Att göra e-migration en enkel resa - gång på gång!

Topp 9 Tips och tricks för Outlook Email Management

Topp 9 Tips och tricks för Outlook Email Management

Innehållsförteckning

Outlook är den mest kraftfulla e-verktyg som är mycket bättre än webbversionen av Gmail. Om du redan vet allt om hur man använder Outlook, Här är några av de rask möjligheterna med denna enastående service som kan vara användbar för dig. Om du fortfarande inte använda den här tjänsten, du verkligen behöver skapa Microsoft e-post adress.

  1. Förhandsvisning av bokstäver

I listan över meddelanden, det finns en tillgänglig förhandsgranskning av varje bokstav. Du ser avsändarens adress, ämne och den första raden i huvudtexten. Den sista parametern kan anpassas. Att göra detta, Öppna den “Visa” flik, hitta “Förhandsgranskning av meddelande” rullgardins och välj önskat antal rader. Du kan, om du vill, inaktivera visning alls för att spara utrymme. Tjänsten kommer också att fråga om du vill använda inställningen endast till denna mapp eller alla brevlådor. Det betyder att det inte finns något behov av ytterligare e-postlista chefer.

Outlook-meddelande förhandsvisning

  1. Huvud brevlåda

Om du har flera konton, du kan vara intresserad av Outlook e-posthantering. Du kan välja en som den primära så att motsvarande mapp öppnas när du startar tjänsten. Att göra detta, klick “Fil” → “Alternativ” och i fönstret som visas, Välj “Avancerad” fliken i vänstra rutan.

Outlook Alternativ Advanced Start och avsluta

I avsnittet “Outlook start och avsluta“, Klicka på “Bläddra…” knappen. I den “Välj en mapp” dialog ruta, hitta önskat konto och välj “Inkorg” eller en annan nödvändig mapp. Nu öppnas när du börjar arbeta med Outlook.

  1. sökmappar

Om du ofta söker efter bokstäver genom att skriva samma ord och uttryck i sökandet panelen, du kan förenkla din uppgift genom lära sig att organisera e-post i Outlook. Men tjänsten stöder också sökmappar eller smarta mappar. Ställ upp dem och du kan glömma att manuellt sortera korrespondens.

Outlook sökmapp

  • Klicka på “Mappen” fliken → “Ny sökmapp”;
  • I fönstret som visas, Du kan välja sökmappen från mallar som tillhandahålls av Outlook, eller skapa en egen.
  • Till exempel, den “olästa meddelanden” sökmappen kommer att visa alla meddelanden som du inte öppna, oavsett var de är eller vad står de tillhör.
  • Brev kommer inte att flytta någonstans: i sökmotor mapparna endast länkar till dem visas.

Om du inte är nöjd med Outlook 365 mallar, Välj “Skapa en anpassad sökmapp” längst ner i listan. Klicka på “Okej”. Ange sedan ett namn på mappen, klick “Kriterier…” och precisera villkoren för val av meddelanden i det. På sådant sätt, Det är enkelt att skapa mapp i Outlook.

  1. Rengöring av mappar

Denna funktion tar bort redundanta meddelanden i den valda mappen. Du hittar den i Outlook Task List. Överskott avser noterade kopior av dina brev. För att kontrollera funktionen i aktion, högerklicka på den mapp där upprepningar och kopior av meddelanden ackumuleras, och välj “Clean Up Folder”.

Outlook Cleanup mappar

Du kan ange vilka meddelanden anses överflödiga. Att göra detta, Välj “Fil” → “Alternativ” → “E-post” → “Conversation Clean Up”. Här kan du ställa in rengöring så att det inte påverkar viktiga eller valda meddelanden, samt välja vilken mapp för att flytta onödiga brev till. Som standard, de skickas till “Borttagna objekt” mapp på kontot som de tillhör.


  1. försenad leverans

Denna funktion gör att du kan skriva ett brev nu och skicka det senare. Bara ange tiden för att skicka och glömma brevet – det kommer att nå adressen utan din medverkan. Gmail är stolt över den här funktionen med sin nya gränssnitt, men det är redan långt i Outlook.

Outlook Delay Leverans - Schema skicka e-post

Skapa snabb e-post, specificera adressaten och föremål som vanligt. Klicka sedan på “Alternativ” knappen och välj “Delay Leverans”. I fönstret som öppnas, kolla “Inte leverera innan” och ange datum och tid. Du kan ställa in andra parametrar. Till exempel, markera ett meddelande som viktigt eller skicka en kopia av det till en annan adress.

  1. snabba steg

I skickliga händer, Detta är ett otroligt kraftfullt verktyg som kommer att bidra till att hantera stora volymer av korrespondens. Snabb Åtgärder funktionen kan du automatisera någon sekvens av åtgärder och verkställa dem med ett klick.

