Outlook е мощен и широко използван имейл клиент, който помага на милиони да управляват ежедневните си комуникационни нужди. Въпреки това, докато пощенската ви кутия расте, може да срещнете съобщение за грешка, което може да попречи на продуктивността ви: „Файлът с данни на Outlook достигна максималния размер.“
Този проблем може да бъде разочароващ и да ви накара да пропуснете важни имейли, срещи, и крайни срокове. За щастие, има решения на този проблем, и в това ръководство, ще ви преведем през стъпките, които можете да предприемете, за да разрешите тази грешка и да поддържате вашия Outlook да работи гладко.
Независимо дали сте зает професионалист, студент, или просто среден потребител, нашето изчерпателно ръководство ще ви помогне да преодолеете този проблем и уверено да се върнете към използването на Outlook.
Какъв е максималният достигнат размер на файла в Outlook?
Така, има ограничение за размера на PST файла, който можете да имате в Outlook. Какъв е лимитът, когато Outlook достигне максимален размер, ти питаш? добре, зависи от версията на Outlook, която имате. За Outlook 2003 и 2007, границата е 20 GB.
За Outlook 2010 и по-късно, границата е 50 GB. Ако сте достигнали това Ограничение на размера на PST файла, ще получите съобщения за грешка, и вашият Outlook ще започне да действа.
Основните причини за грешката Максимален размер в MS Outlook са:
-
- Голям размер на пощенската кутия: Когато размерът на пощенската кутия надвишава максимално допустимия лимит, може да причини тази грешка.
- Натрупване на твърде много имейли и прикачени файлове: Когато в пощенската кутия се съхраняват твърде много имейли и прикачени файлове, това може да накара пощенската кутия да достигне максималния си размер.
- Препълнена папка с изтрити съобщения. Изтритите съобщения се преместват в “Изтрити” папка, която трябва периодично да се изпразва.
- Остаряла версия на Outlook: Ако потребителят използва остаряла версия на Outlook, може да не успее да се справи с големи размери пощенски кутии, което води до тази грешка.
- Повреден PST файл: Ако PST файлът (личен маса съхранение) който съдържа данните от пощенската кутия е повреден, може да причини тази грешка.
Решения за коригиране на „Файлът с данни на Outlook е достигнал максималния размер“
Сега, когато знаете за ограничението на размера на файла, време е да навлезете в решенията, предназначени да ви помогнат да се справите с проблемите, които се случват, ако ost достигне максималния размер. Тези решения се основават на това, което знаем за програмата и на това, което се казва в ръководството на Microsoft.
1. Архивирайте вашите данни
Ако Outlook PST е достигнал максималния си размер, вероятно защото имате много стари имейли и прикачени файлове, които вече не ви трябват. Ако потребителят не архивира имейли и прикачени файлове правилно, това може да доведе до голям размер на пощенската кутия и да причини тази грешка. Така, първото решение е да архивирате тези неща. Ето как можете да го направите.
Как да архивирате файлове с данни в Outlook 2013 / 2016 / 2019
Като се има предвид, че има разлики в процедурата за архивиране на по-новите версии на Outlook, тук е процесът стъпка по стъпка на архивиране на данни в Outlook 2013/2016/2019. Първо, създайте нов файл с данни на Outlook за по-нататъшно архивиране:
-
- Изберете меню Файл и изберете Информация.
- Изберете Настройки На Профила и изберете Настройки На Профила от менюто. Ще се отвори прозорецът с настройки на акаунта.
- Щракнете върху Файл с данни раздел.
- Щракнете върху Добавяне.
- Изберете Файл с данни на Outlook и изберете ОК.
- Въведете името на архива под Име на файл и изберете мястото, където искате да запишете файла.
- Изберете ОК и затворете прозореца.
Активирайте автоматичното архивиране
Използвайте функцията за автоматично архивиране в Outlook, за да преместите автоматично по-стари имейли и прикачени файлове в архивни папки. За да активирате автоматичното архивиране на имейли в Outlook:
-
- Отидете на Файл раздел
- Изберете Опции, тогава Напреднал
- Кликнете върху Настройки за автоматично архивиране.
- Използвайте предварително създаден файл с архивни данни, за да съхранявате по-стари имейли и прикачени файлове, намаляване на размера на основната пощенска кутия.
