Het maken van e-mail migratie een gemakkelijke rit ™ - keer op keer!

E-mails exporteren van Outlook naar Excel

E-mails exporteren van Outlook naar Excel

Als het gaat om e-mailclients, Outlook is de voorkeursomgeving van veel bedrijven en gebruikers. Het is veilig, veelzijdig, en krachtig. Men kan een grote hoeveelheid e-correspondentie opslaan en beheren en toegang krijgen tot meerdere accounts op één server. Echter, er zijn ook een paar nadelen - bijvoorbeeld, sommige gebruikers voelen zich gefrustreerd wanneer ze e-mails proberen te exporteren vanuit MS Outlook.

Hoewel er verschillende handmatige methoden bestaan, geen van hen is perfect. Wanneer er weinig informatie is, je zou afzonderlijke e-mails kunnen kopiëren en plakken in Word of een andere tekstverwerker. De originele opmaak blijft mogelijk niet behouden.

Notitieboek met Excel

In dit artikel, we bespreken een paar betrouwbare manieren om uw e-mails om te zetten in spreadsheets voor Microsoft Excel. Helaas, er is geen magische knop waarmee u e-mails automatisch van Outlook naar Excel kunt exporteren. Het kan ingewikkeld zijn, tenzij je een paar trucjes kent - ontdek ze hieronder.

Redenen om Outlook-e-mails te exporteren

Gebruikers kunnen hun e-mail om verschillende redenen willen verplaatsen. De meest voorkomende redenen voor het exporteren van Outlook-e-mails naar Microsoft Excel zijn de volgende::

  • de noodzaak om over te stappen naar een nieuwe server
  • de noodzaak om een ​​distributielijst te maken voor andere toepassingen
  • de noodzaak om schakelen tussen platforms
  • de noodzaak om informatie te delen met een andere gebruiker
  • de noodzaak van een back-up.

Wanneer je van systeem naar systeem gaat, gegevens raken vaak beschadigd of gaan verloren. De taak van het overzetten naar Excel is geen fluitje van een cent - als je een dubieuze methode probeert, je loopt het risico de informatie voorgoed te verliezen. In plaats van onnodige risico's te nemen, profiteer van de geheimen die we hieronder delen. We laten u zien hoe u de gegevens kopieert en plakt of in plaats daarvan exporteert naar een CSV-bestand.

Voordelen van importeren naar spreadsheets

Exporteren naar Microsoft Excel is een van de meest betrouwbare manieren van overdracht. Met het spreadsheetformaat kunt u de gesprekken in een database ordenen. Hiermee kunt u oude contacten en uitwisselingen vinden op basis van verschillende parameters, zoals de datum van context.

Een spreadsheet als back-upoptie is ook het overwegen waard. Alle waardevolle informatie uit Outlook moet worden gekopieerd voor terugroepactie. Vroeger of later, het kan zijn dat u bepaalde gesprekken moet vinden voor persoonlijke of juridische doeleinden. In geval van serverstoring, als de gegevens verdwijnen (wat een nachtmerriescenario is!) je hebt het XLS-bestand om op terug te vallen.

Hoe Outlook-e-mails naar Excel te exporteren

Wilt u een distributielijst of forensisch rapport maken?? Dit is de beste manier om dit te doen:

downloadenVoor Windows 32/64-bitRegistreerOntgrendelen van de volledige versie

  1. Klik op de bovenstaande knop om de Outlook Data Export Kit-software te downloaden.
  2. Installeer en voer het uit.
  3. Klik “Rapporten” en kies “Lijst met contacten” of “Lijst van de ontvanger e-mailadressen” als u een distributielijst wilt genereren,
    of
    Kiezen “E-maileigenschappen…” als u een lijst met Outlook-e-mails wilt maken binnen hun eigenschappen.
  4. Kies de rapportopties en voer het uit.
  5. Resultatenbestand openen in Microsoft Excel of een andere spreadsheeteditor.

