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Topo 9 Dicas e Truques para Outlook Email Management

Topo 9 Dicas e Truques para Outlook Email Management

Índice

Outlook é a ferramenta de e-mail mais poderosa que é muito melhor do que a versão web do Gmail. Se você já sabe tudo sobre como usar o Outlook, aqui estão algumas das possibilidades unobvious deste excelente serviço que pode ser útil para você. Se você ainda não usar este serviço, você realmente precisa criar Microsoft email endereço.

  1. Pré-visualização de letras

Na lista de mensagens, há uma visualização disponível de cada letra. Você vê o endereço do remetente, assunto e a primeira linha do texto principal. O último parâmetro pode ser personalizado. Para fazer isso, abrir o “Vista” aba, encontre o “visualização da mensagem” suspensa e seleccionar o número necessário de linhas. Você pode, se você desejar, desativar a visualização em tudo para economizar espaço. O serviço também irá perguntar se você deseja aplicar a configuração apenas para esta pasta ou para todas as caixas de correio. Isso significa que não há necessidade de adicional gerenciadores de listas de e-mail.

pré-visualização de mensagens do Outlook

  1. A caixa de correio principal

Se você tiver várias contas, você pode estar interessado em gestão de email Outlook. Você pode selecionar um como o principal para que a pasta correspondente é aberta quando você iniciar o serviço. Para fazer isso, clique “Arquivo” → “Opções” e, na janela que aparece, selecione os “Avançado” guia no painel esquerdo.

Opções Outlook Iniciar Avançado e saída

Na seção “Inicie o Outlook e sair“, Clique no “Procurar…” botão. Na “Escolha uma pasta” caixa de diálogo, encontrar a conta desejada e selecione “Caixa de entrada” ou em outra pasta necessária. Agora ele vai abrir quando você começar a trabalhar com o Outlook.

  1. As pastas de pesquisa

Se você costuma procurar letras, digitando as mesmas palavras e expressões no painel de pesquisa, você pode simplificar a sua tarefa, aprender a organizar e-mail no Outlook. Mas o serviço também suporta pastas de pesquisa ou pastas inteligentes. Configurá-los e você pode esquecer sobre a classificação manualmente correspondência.

Outlook pasta de pesquisa

  • Clique no “Dobrador” guia → “Nova Pasta de Pesquisa”;
  • Na janela que aparece, você pode selecionar a pasta de pesquisa a partir dos modelos fornecidos pelo Outlook, ou criar seu próprio.
  • Por exemplo, o “Email não lido” pasta de pesquisa vai mostrar todas as mensagens que você não abriu, não importa onde eles são ou o que responde a que pertencem.
  • As letras não vai passar em qualquer lugar: nas pastas de pesquisa liga somente a eles são exibidos.

Se você não estiver satisfeito com o Perspectiva 365 modelos, selecionar “Criar uma pasta Custom Search” na parte inferior da lista. Clique “Está bem”. Em seguida, digite um nome para a pasta, clique “Critério…” e especificar as condições para a seleção de mensagens nele. De tal forma, é simples de criar a pasta no Outlook.

  1. Limpeza das pastas

Esse recurso remove mensagens redundantes na pasta selecionada. Você pode encontrá-lo na Lista de Tarefas Outlook. Excesso refere-se a cópias cotados de suas cartas. Para verificar a função em ação, clique com o botão direito sobre a pasta na qual repetições e cópias de mensagens são acumuladas, e selecione “Pasta Up limpa”.

Pastas de limpeza do Outlook

Você pode especificar quais mensagens são consideradas redundantes. Para fazer isso, selecionar “Arquivo” → “Opções” → “Correio” → “Conversa Clean Up”. Aqui você pode configurar a limpeza para que ele não afeta mensagens importantes ou selecionados, bem como selecionar qual pasta para mover cartas desnecessárias para. Por padrão, eles são enviados para o “Itens Excluídos” pasta da conta a que pertencem.


  1. Entrega Atrasada

Este recurso permite que você escreva uma carta agora e enviá-lo mais tarde. Basta especificar o tempo de envio e esquecer a letra – ele vai chegar ao endereço sem a sua participação. Gmail tem orgulho desse recurso com a sua nova interface, mas é já longa no Outlook.

