Outlook är en kraftfull och allmänt använd e-postklient som hjälper miljoner hantera sina dagliga kommunikationsbehov. Emellertid, när din brevlåda växer, du kan stöta på ett felmeddelande som kan hämma din produktivitet: "Outlook-datafilen har nått maximal storlek."
Det här problemet kan vara frustrerande och göra att du missar viktiga e-postmeddelanden, möten, och deadlines. Lyckligtvis, det finns lösningar på detta problem, och i den här guiden, vi kommer att leda dig genom stegen du kan ta för att lösa detta fel och hålla din Outlook igång smidigt.
Oavsett om du är ett upptaget proffs, en student, eller bara en genomsnittlig användare, vår omfattande guide hjälper dig att övervinna det här problemet och med tillförsikt komma tillbaka till att använda Outlook.
Vad är den maximala filstorleken som uppnås i Outlook?
Så, det finns en gräns för storleken på PST-filen du kan ha i Outlook. Vad är gränsen, när outlook har nått maximal storlek, du frågar? Väl, det beror på vilken version av Outlook du har. För Outlook 2003 och 2007, gränsen är 20 GB.
För Outlook 2010 och senare, gränsen är 50 GB. Om du har nått det Gräns för PST-filstorlek, du får felmeddelanden, och din Outlook kommer att börja fungera.
De främsta orsakerna till Maximal Size-fel i MS Outlook är:
-
- Stor brevlåda storlek: När storleken på brevlådan överskrider den högsta tillåtna gränsen, det kan orsaka detta fel.
- Ansamling av för många e-postmeddelanden och bilagor: När för många e-postmeddelanden och bilagor lagras i brevlådan, det kan göra att brevlådan når sin maximala storlek.
- Överfull mapp med slängda meddelanden. Raderade meddelanden flyttas till “Borttagna objekt” mapp som behöver tömmas med jämna mellanrum.
- Föråldrad version av Outlook: Om användaren använder en föråldrad version av Outlook, den kanske inte kan hantera stora brevlådor, leder till detta fel.
- Korrupt PST-fil: Om PST-filen (personligt lagringsbord) som innehåller brevlådedata är korrupt, det kan orsaka detta fel.
Lösningar för att fixa "Outlook-datafilen har nått maximal storlek"
Nu när du vet om filstorleksbegränsningen, det är dags att gå in på lösningarna som är avsedda att hjälpa dig hantera de problem som händer om ost har nått den maximala storleken. Dessa lösningar är baserade på vad vi vet om programmet och vad Microsofts vägledning säger.
1. Arkivera dina uppgifter
Om Outlook PST har nått sin maximala storlek, det beror förmodligen på att du har många gamla e-postmeddelanden och bilagor som du inte behöver längre. Om användaren inte arkiverar e-postmeddelanden och bilagor korrekt, det kan leda till en stor postlåda och orsaka detta fel. Så, den första lösningen är att arkivera det där. Så här kan du göra det.
Hur man arkiverar datafiler i Outlook 2013 / 2016 / 2019
Med tanke på att det finns skillnader i arkiveringsproceduren för nyare versioner av Outlook, här är steg-för-steg-processen för att arkivera data i Outlook 2013/2016/2019. Första, skapa en ny Outlook-datafil för vidare arkivering:
-
- Välj meny Fil och välj information.
- Välj Kontoinställningar och välj Kontoinställningar från menyn. Fönstret Kontoinställningar öppnas.
- Klicka på Data fil flik.
- Klicka på Lägg till.
- Välj Outlook-datafilen och välj Okej.
- Ange namnet på arkivet under Filnamn och välj platsen där du vill spara filen.
- Välj Okej och stäng fönstret.
Aktivera automatisk arkivering
Använd funktionen för automatisk arkivering i Outlook för att automatiskt flytta äldre e-postmeddelanden och bilagor till arkivmappar. För att aktivera automatisk arkivering av e-postmeddelanden i Outlook:
-
- Gå till den Fil flik
- Välj Alternativ, sedan Avancerad
- Klicka på Autoarkivinställningar.
- Använd tidigare skapad arkivdatafil för att lagra äldre e-postmeddelanden och bilagor, minska storleken på huvudbrevlådan.