Архивирайте файлове с данни в Outlook 2010
Ето ръководството със стъпките, които Microsoft препоръчва да следвате, когато Outlook достигне максималния размер:
-
- Кликнете на Файл меню на Outlook 2010 и изберете опцията Почистване на инструменти.
- В Почистване на инструменти, ще видите извикана опция Архив.
- Кликнете върху Архив и изберете папката, която искате да архивирате.
- Въведете дата под Архивиране на елементи, по-стари от.
- Можете да създадете множество .pst файлове, за да архивирате някои папки, като използвате различни настройки.
2. Компактен файл с данни на Outlook за коригиране на проблем „Файлът с данни на Outlook е достигнал максималния размер“
Компактирането на файл с данни на Outlook означава компресиране на файла чрез премахване на всяко празно или неизползвано пространство, намаляване на общия размер на файла. 1. компактен файл с данни на Outlook освобождава място и може да разреши проблеми, когато файлът с данни на Outlook достигне максималния размер.
Преди да стартирате уплътняването изтрийте имейли, които вече не са необходими или ги преместете в архивни папки, за да намалите размера на пощенската кутия. Редовно уплътнявайте пощенската кутия, за да премахнете всяко неизползвано пространство и да намалите размера на пощенската кутия. Това може да стане, като щракнете с десния бутон върху папката на пощенската кутия и изберете “Имоти” опция, след това избиране “Напреднал” и щракнете върху “Compact Сега”.
Ето как да уплътните вашия файл с данни:
- В Outlook, щракнете върху Файл > Настройки На Профила > Настройки На Профила;
- Отидете в раздела Файлове с данни и изберете PST файла, който искате да компактирате;
- Кликнете върху Настройки > Compact Сега;
- Изчакайте Outlook да свърши работата си.
3. Разделете PST файловете на Outlook на няколко по-малки файла
Ако компактен файл с данни на Outlook не облекчава нещата, когато Outlook ost достигне максималния размер, опитайте да разделите PST файла на по-малки файлове. Как правиш това? Ето стъпките:
- Изтеглете и инсталирайте инструмент на трета страна като PST сплитер;
- Стартирайте инструмента и изберете PST файла, който искате да разделите;
- Изберете размера на новите PST файлове;
- Кликнете върху Сплит и изчакайте инструментът да свърши работата си.
4. Коригирайте проблема чрез съветника за импортиране/експортиране
Съветникът за импортиране/експортиране може да помогне с лимита „Файлът с данни на Outlook достигна максимален размер“, като ви позволява да експортирате някои от вашите данни в нов файл с данни на Outlook. С още по-малки изисквания за пространство, можете да създадете a компактен файл с данни на Outlook съхранявани на външен твърд диск.
Винаги можете да импортирате експортирания файл с данни обратно в Outlook, когато имате нужда от достъп до тези данни.
Ето как да получите достъп и да използвате съветника:
- В Outlook, щракнете върху Файл > Отворено & Износ > Импортиране/експортиране
- Изберете Експортиране във файл и щракнете върху Напред
- Изберете Файл с данни на Outlook (.PST) и щракнете върху Напред
- Изберете папката, която искате да експортирате, и щракнете върху Напред
- Изберете къде искате да запишете новия PST файл и щракнете върху Готово
За импортиране на файл, винаги можете да отидете на същата настройка и да щракнете върху „Импортиране“.’ вместо „Експортиране.’
5. Експортиране чрез комплект за извличане на данни за Outlook
1. Данни извличане комплект за Outlook е ценен инструмент за управление на големи количества данни в Outlook и гарантиране, че вашият файл с данни остава стабилен и функционален. Когато файлът с данни на Outlook достигне максималния размер, можете да местите големи имейл папки, прикачени файлове, и други данни към външно или облачно устройство за съхранение, освобождаване на място във вашия файл с данни на Outlook.
Това може да ви помогне да поддържате оптимална производителност и да предотврати повреда или загуба на данни, когато файлът ви с данни надвиши ограничението за размера си. След като извлечете данните си, можете или да изтриете оригиналния файл с данни, или да го компактирате, за да намалите допълнително размера му.
Ето как да използвате инструмента:
- Изтеглете комплекта за извличане на данни за Outlook и инсталирайте инструмента
- Стартирайте инструмента и изберете PST файла, който искате да експортирате
- Изберете данните и файловия формат, които искате да експортирате, и щракнете върху Напред
- Изберете къде искате да запишете новия файл и щракнете върху Експортиране.
