Ако сте решили да прехвърлят работата си живот до Microsoft Outlook, това е напълно обяснимо. Няма нищо по-важно от ефективни операции, когато става въпрос за професионалния си живот. Колкото по-автоматизирани процеси стават, по-вероятно е, че нашите бъдещи работни места ще бъдат нищо друго освен една рутинна. Така, ако сте вече уморени от неефективно писмено съобщение до група хора, крайно време е да започнете да използвате разтвор на Microsoft: списък перспектива разпределение.
Тази статия описва следното:
- Как да създадете Списък за разпространение В Outlook
- Съвети за импортиране Списък разпределение в Outlook
- Защо Използвайте Outlook за по-голяма ефективност?
Да започнем с, нека да определи списъка за разпространение облик и посоча своите уникални характеристики. в основата си, тя е контактна група, която ви позволява да изпратите електронно писмо до много хора. Без значение дали става вашия екип, борда на директорите, или дори само една група от сътрудници, не е нужно да добавите всеки адрес отделно и това ще ви спести много време.
Как да създадете Списък за разпространение В Outlook
Outlook ви дава възможност да се установи списък за разпространение само в няколко лесни стъпки. В зависимост от версията, ви като цяло ще трябва да се вземат 6-10 стъпки, за да добавите списък разпределение. Въпреки това, за най-новата версия ние сме подготвили списък от действия, за вас по-нататък:
- кликване “хора” на лентата за навигация, или икона или дума;
- Отиди на “Моите приятели” и изберете папката, където контактната група е да бъдат спасени. По-лесно е, ако просто изберете “Контакти”;
- кликване “Нова Контактната група” и го наречете по отношение на вашите нужди;
- избирам “Добави Потребители” и просто да добавите хора от вашия списък с контакти, които искате да видите в този много списък;
- запишете и затворете функцията.
Въпреки това, за тази дейност да се извършва в по-малко от 5 та, тъй като е описано, трябва да имате всички контакти в базата данни на програмата. И какво, ако не? Това не е голяма работа, тъй като има начин да се импортирате тези от Excel файлове както и от различни адреси група файлове, като MSG. Вие не можете директно да импортирате списъка за разпространение на Outlook 2019 но само контактите, от които те могат да бъдат направени. По-долу ще обясним по-подробно процеса на пълно импортиране.
Ако трябва да импортирате контакти първи, предлагаме ви да използвате Визитка да Transfer Outlook софтуер, който лесно се внася VCF (виртуален контакт) файлове в Outlook или самостоятелен PST файл. Прочетете описание на контакти процедура внасят тук.
Съвети за импортиране Списък разпределение в Outlook
Най-естественото и плавно тече начин да си осигурите данни за контакт е в Outlook база е да се внос или износ, дистрибуция перспектива списък за Excel 2019. За да направите това, ти, преди всичко, Трябва да се уверим, че всички необходими контакти са в ексел файла. Второ, вие трябва да импортирате този файл чрез Файл > Отворено & Износ > Импортиране/експортиране към работната програма. След това ще можете да ги добавите в групата с контакти и да се списък личен разпределение на перспектива.
Въпреки това, понякога може да има предизвикателства по пътя, така че ние искаме да ви обясня всички съвети и хитрост, за да направи този процес възможно най-гладко. По-долу е нашата стъпка-по-стъпка ръководство за това как да импортирате контактна група за перспектива от Excel, отново за по-новите версии на програмата:
- избирам “Файл” върху лентата на 2013 или 2016 програма версия;
- пристъпи Open & Износ, а именно внос / функция износ;
- в изскачащ прозорец с опциите за да се извършват действия, изберете “Внос от друга програма или файл” и продължете;
- избирам “Отделени със запетая стойности” в следващата стъпка, която показва вида на файла, за да се създаде;
- изберете, за да бъдат внесени файла и обръща специално внимание на опции за дублиране. Те включват позволява подмяна на дубликати с предмети, внасяни, което позволява дублиране да се създаде, и никой внос на дублиращите се елементи;
- пристъпи, като изберете папката, в която. Най-естествено, това е “Контакти” един;
- Запазване и приключване вашите действия.
След като сте извършили всички действия, описани по-горе, трябва да бъде в състояние да видите контактите, под съответната икона. Ако това не е така, след това се уверете, че избраната файл е пълна. Например, Outlook изисква заглавията на колоните, в първия ред, така че проверете тези първи. за щастие, можете да редактирате .csv файл с помощта на Excel, за да добавите имена и друга липсваща информация, така определяне на проблема, няма да отнеме много време.
Защо Използвайте Outlook за по-голяма ефективност?
Както вече беше описано, има най-различни неща, които човек може да направи, за да се намали броят на рутинни задачи на работното място или у дома, когато се използва перспектива. Освен създаването на прости списъци, един може да създаде споделената списъка дистрибуция, която ще бъде на разположение на останалите членове на екипа ви или дори цялата компания. Това е от особено значение, ако всички членове на екипа трябва да изпрати няколко писма до целия екип като спестяване на време за целия екип са невероятни.
Най-важният въпрос тук е, че почти всичко, което искате да направите в Outlook е възможно и не отнема много време. Трябва само да направя малко на четене и препарати, и по-високата ефективност е гарантирана.
Още статии от базата знания
Предполагам, че няма начин да преместя моя 2900 списък с контакти на членове в списък за разпространение, без да избирате всеки запис ръчно. Наистина е гадно.