Arkivera datafiler i Outlook 2010
Här är guiden med de steg som Microsoft rekommenderade att följa när Outlook nådde maximal storlek:
-
- Klicka på Fil menyn i Outlook 2010 och välj alternativet Cleanup Verktyg.
- I den Cleanup Verktyg, du kommer att se ett alternativ som kallas arkiv.
- Klicka på arkiv och välj den mapp du vill arkivera.
- Ange ett datum under Arkivföremål äldre än.
- Du kan skapa flera .pst-filer för att arkivera vissa mappar med olika inställningar.
2. Kompakt Outlook-datafil för att åtgärda "Outlook-datafilen har nått maximal storlek".
Att komprimera en Outlook-datafil innebär att komprimera filen genom att ta bort allt tomt eller oanvänt utrymme, minska den totala filstorleken. Den kompakt Outlook-datafil frigör utrymme och kan lösa problem när Outlook-datafilen har nått maximal storlek.
Innan du kör komprimeringen radera e-postmeddelanden som inte längre behövs eller flytta dem till arkivmappar för att minska storleken på brevlådan. Komprimera brevlådan regelbundet för att ta bort eventuellt oanvänt utrymme och minska storleken på brevlådan. Detta kan göras genom att högerklicka på brevlådemappen och välja “Egenskaper” alternativet, sedan välja “Avancerad” och klicka på “Kompakt nu”.
Så här går du tillväga för att komprimera din datafil:
- i Outlook, klicka på Arkiv > Kontoinställningar > Kontoinställningar;
- Gå till fliken Datafiler och välj den PST-fil du vill komprimera;
- Klicka på Inställningar > Kompakt nu;
- Vänta tills Outlook gör sitt.
3. Dela Outlook PST-filer i flera mindre filer
Om kompakt Outlook-datafil underlättar inte när Outlook ost har nått maximal storlek, försök dela upp PST-filen i mindre filer. Hur gör man det? Här är stegen:
- Ladda ner och installera ett tredjepartsverktyg som PST Splitter;
- Starta verktyget och välj PST-filen du vill dela;
- Välj storleken på de nya PST-filerna;
- Klicka på Dela och vänta på att verktyget ska göra sitt.
4. Åtgärda problem via import/exportguiden
Import-/exportguiden kan hjälpa till med gränsen för 'Outlook-datafil nådd maximal storlek' genom att tillåta dig att exportera en del av dina data till en ny Outlook-datafil. Med ännu mindre utrymmesbehov, du kan skapa en kompakt Outlook-datafil lagras på en extern hårddisk.
Du kan alltid importera den exporterade datafilen tillbaka till Outlook när du behöver komma åt den informationen.
Så här kommer du åt och använder guiden:
- i Outlook, klicka på Arkiv > Öppna & Exportera > Importera/exportera
- Välj Exportera till en fil och klicka på Nästa
- Välj Outlook-datafil (.PST) och klicka på Nästa
- Välj den mapp du vill exportera och klicka på Nästa
- Välj var du vill spara den nya PST-filen och klicka på Slutför
För att importera en fil, du kan alltid gå till samma inställning och klicka på 'Importera’ istället för "Exportera.’
5. Exportera via Data Extraction Kit för Outlook
Den Data utvinning Kit för Outlook är ett värdefullt verktyg för att hantera stora mängder data i Outlook och se till att din datafil förblir stabil och funktionell. När Outlook-datafilen nådde maximal storlek, du kan flytta stora e-postmappar, bilagor, och annan data till en extern eller molnlagringsenhet, frigör utrymme i din Outlook-datafil.
Detta kan hjälpa dig att upprätthålla optimal prestanda och förhindra datakorruption eller förlust när din datafil överskrider sin storleksgräns. När du har extraherat din data, du kan antingen ta bort den ursprungliga datafilen eller komprimera den för att minska storleken ytterligare.
Så här använder du verktyget:
- Ladda ner Data Extraction Kit för Outlook och installera verktyget
- Starta verktyget och välj den PST-fil du vill exportera
- Välj data och filformat du vill exportera och klicka på Nästa
- Välj var du vill spara den nya filen och klicka på Exportera.
