns också några nackdelar - till exempel, vissa användare känner sig frustrerade när de försöker exportera e -post från MS Outlook.

Medan det finns olika manuella metoder, ingen av dem är perfekt. När det finns lite information, du kan kopiera och klistra in separata e -postmeddelanden i Word eller en annan textbehandlare. Originalformatering kanske inte bevaras.

Anteckningsbok med Excel

I denna artikel, Vi kommer att behandla några pålitliga sätt att förvandla dina e -postmeddelanden till kalkylblad för Microsoft Excel. Tyvärr, det finns ingen magisk knapp som låter dig exportera e -postmeddelanden från Outlook till Excel automatiskt. Det kan vara komplext om du inte känner till några knep - upptäck dem nedan.

Skäl att exportera Outlook -e -postmeddelanden

Användare kanske vill flytta sin e -post av olika skäl. De vanligaste motivationerna för att exportera Outlook -e -postmeddelanden till Microsoft Excel är följande:

  • behovet av att övergå till en ny server
  • behovet av att skapa en distributionslista för andra applikationer
  • behovet av växla mellan plattformar
  • behovet av att dela information med en annan användare
  • behovet av en säkerhetskopia.

När du går från system till system, data skadas ofta eller går förlorade. Uppgiften att överföra till Excel är ingen kaka - om du försöker en tveksam metod, du riskerar att förlora informationen för gott. Istället för att ta onödiga risker, dra nytta av hemligheterna vi delar nedan. Vi visar dig hur du kopierar och klistrar in data eller exporterar till en CSV -fil istället.

Fördelar med import till kalkylblad

Export till Microsoft Excel är ett av de mest pålitliga överföringssätten. Kalkylformatet låter dig ordna konversationerna i en databas. Det låter dig hitta gamla kontakter och utbyten med olika parametrar som datum för sammanhang.

Ett kalkylblad som backupalternativ är också värt att överväga. All värdefull information från Outlook bör kopieras för återkallelse. Förr eller senare, du kan behöva hitta särskilda konversationer för personliga eller juridiska ändamål. Vid serverfel, om uppgifterna försvinner (vilket är ett mardrömsscenario!) du kommer att ha XLS -filen att falla tillbaka på.

Så här exporterar du Outlook -e -postmeddelanden till Excel

Vill du skapa distributionslista eller rättsmedicinsk rapport? Här är det bästa sättet att göra detta:

HämtaFör Windows 32/64-bitRegistreraLås den fullständiga versionen

  1. Klicka på knappen ovan för att ladda ner Outlook Data Export Kit -programvara.
  2. Installera och kör det.
  3. Klicka på “Rapporter” och välj “Kontaktlista” eller “Lista över mottagarens e-postadresser” om du vill skapa en distributionslista,
    eller
    välja “E -postegenskaper…” om du vill skapa en lista med Outlook -e -postmeddelanden inom deras egenskaper.
  4. Välj rapportalternativ och kör det.
  5. Öppna resultatfilen i Microsoft Excel eller en annan kalkylarkredigerare.

Dekit rapporterar

Även Data Extraction Kit for Outlook gör det möjligt att skapa en lista över Outlook -konton och lösenord. Kolla in det här. Dessutom kanske du vill veta hur Importera e -postadresser från Excel till Microsoft Outlook.

Så här exporterar du postdata till Microsoft Excel med Outlook

Detta är inte raketvetenskap, men här är en varning: räkna inte med att behålla någon styling. Data överförs som vanlig text med kontakter, och alla länkar kommer att vara grundläggande. Det finns inga undantag eller lösningar här, varken på Windows eller på Mac. Om du verkligen behöver bevara utseendet på de ursprungliga e -postmeddelandena, spara dem som HTML istället. Annars, följ denna procedur:

  1. Öppna Microsoft Outlook -appen.
  2. Gå till Arkiv -menyn.
  3. Välj funktionen för att öppna och exportera.
  4. Välj "Importera/exportera" för att hitta "Exportera till en fil". Outlook exporterar till en fil
  5. Ange att du behöver skapa en fil för Excel (CSV), inte en PST -fil.
  6. Välj bland de tillgängliga mappar där filen kan sparas.
  7. Sätt en bock bredvid exportalternativet "E-postmeddelanden".
  8. Ändra kartan anpassade fält om det behövs.
  9. Avsluta genom att klicka på "Slutför".
  10. Stäng Outlook -klienten.
Tips: I steg 8, du kan finjustera dina inställningar i fönstren för mappning av fält. Detta säkerställer att varje element i dina e -postmeddelanden hamnar i en korrekt cell i Microsoft Excel (till exempel, avsändarnas e -postadresser visas i "Från: (adress)"-fältet. Du kan lägga till eller ta bort fält efter eget tycke. Klicka på OK för att bekräfta ditt val och starta Outlook -extraktionsprocessen.

Kartläggning av anpassade fält

När du har klickat på "Slutför", alla dina meddelanden kommer att landa i den nyskapade filen - kolla mappen för att vara säker. Observera att båda Microsoft Excel -format är lämpliga.