Dekit-rapporten

Met Data Extraction Kit for Outlook kan ook een lijst met Outlook-accounts en wachtwoorden worden gemaakt. Bekijk dit eens. Daarnaast wil je misschien weten hoe je E-mailadressen importeren van Excel naar Microsoft Outlook.

E-mailgegevens exporteren naar Microsoft Excel met Outlook

Dit is geen rocket science, maar hier is een waarschuwing: verwacht geen styling te behouden. De gegevens worden overgedragen als platte tekst met contacten, en alle links zijn standaard. Er zijn hier geen uitzonderingen of oplossingen, noch op Windows, noch op Mac. Als u echt het uiterlijk van de originele e-mails wilt behouden, sla ze in plaats daarvan op als HTML. Anders, volg deze procedure:

  1. Open de Microsoft Outlook-app.
  2. Ga naar het menu Bestand.
  3. Kies de functie voor openen en exporteren.
  4. Selecteer "Importeren/Exporteren" om "Exporteren naar een bestand" te vinden. Outlook exporteren naar een bestand
  5. Geef aan dat u een bestand voor Excel moet maken (CSV), geen PST-bestand.
  6. Kies uit de beschikbare mappen waar het bestand kan worden opgeslagen.
  7. Zet een vinkje naast de exportoptie “E-mailberichten”.
  8. Wijzig indien nodig de Map Custom-velden.
  9. Sluit af door op 'Voltooien' te klikken.
  10. Sluit de Outlook-client.
Tip: In stap 8, u kunt uw instellingen in de vensters verfijnen voor veldtoewijzing. Dit zorgt ervoor dat elk element van uw e-mails in een juiste cel in Microsoft Excel terechtkomt (bijvoorbeeld, e-mailadressen van de afzenders worden vermeld in de "Van": (adres)"Veld. U kunt naar eigen inzicht velden toevoegen of verwijderen. Klik op OK om uw selectie te bevestigen en het Outlook-extractieproces te starten.

Toewijzing van aangepaste velden

Nadat u op 'Voltooien' heeft geklikt, al je berichten komen terecht in het nieuw gemaakte bestand - controleer de map om er zeker van te zijn. Merk op dat beide Microsoft Excel-formaten geschikt zijn.

Hoe een CSV-bestand te openen

In het geval van de CSV (Komma's gescheiden waarden) formaat, je kunt daarna net zo gemakkelijk migreren naar een spreadsheet. Klik met de rechtermuisknop op het geëxporteerde CSV-bestand, en kies 'Openen met...' — Excel in het contextmenu. Het bestand wordt geopend in het programma, zodat u het kunt opslaan als een XLS-bestandsindeling.

CSV-bestand

De directe manier om gegevens uit Microsoft Outlook-e-mails te extraheren

U kunt al uw e-mails vanuit Outlook verplaatsen 2016 of een andere versie op Windows of Mac in bulk. Het is niet nodig om de gegevens eerst naar een op zichzelf staand bestand te exporteren. Hier leest u hoe u de klus snel kunt klaren via kopiëren en plakken:

  1. Open Outlook en ga naar de Mail-weergave.
  2. Open de map waarvan de inhoud moet worden overgedragen.
  3. Kopieer alle e-mails met of zonder tekst (zie onderstaande tip).
  4. MS Excel openen.
  5. Een nieuw spreadsheetbestand maken.
  6. Voeg de gekopieerde e-mails in — selecteer cel A1 en plak met de standaard 'Ctrl' + V’/’Commando + V'-opdracht om Outlook-e-mails te exporteren.
  7. Bewaar het bestand. op uw Windows- of Mac-apparaat.

E-mails kopiëren voor Microsoft Excel (Stap 3)

Er zijn twee manieren om e-mails in elke versie te importeren, inclusief Outlook 2013 — met of zonder hun tekst. Om de inhoud te behouden, volg alle onderstaande stappen. Exporteren zonder hen, begin bij stap 6.

