Осъществяване имейл миграция лесносмилаеми ™ - след време!

Настройки за автоматично архивиране на Microsoft Outlook

Настройки за автоматично архивиране на Microsoft Outlook

Outlook AutoArchive е удобна, но относително неясна характеристика на пощата на Windows. Както подсказва името, неговата цел е да съхранява стари съобщения, като спазва определени правила. Те могат да бъдат по подразбиране или персонализирани, въз основа на вашите нужди. Прочетете, за да научите правилните техники за регулиране на настройките за автоматично архивиране на Outlook.

Настройки за автоматично архивиране на Microsoft Outlook

Така, какво се случва, ако щракнете върху този бутон? По подразбиране, функцията не прави нищо, така че не се страхувайте да го включите. в основата си, системата веднага започва да преглежда вашите папки и да прилага правилата, които знае. Истинската стойност излиза наяве, когато решите да преместите остарелите си имейли. Възможно е да ги прехвърлите на специално място, така че те все още са достъпни, но не запушвайте входящата си поща. Точно това е автоматичното архивиране на Outlook 2013 ви позволява да направите. Ето как да персонализирате системата според вашите желания.

Как да настроите архив в Outlook 2013 (И други)

Нека започнем с активиране на функцията. Стартирайте вашия пощенски клиент и направете следните стъпки.

Разширени настройки на Outlook AutoArchive

  1. От Файл раздел, достъп Опции.
  2. Насочете се към Напреднал раздел.
  3. Изберете Настройки за автоматично архивиране.
  4. Активиране Стартирайте AutoArchive всеки (с регулируем брой дни).

Автоматично архивиране на имейли всеки ден

 

Сега, вашата функция за автоматично архивиране е включена. Време е да разгледаме възможностите му на практика.

Основни особености

AutoArchive работи по различен начин от Почистване на папката за разговори. Ако някога сте използвали последното, знаете, че може да се използва ръчно. Неговите настройки се прилагат към всяка папка, която сметнете за добре. Всички настройки се побират в един прозорец.

Автоархивиране на Outlook

AutoArchive може да е активен за няколко папки. Всеки от тях ще бъде сканиран и пренареден с помощта на текущите настройки. Мързеливите потребители могат да се придържат към настройките по подразбиране (ако е подходящо) и ги накарайте да се прилагат навсякъде. Ако те не отговарят на вашите нужди, време е да прецизирате системата. Прочетете, за да научите как.

Настройка на AutoArchive Outlook 2010

Честотата на архивиране може да бъде променена според вашите нужди. Стойността по подразбиране е 14 дни. Потребителите могат да променят номера, като използват клавиши със стрелки или въвеждат желаната цифра. Системата позволява всеки избор между 1 и 60. Това няма да ви позволи да въведете по-дълъг интервал.

Сега, можете да програмирате Outlook да ви покаже подкана, преди да стартирате функцията за архивиране. Това се постига чрез поставяне на отметка в квадратчето преди Подкана преди стартиране на AutoArchive. Известието ще ви позволи да проверите настройките, сменете ги, или изцяло да отмените операцията.

Автоматично архивиране на имейли всеки ден

Следващата група параметри се отнася до целевите групи артикули. Какво ще архивирате, и как? Някои от тези настройки са ограничени до съобщения. Например, може да искате стари имейли с изтичане на срока на годност да изчезнат. Тук, you should choose ‘Delete expired items’. The operation has no effect on your folders with events or tasks.

All other settings apply to all folders. Let’s see what can be done with them. Outlook items include:

  • бележки,
  • календари,
  • events,
  • задачи, и
  • записи в дневника.

По подразбиране, a special data file with the *.pst extension stores items that have spent over 6 months in your system. The file is named ‘Archive’. Like the frequency of archiving, the file name can be changed. Look at the box for Archive or delete old items. It must be checked for this rearrangement to occur. The archive file will be accessible at any time as you will see it on the navigation pane. As mentioned above, you can specify the desired frequency. It is also possible to set the target group. Например, можете да програмирате системата да архивира съобщения на определена възраст - между 1 ден и 60 месеци. Това става чрез Изчистете предмети, по-стари от. Също така е възможно да се присвои друг файл с данни като дестинация за съхранение.