Felet "Outlook-datafilen har nått maximal storlek" kan resultera i:
När Outlook-datafilen har nått maximal storlek, flera scenarier kan utspela sig. Vissa inkluderar följande:
1. PST-fil korruption
När en Outlook-datafil, även känd som en PST-fil, når sin maximala storlek, det blir sårbart för korruption. PST-filer har en fördefinierad storleksgräns, som bestäms av den version av Outlook du använder. Till exempel, äldre versioner av Outlook hade en PST-filstorleksgräns på 2 GB, medan nyare versioner tillåter större PST-filer.
Korruption kan uppstå av olika anledningar, som plötsliga strömavbrott eller felaktiga avstängningar medan Outlook fortfarande körs, vilket kan resultera i att filen blir låst och oåtkomlig.
Dessutom, desto mer data lagras i en PST-fil, desto mer splittrad blir den. Detta innebär att när data läggs till eller tas bort, det sparas inte nödvändigtvis i angränsande minnesblock, leder till prestationsproblem och ökar sannolikheten för korruption.
Använd den inbyggda Reparationsverktyg för inkorgen eller Scanpst.exe för att reparera PST-filen. Det här verktyget finns i installationskatalogen för Microsoft Office. Om det inbyggda verktyget inte kan reparera PST-filen, använda en tredjeparts PST-reparationsverktyg för att åtgärda problemet. Du kan också uppgradera till den senaste versionen av Outlook för att öka postlådegränsen. Detta kan göras genom att gå till “Fil” fliken och välja “Office konto” eller “Hjälp” alternativet.
2. Otillgängliga Outlook-e-postmeddelanden eller postlådemapp
När en Outlook-datafil har nått maximal storlek, det blir otillgängligt, vilket betyder att användaren inte kan komma åt brevlådemapparna, eller e-postmeddelanden som lagras i dem.
Detta händer eftersom Outlook använder en PST (Personligt förvaringsbord) fil för att lagra alla dess data, inklusive e-post, kontakter, och andra föremål. PST-filen har en standardgräns för maximal storlek på 20 GB för Outlook 2007 och tidigare versioner och 50 GB för senare versioner.
När PST-filen överskrider denna gräns, Outlook börjar bete sig oregelbundet, och vissa postlådemappar blir otillgängliga.
Avancerade användare kan lösa problemet genom att öka standardstorleksgränsen för PST.
3. Minskar Outlook-effektivitet och även kraschar
När en Outlook-datafil har nått den maximala storleksgränsen, Outlook kan gå långsamt eller låsa sig, gör det svårt att komma åt eller hantera e-post, kontakter, och kalenderinformation. Detta beror på att Outlook behöver utföra fler åtgärder för att läsa och skriva data till och från filen, vilket kan ta längre tid och förbruka mer systemresurser.
När datafilstorleken växer, den tid som krävs för att utföra enkla uppgifter som att söka efter ett specifikt e-postmeddelande, öppna en bilaga, eller att flytta e-postmeddelanden till en annan mapp kan bli outhärdligt långa.
Vanliga frågor
Hur fixar jag att Outlook OST har nått maximal storlek?
En lösning är att arkivera eller flytta gamla e-postmeddelanden till en annan plats och radera gamla onödiga e-postmeddelanden. Ett annat alternativ är att komprimera OST-filen eller dela upp PST-filen i mindre filer. Erfarna användare kan öka det maximala gränsvärdet i systemregistret för att tillåta större Outlook-datafiler.
Hur kan jag få en filstorlek på mer än 50 GB i Outlook?
Outlooks maximala PST-filstorlek är 50 GB, som inte kan ökas. Emellertid, en lösning är att skapa flera PST-filer och dela upp e-postmeddelandena därefter. Alternativt kan användaren begära att storleksgränsen för postlåde ökas av e-postadministratören.
Hur ökar jag den maximala Outlook PST-filstorleken?
Outlooks maximala PST-filstorlek är fast och kan inte ökas. Emellertid, du kan skapa flera PST-filer och dela e-postmeddelandena därefter för att undvika att nå den maximala filstorleksgränsen eller öka PST-storleksgränsvärdena via registerinställningarna.