Hur man öppnar en CSV -fil

När det gäller CSV (Kommaseparerade värden) formatera, du kan migrera till ett kalkylblad efteråt lika enkelt. Högerklicka bara på den exporterade CSV-filen, och välj "Öppna med ..." - Excel i snabbmenyn. Filen öppnas i programmet, så att du kan spara det som ett XLS -filformat.

CSV-fil

Det direkta sättet att extrahera data från Microsoft Outlook -e -postmeddelanden

Du kan flytta alla dina e -postmeddelanden från Outlook 2016 eller en annan version på Windows eller Mac i bulk. Det är inte nödvändigt att exportera data till en fristående fil först. Så här gör du jobbet snabbt via kopiera och klistra in:

  1. Öppna Outlook och öppna e -postvyn.
  2. Öppna mappen vars innehåll måste överföras.
  3. Kopiera alla mejl med eller utan text (se tipset nedan).
  4. Öppna MS Excel.
  5. Skapa en ny kalkylarkfil.
  6. Sätt in de kopierade e -postmeddelandena - välj cell A1 och klistra in med standard "Ctrl" + V ’/’ kommando + V ’-kommando för att exportera Outlook -e -postmeddelanden.
  7. Spara filen. på din Windows- eller Mac -enhet.

Hur man kopierar e -post för Microsoft Excel (Steg 3)

Det finns två sätt att importera e -postmeddelanden i alla versioner inklusive Outlook 2013 - med eller utan deras text. För att bevara innehållet, följ alla steg nedan. Att exportera utan dem, börja från steg 6.

Gör följande:

  1. Inaktivera läsfönsterläget i Outlook via menyn "Visa".
    Outlook Stänger av läspanelen
  2. Medan den fortfarande är i View, klicka på alternativet Lägg till kolumner.
  3. Den nya rutan Visa kolumner låter dig välja kolumner från "Alla e -postfält". Välj det här alternativet.
  4. I listan "Tillgängliga kolumner", markera "Meddelande".
  5. Avsluta genom att klicka på "Lägg till" och "OK".
  6. Markera hela postlådans innehåll i din öppna mapp.
  7. Kopiera Outlook -data med "Ctrl + C ’kommando.
Tips: Det finns andra sätt att kopiera e -postmeddelandet utan att skapa en fil. Till exempel, du kan välja vilken e -post som helst och klicka på "Ctrl" + A ’för att markera resten, eller välj det första meddelandet och klicka på Ctrl + Flytta + Avsluta för samma syfte.

Exportera mejl från Outlook till Excel med datum och tid

om du behöver bevara datum och tid, använd kopian & klistra in metod. Outlook -systemet låter dig se e -postmeddelanden från ett specifikt dataintervall. Metoden liknar vanlig direktkopiering. Här är vad du ska göra:

  1. till sökruta av Outlook 2010 eller någon annan version.
  2. Ange de två datumen definierar intervallet.
  3. Klicka på 'Stiga på'.
  4. Markera mejlen med datumintervallet (använd tipset för Step 3 ovan).
  5. Kopiera urvalet (Ctrl + C).
  6. Öppna MS Excel.
  7. Infoga de kopierade data i ett tomt kalkylblad (Ctrl + I).

Grattis! Nu har meddelandena med de angivna tidsparametrarna landat i ditt kalkylblad. Du behöver inte söka efter några mappar på vår enhet - bara kopiera och klistra in direkt! Denna grundläggande metod används för specifika typer av analytiskt arbete. Observera att den inte genererar en exporterad CSV -fil - istället, du sparar kalkylarken efter att du klistrat in data. Nu vet du hur du exporterar Outlook -e -postmeddelanden till Excel med datum och tid.

Slutliga ord

Detta är de vanligaste sätten att överföra e -postdata från Outlook 2019 och tidigare utgåvor till Excel. Om ett eller båda av dina system är på Macintosh, sekvensen är liknande. Om du fysiskt behöver överföra CSV -filen till en annan dator, använda någon extern minneslagring eller spara den i ett moln. Du kan också skicka den till din adress för Mac.

Om du behöver backup, du kan också exportera Outlook -e -postmeddelanden till en fristående PST -fil. Spara det på en säker plats. Det kommer inte bara att innehålla meddelanden, men också dina kontakter, uppgifter, och uppdrag. Du kan också överföra e -post från andra e -postklienter direkt till Outlook med en speciell omvandlare som genererar PST. Data kan laddas ner till en separat fil eller matas direkt till din aktiva profil i Outlook.

Hur användbart var det här inlägget?

Klicka på en stjärna för att betygsätta det!

Medelbetyg 0 / 5. röst starkare: 0

Inga röster hittills! Bli först med att sätta betyg på det här inlägget.

När du hittat det här inlägget användbar ...

Följ oss på sociala medier!

Vi beklagar att detta inlägg inte var användbart för dig!

Låt oss att förbättra det här inlägget!

Berätta för oss hur vi kan förbättra det här inlägget?

 
kommentarer

inga kommentarer än.

Lämna ett svar

 

Hur man exporterar e -post från Outlook till Excel

dags att läsa: 6 mig