Doe het volgende:

  1. Deactiveer de leesvenstermodus van Outlook via het menu 'Bekijken'.
    Outlook Het leespaneel uitschakelen
  2. Terwijl nog steeds in beeld, klik op de optie Kolommen toevoegen.
  3. Het nieuwe vak met de naam Kolommen weergeven stelt u in staat kolommen te selecteren uit 'Alle e-mailvelden'. Kies deze optie.
  4. In de lijst 'Beschikbare kolommen', markeer ‘Bericht’.
  5. Sluit af door op 'Toevoegen' en 'OK' te klikken.
  6. Markeer de volledige mailboxinhoud in uw geopende map.
  7. Kopieer de Outlook-gegevens met de 'Ctrl + C'-commando.
Tip: Er zijn andere manieren om de e-mail te kopiëren zonder een bestand te maken. Bijvoorbeeld, u kunt elke e-mail kiezen en op 'Ctrl' klikken + A' om de rest te markeren, of selecteer het eerste bericht en klik op Ctrl + Verschuiving + Eindig voor hetzelfde doel.

E-mails exporteren van Outlook naar Excel met datum en tijd

als u de datum- en tijddetails wilt behouden, gebruik de kopie & plak methode:. Met het Outlook-systeem kunt u e-mails van een specifiek gegevensbereik bekijken. De methode is vergelijkbaar met gewoon direct kopiëren. Hier is wat je moet doen:

  1. Gaan aan de zoekbalk Outlook 2010 of een andere versie.
  2. Vul de twee data in het bereik definiëren.
  3. Klik 'Binnenkomen'.
  4. Markeer de e-mails met het datumbereik (gebruik de tip voor Step 3 boven).
  5. Kopieer de selectie (Ctrl + C).
  6. openen MS Excel.
  7. Voeg de gekopieerde gegevens in in een lege spreadsheet (Ctrl + In).

Gefeliciteerd! Nu zijn de berichten met de opgegeven tijdparameters in uw spreadsheet beland. U hoeft niet naar mappen op ons apparaat te zoeken - kopieer en plak gewoon rechtstreeks! Deze basismethode wordt gebruikt voor specifieke soorten analytisch werk. Merk op dat het geen geëxporteerd CSV-bestand genereert — in plaats daarvan, u slaat de spreadsheets op nadat u de gegevens hebt geplakt. Nu weet u hoe u Outlook-e-mails met datum en tijd naar Excel kunt exporteren.

Laatste woorden

Dit zijn de meest voorkomende manieren om e-mailgegevens over te zetten vanuit Outlook 2019 en eerdere edities naar Excel. Als een of beide systemen op Macintosh staan, de volgorde is vergelijkbaar. Als u het CSV-bestand fysiek naar een andere computer moet overbrengen, gebruik een externe geheugenopslag of sla deze op in een cloud. Je kunt het ook e-mailen naar je adres voor Mac.

Als je een back-up nodig hebt, u kunt Outlook-e-mails ook exporteren naar een zelfstandig PST-bestand. Bewaar het op een veilige locatie. Het zal niet alleen de berichten bevatten, maar ook je contacten, taken, en opdrachten. U kunt ook e-mails van andere e-mailclients rechtstreeks naar Outlook overbrengen met een speciale converter die PST genereert. De gegevens kunnen in een apart bestand worden gedownload of rechtstreeks in uw actieve profiel in Outlook worden ingevoerd.

Hoe nuttig was dit bericht?

Klik op een ster om het te beoordelen!

Gemiddelde score 0 / 5. count vote: 0

Geen stemmen tot nu toe! Wees de eerste om dit bericht te kunnen waarderen.

Als u vond deze post nuttig ...

Volg ons op social media!

Het spijt ons dat dit bericht is niet nuttig voor u!

Laten we dit bericht te verbeteren!

Vertel ons hoe we dit bericht kunnen verbeteren?

 
Opmerkingen

Nog geen reacties.

Laat een antwoord achter

 

E-mails exporteren van Outlook naar Excel

tijd om te lezen: 6 me