På fliken Start, hitta “snabba steg” grupp. Här är några mallar, men du kan göra din egen. Att göra detta, Klicka på “Skapa ny” i “snabba steg” sektionen och ange ett namn. Sedan, klicka på “Steg” knappen, välja den verksamhet som du vill utföra, steg för steg. Snabba åtgärder kan sparas i verktygsfältet eller tilldela en kombination av snabbtangenter för att det.

Outlook Quick Steps

Till exempel, du kan skapa en snabb åtgärd för att flytta valda meddelanden till en viss mapp och markera dem som lästa. Eller svara på dina samtals en masse genom att skapa påminnelser i en kalender om att möta dem. Du kan också använda den för att skapa en ny Outlook e. Slå på fantasy.

  1. Regler och varningar

Denna funktion gör det möjligt att automatiskt utföra vissa åtgärder med ny e-post. Klicka på “regler” på “Hem” fliken och välj “Hantera regler och varningar.” Här kan du skapa, modifiera och manuellt starta dem.

Outlook Skapa regler

Klicka på “Skapa en regel”, och sedan ange inställningar i fönstret som visas. Du kan göra ansökan för att ge en viss ljudsignal, visa en varning, och överföra brev till rätt mapp som matchar vissa kriterier.

Applicera Outlook Regler och ALLERTS

  1. kontonamn

Som standard, din e-postadress används som kontonamn i Microsoft Outlook 2018, men du kan också ändra kontonamn. Samtidigt på servern för din e-postleverantör, det kommer att förbli densamma, så att du kan ringa dina brevlådor av deras innehåll: “Arbete”, “Hem” och så vidare.

Outlook Kontoinställningar

För att ändra kontonamnet följer nästa steg:

  • högerklicka på kontot (vänstra panelen);
  • Välj “konto Egenskaper”;
  • Eller gå till “Fil” → “detaljer”;
  • Öppna den “Kontoinställningar”;
  • Välj det konto som namn du vill ändra;
  • klick “Byta”;
  • ange ett nytt namn;
  • klick “Nästa” och “Avsluta”.
  1. Kommandoradsväxlar

Nördig Outlook tricks som kommer att hjälpa dig att använda Outlook mer effektivt kommer att passa dem som är vana att arbeta med tangentbordet, och inte med musen. Press Win + R för att öppna en kommandotolk och skriv kommandon:

  • outlook.exe / nopreview – öppna Outlook utan e-post förhandsgranskningsfönstret. Huvud och mycket användbar parameter som hjälper dig att köra Outlook efter fel som produceras av mottagandet av den skadade eller skadliga e förhindrar normal Outlook lanseringen;
  • outlook.exe / select mapp – öppen Outlook med en viss e-postmapp i stället för den du har tilldelat den viktigaste. Om i stället för mappnamn anger utsikterna: kalender, en kalender öppnas;
  • outlook.exe / restore – öppen Outlook, återställa alla fönster om programmet avslutades på grund av ett systemfel;
  • outlook.exe / finder – öppna ett kraftfullt Outlook sökverktyg.

Det är inte en komplett lista över Outlook kommandoradsparametrar. Du kan läsa mer om Outlook kommandoradsväxlar i Microsoft Knowledge Base.

Fler Knowledge Base


Outlook Add-ins

10 bästa gratis tillägg för Microsoft Outlook

MS Outlook har blivit standard för att organisera företagets post idag, medan det är ganska Läs mer

Kalender

Outlook-kalendern Tips och tricks

Personer som använder Microsoft Outlook-kalendern är oftast medvetna om hur nyttigt det är för att hantera Läs mer

Global Outlook Adressbok

Uppdatering den globala adresslistan i Outlook på Windows

En global adresslista är ett värdefullt verktyg för alla företag, klubb, eller community där Läs mer

Egenskaper

Nya funktioner i Outlook 2019 för Windows

Här är en översikt av de mest imponerande nya funktioner som dök upp i Microsoft Outlook Läs mer

Outlook mappar management

Hur man använder Outlook-mappar för att hålla ordning Inkorgen

I den moderna näringslivet, e-post fungerar delvis funktionen av en telefon; det är Läs mer

Hur användbar var den här artikeln?

Klicka på en stjärna för att betygsätta det!

Medelbetyg / 5. röst starkare:

När du hittat det här inlägget användbar ...

Följ oss på sociala medier!

Vi beklagar att detta inlägg inte var användbart för dig!

Låt oss att förbättra det här inlägget!

 
kommentarer

inga kommentarer än.

 

Topp 9 Tips och tricks för Outlook Email Management

dags att läsa: 5 mig