Outlook Atraso de entrega - Horário Email Envio

Criar e-mail rápido, especificar o destinatário e assunto como de costume. Em seguida, clique no “Opções” botão e selecione “Atraso na entrega”. Na janela que se abre, Verifica a “Não entregar antes” caixa e especificar a data ea hora. Você pode definir outros parâmetros. Por exemplo, marcar uma mensagem como importante ou enviar uma cópia do mesmo para outro endereço.

  1. Etapas rápidas

Nas mãos hábeis, esta é uma ferramenta incrivelmente poderosa que vai ajudar a lidar com grandes volumes de correspondência. O recurso ações rápidas permite automatizar qualquer seqüência de ações e executá-los com um clique.

Na guia Início, encontre o “Etapas rápidas” grupo. Aqui estão alguns modelos, mas você pode fazer o seu próprio. Para fazer isso, Clique em “Crie um novo” no “Etapas rápidas” seção e digite um nome. Em seguida, clicando no “Passos” botão, selecionar as operações que pretende realizar, passo a passo. A ação rápida podem ser salvos na barra de ferramentas ou atribuir uma combinação de teclas de atalho para ele.

Outlook etapas rápidas

Por exemplo, você pode criar uma ação rápida para mover mensagens selecionadas para uma determinada pasta e marcá-los como lido. Ou responder a seus interlocutores em massa através da criação de lembretes em um calendário sobre o encontro com eles. Você também pode usá-lo para criar uma novo e-mail Outlook. Ligue a fantasia.

  1. Regras e Alertas

Este recurso permite que você execute automaticamente certas ações com novas mensagens. Clique “Regras” no “Casa” guia e selecione “Gerenciar regras e alertas.” Aqui você pode criar, modificar e lançá-los manualmente.

Outlook criar regras

Clique “Criar uma regra”, e, em seguida, definir as suas preferências na janela que aparece. Você pode fazer o pedido para dar um certo sinal de som, exibir um alerta, e transferir cartas para a pasta correta que correspondam a certos critérios.

Aplicar regras e Allerts Outlook

  1. Nomes de conta

Por padrão, seu endereço de e-mail é usado como o nome da conta na Microsoft Outlook 2018, mas você também pode alterar o nome da conta. Ao mesmo tempo no servidor do seu provedor de e-mail, ele permanecerá o mesmo, assim você pode chamar suas caixas de correio pelo seu conteúdo: “Trabalhos”, “Casa” e assim por diante.

Configurações da conta Outlook

Para alterar o nome da conta, siga os seguintes passos:

  • clique com o botão direito sobre a conta (painel esquerdo);
  • selecionar “Propriedades da conta”;
  • Ou ir para “Arquivo” → “detalhes”;
  • abrir o “Configurações de Conta”;
  • selecione a conta que nome você deseja alterar;
  • clique “mudança”;
  • introduzir um novo nome;
  • clique “Próxima” e “Terminar”.
  1. linha de comando

geeky truques do Outlook que irá ajudá-lo a usar o Outlook de forma mais eficaz irá atender aqueles que estão acostumados a trabalhar com o teclado, e não com o mouse. imprensa Win + R para abrir um prompt de comando e digite os comandos:

  • outlook.exe / Nopreview – Outlook aberto sem janela de visualização de e-mail. parâmetro principal e muito útil que irá ajudá-lo a executar o Outlook após erro produzido pelo recebimento do e-mail danificado ou malicioso impedindo o lançamento normais Outlook;
  • outlook.exe / select folder_name – Abra o Outlook com uma pasta de e-mail específico ao invés do que você atribuiu o principal. Se em vez de folder_name entrar outlook: calendário, um calendário será aberta;
  • outlook.exe / restore – Outlook aberto, restaurar todas as janelas se o programa foi encerrado como resultado de um erro do sistema;
  • outlook.exe / localizador – abrir uma ferramenta de pesquisa poderosa Outlook.

Não é a lista completa dos parâmetros de linha de comando do Outlook. Você pode ler mais sobre opções de linha de comando do Outlook nos artigos da base de conhecimento da Microsoft.

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