Грешка „Файлът с данни на Outlook е достигнал максималния размер“ може да доведе до:
Когато файлът с данни на Outlook достигне максималния размер, могат да се разиграят няколко сценария. Някои включват следното:
1. Повреда на PST файл
Когато файл с данни на Outlook, известен също като PST файл, достига максималния си размер, то става уязвимо за корупция. PST файловете имат предварително зададено ограничение за размер, което се определя от версията на Outlook, която използвате. Например, по-старите версии на Outlook имаха ограничение за размера на файла PST от 2 GB, докато по-новите версии позволяват по-големи PST файлове.
Корупцията може да възникне по различни причини, като внезапни прекъсвания на захранването или неправилно спиране, докато Outlook все още работи, което може да доведе до заключен и недостъпен файл.
Допълнително, колкото повече данни се съхраняват в PST файл, толкова по-фрагментиран става. Това означава, че когато данните се добавят или премахват, не е задължително да се записва в съседни блокове памет, което води до проблеми с производителността и увеличава вероятността от корупция.
Използвайте вградения Инструмент за поправка на входяща кутия или Scanpst.exe, за да поправите PST файла. Този инструмент може да бъде намерен в инсталационната директория на Microsoft Office. Ако вграденият инструмент не може да поправи PST файла, използвай инструмент за ремонт на PST на трета страна за отстраняване на проблема. Можете също надстройте до най-новата версия на Outlook за увеличаване на лимита на пощенската кутия. Това може да стане, като отидете на “Файл” раздел и избиране “Офис акаунт” или “Помогне” опция.
2. Недостъпни имейли или папка на пощенската кутия на Outlook
Когато файл с данни на Outlook достигне максималния размер, става недостъпен, което означава, че потребителят няма достъп до папките на пощенската кутия, или имейлите, съхранени в тях.
Това се случва, защото Outlook използва PST (Персонална маса за съхранение) файл, за да съхранявате всички негови данни, включително имейли, Контакти, и други елементи. PST файлът има ограничение за максимален размер по подразбиране от 20 GB за Outlook 2007 и по-ранни версии и 50 GB за по-нови версии.
Когато PST файлът надвиши това ограничение, Outlook започва да се държи хаотично, и някои папки на пощенската кутия стават недостъпни.
Напредналите потребители могат да разрешат проблема чрез увеличаване на ограничението за размер на PST по подразбиране.
3. Намалява ефективността на Outlook и дори се срива
Когато файл с данни на Outlook достигне ограничението за максимален размер, Outlook може да работи бавно или да замръзне, което затруднява достъпа или управлението на имейл, Контакти, и календарна информация. Това е така, защото Outlook трябва да извърши повече действия, за да чете и записва данни във и от файла, което може да отнеме повече време и да изразходва повече системни ресурси.
Тъй като размерът на файла с данни нараства, времето, необходимо за извършване на прости задачи като търсене на конкретен имейл, отваряне на прикачен файл, или преместването на имейли в друга папка може да стане непоносимо дълго.
Често задавани въпроси
Как да поправя Outlook OST е достигнал максимален размер?
Едно решение е да архивирате или преместите стари имейли на друго място и да изтриете старите ненужни имейли. Друг вариант е да компактирате OST файла или да разделите PST файла на по-малки файлове. Опитните потребители могат да увеличат максималната лимитна стойност в системния регистър, за да позволят по-големи файлове с данни на Outlook.
Как мога да получа повече от 50gb размер на файла в Outlook?
Максималният размер на PST файла на Outlook е 50 GB, които не могат да бъдат увеличени. Въпреки това, едно заобиколно решение е да създадете множество PST файлове и съответно да разделите имейлите. Като алтернатива потребителят може да поиска ограничението за размер на пощенската кутия да бъде увеличено от имейл администратора.
Как да увелича максималния размер на Outlook PST файл?
Максималният размер на PST файла на Outlook е фиксиран и не може да бъде увеличен. Въпреки това, можете да създадете множество PST файлове и да разделите имейлите по съответния начин, за да избегнете достигането на ограничението за максимален размер на файла или да увеличите стойностите за ограничение на размера на PST чрез настройките на системния регистър.