Накрая, старите елементи могат да бъдат изтрити за постоянно. Внимавайте с тази опция. Имейлите, които са засегнати от правилото, няма да оставят следа във вашия Изтрити папка. Помислете два пъти, преди да приложите правилото. Докато теоретично можете да ги извлечете от сървъра, това не е гарантирано. За да запазите настройките и да затворите прозореца, кликване ОК. Сега, автоматичното архивиране на Outlook работи. Той ще функционира след вашите настройки, включително честотата на архивиране. обикновено, функцията започва да работи няколко минути след приключване на нейната конфигурация.

Ако вашият пощенски клиент е програмиран да показва подкана AutoArchive, очаквайте да го видите скоро. Неговата операция по подразбиране се отнася само за някои папки. Те съдържат вашите изпратени и изтрити елементи, както и задачи и календар. Настройките също могат да бъдат коригирани, както искате.

Присвояване на папки за автоматично архивиране

Възможно е да стартирате процеса във всяка папка. Това се постига чрез включване на функцията за всяко от целевите места поотделно.

  • Щракнете с десния бутон върху всеки и се насочете към неговите свойства, или
  • Използвайте алтернативния път през лентата. Можете да получите достъп до същото Свойства на папката от неговата Файл раздел *.

*Ако искате да настроите архивиране за календара или задачите, това е единственият начин да достигнете до техните свойства.

Сега, щракнете върху раздела за функцията за архивиране. Той показва обхвата на възможните настройки за папката. По подразбиране, системата не архивира никакви елементи, така че съответното квадратче е отметнато. Това означава, че функцията игнорира елементите в местоположението. За да включите папката в списъка с източници, поставете отметка в необходимото поле. Той е озаглавен „Архивиране на елементи в тази папка с помощта на настройките по подразбиране“.

Ами ако настройките по подразбиране не ви подхождат? В този случай, ще превключите избора си на „Архивиране на тази папка с помощта на тези настройки“. Сега, параметрите могат да бъдат редактирани според вашите нужди.

Настройки за автоматично архивиране Outlook 2013 (и за други версии) винаги може да се обърне към настройките по подразбиране. Това става чрез посещение на настройките за автоматично архивиране (Файл - Опции - Разширени). Опцията, върху която трябва да кликнете, се нарича „Прилагане на тези настройки към всички папки сега“. След като го включите, всички папки ще имат настройки, върнати на тези по подразбиране.

Ключово за внос

Автоматичното архивиране е удобна функция на пощенската среда на Microsoft. Когато се използва правилно, инструментът поддържа входящата ви поща подреден и позволява лесен достъп до по-стари съобщения. Потребителите могат да регулират честотата и другите параметри на нейната работа с лекота.

Запушената пощенска кутия е пречка за ефективната бизнес комуникация. Колкото повече имейли получавате - толкова по-трудно е да намерите необходимото съобщение. Благодарение на AutoArchive, потребителите не трябва да се притесняват от наводняването на техните системи. Оставете процеса да работи във фонов режим, и се насладете на гладко пощенско изживяване.

Още статии от базата знания


32 битова VS 64 малко Office

32 Бит срещу 64 Bit Office

Тъй като 2019, Потребителите на Windows трябваше да избират между 32 малко срещу 64 малко Office. Чети повече

Перспектива

Версии на Microsoft Outlook

днес, MS Outlook е една от най-често срещаните среди за дигитална кореспонденция. Тъй като Чети повече

IncrediMail GIF поздрави

Анимирани GIF файлове в Outlook: Как да използвам този ефективен инструмент за маркетинг

GIF, означаващ Graphic Interchange Format, е популярен формат сред потребителите на Интернет. То може Чети повече

Разширени настройки на Outlook AutoArchive

Настройки за автоматично архивиране на Microsoft Outlook

Outlook AutoArchive е удобна, но относително неясна характеристика на пощата на Windows. Като името Чети повече

Компактен файл с данни на Outlook

Как да уплътним файла с данни на Outlook & Защо имате нужда от това

MS Outlook е отличен помощник, когато става въпрос за работа с комуникация, правене на бележки, и Чети повече

Колко полезна е тази статия?

Кликнете на звезда, за да го оцените!

Средна оценка 1 / 5. брой Гласувайте: 1

Няма гласували досега! Бъдете първите, който ще оцени този пост.

Както сте намерили този пост полезна ...

Следете ни в социалните медии!

Съжаляваме, че този пост не е била полезна за вас!

Нека да се подобри този пост!

Кажете ни как можем да подобрим този пост?

 
Коментари

Без коментари все още.

 

Настройки за автоматично архивиране на Microsoft Outlook

време за четене: 4 мен